“V naši panogi sta pomembna predanost in zaupanje. Digitalni podpis v najvišjem kakovostnem razredu je zdaj postal običajna oblika za sprejemanje zavezujočih odločitev ali njihovo digitalno pridobivanje.”

Dr. Christian Zwick | Partner

Binder Grösswang je že 60 let ena vodilnih odvetniških pisarn v Avstriji s sedežem na Dunaju in v Innsbrucku. Več kot 100 odvetnikov in obseg transakcij v višini 50 milijard evrov govorijo sami zase. Ko je bila sprejeta odločitev o vključitvi platforme za digitalni podpis, se je po strogi fazi ocenjevanja kot favorit izkazala platforma sproof.

“V posebno čast nam je, da nam je uspelo prepričati podjetje Binder Grösswang kot uveljavljeno, predvsem pa inovativno odvetniško pisarno, da se je odločilo za sproof in pridobilo njihovo zaupanje,” pravi Dr. Fabian Knirsch, ustanovitelj in tehnični direktor podjetja.

Podjetje Binder Grösswang – zlasti ekipa okrog Dr. Christiana Zwicka – podpisuje digitalno, kadar je to zakonsko mogoče. “Načeloma podpisujemo vedno, ko je treba zamenjati pisalo. To so skoraj vsi dokumenti v Avstriji, saj v civilnem pravu velja načelo svobode oblike,” pravi Dr. Zwick.

Za te dokumente se med drugim uporablja digitalni podpis:

• Powers
• Kupoprodajne pogodbe
• Sporazumi o nerazkrivanju
• Odločitve

2 prepričljiva razloga, zakaj se odvetniki zanašajo na digitalni podpis

Pravni poklic je že od nekdaj stalen del vsake delujoče družbe. Temelj tega sta zaupanje in dobra komunikacija med odvetniki in strankami. Morda se sliši nekoliko dogmatično, vendar: Glede na napredujočo digitalizacijo pravna stroka zagotovo ni pionir. Verjetno zato, ker tradicionalnih tehnik in delovnih postopkov, ki so bili uveljavljeni in preverjeni že stoletja, ne želi zamenjati.

Vendar je tudi “pravna stroka” iz različnih razlogov prepoznala prednosti smiselne digitalizacije. Pa naj gre za digitalni akt namesto bujnih arhivov ali celo za eksperimentiranje z različnimi digitalnimi aplikacijami za “pretvorbo govora v besedilo”, ki bi lahko ponekod razbremenile tajništvo ali ga v prihodnosti celo nadomestile, za številne papirne postopke.

V porastu je zlasti priložnost digitalizacije, ki ima velik potencial tudi za pravno industrijo: digitalni podpis!

Izjave, resolucije in pogodbe – vse to so dokumenti, ki jih mora podpisati ena ali več oseb. Celo dokument, na katerega se morajo analogno podpisati tri osebe, pomeni skupaj približno 45 minut: To vključuje tiskanje v treh izvodih, pošiljanje dokumentov po pošti ali usklajevanje skupnega sestanka za podpis. Ta izguba sredstev je nepotrebna.

V zasebnem sektorju se je digitalni podpis že uveljavil v Avstriji v obliki “podpisa mobilnega telefona”. To brezplačno državno storitev že več let uporabljajo številni avstrijski državljani.

Vendar pa “samo” digitalni podpis v poslovnem okolju običajno ne zadostuje. Manjkajo tehnične možnosti, orodje ali platforma, ki bi omogočala opredelitev primerov uporabe in “potekov podpisa”, značilnih za posamezno panogo ali podjetje. Povezana skupna “nadzorna plošča” omogoča dober pregled nad pomembnimi dokumenti. To zahteva centralno upravljanje vseh uporabnikov ter upravljanje pravic in vlog. Tudi to ima številne prednosti.

V številnih podjetjih, ne glede na velikost ali panogo, je platforma za digitalni podpis sestavni del številnih standardnih delovnih postopkov. Pravno priznana tehnologija se že uporablja v pravnem sektorju, davčnem sistemu, finančnem sektorju, pa tudi v velikih mednarodno dejavnih vrhunskih podjetjih s strogimi smernicami IT in tudi v javnem sektorju.

Namesto črnila in papirja: kriptografsko šifriranje in digitalno dokazilo o identiteti

Digitalni podpis je nepogrešljiv gradnik digitalne preobrazbe. Kljub temu mnogi dvomijo, ali je digitalni podpis pravno veljaven in s tem skladen s predpisi. Vendar sta digitalni podpis in njegova zavezujoča narava v Evropski uniji natančno opredeljena in urejena. Leta 2006 je bila z Uredbo eIDAS (EU) 910/2014 (Storitve elektronske identifikacije in avtentikacije) za Evropo določena ureditev glede najvišje varnosti in skladnosti digitalnega podpisa. Uredba ureja pravno priznavanje storitev elektronskega dokazovanja identitete in avtentikacije ter tako krepi zaupanje v elektronsko komunikacijo med podjetji in državljani ter bistveno olajšuje čezmejne storitve in poslovne procese vseh vrst.

Obstajajo trije standardi digitalnega podpisa, ki so natančno opredeljeni glede pravne veljavnosti v uredbi eIDAS: enostavni, napredni in kvalificirani.

Podpisi so na videz skoraj enaki, vendar se status podpisa in njegova zavezujoča narava zelo razlikujeta. Samo “kvalificirani elektronski podpis”, znan tudi kot QES, je pravno primerljiv s podpisom (glej člen 4(1) avstrijskega zakona o podpisih in storitvah zaupanja (SVG)).

Zaradi najvišje ravni skladnosti in varnosti številna odvetniška podjetja upoštevajo le kvalificirani elektronski podpis. Gre za digitalni podpis, ki je enakovreden tradicionalnemu podpisu na papirju.

Toda kako je mogoče doseči visoko raven varnosti s tehničnega vidika? Kakšna je visoka dokazna vrednost kvalificiranega elektronskega podpisa?

4 Kvalificirani podpis: Nobena skrivnost

Čeprav si ustrezni strokovni mediji vedno prizadevajo, da bi kvalificirani elektronski podpis prikazali v čim bolj zapleteni in tehnični luči, smo si v podjetju sproof zadali nalogo, da na kratko razvozlamo domnevno “skrivnost”.

Tako kot pri številnih drugih elektronskih pravnih ali bančnih transakcijah morate biti sposobni 100-odstotno varno dokazati svojo identiteto. To se najprej opravi s kratkim (približno 10-minutnim postopkom video identifikacije), v katerem vaše osebne podatke in tudi biometrične podatke preveri državno priznana služba (Trust Service Provider).

Nato boste lahko z aplikacijo v mobilnem telefonu dodatno preverili vsak digitalni podpis, ki ga naredite. Mobilni telefon je tako poleg e-poštnega naslova, ki ga tako ali tako potrebujete za podpisovanje in pridobivanje podpisov, vaš drugi varnostni dejavnik.

Sami podpisani dokumenti so digitalno šifrirani s kriptografskimi metodami. Dokument lahko urejajo ali samo podpišejo samo lastniki dokumenta ali tisti, ki so bili povabljeni, da ga podpišejo. Vsak dokument je vedno opremljen z edinstvenim kriptografskim ključem, ki ga ne more videti nobena oseba in noben računalnik. Veljavnost in dokazna vrednost dokumenta sta prav tako neodvisni od uporabljene platforme za podpisovanje, saj je kriptografski ključ (ali “vrednost hash”) vtisnjen v samo datoteko pdf. Posledično tudi morebitno tiskanje in fizično arhiviranje dokumenta ni namen, saj sledljivost preneha, ko je dokument natisnjen.

Za preverjanje veljavnosti elektronskega podpisa in skladnosti, kot je opisano zgoraj, je treba podpisani (digitalni!) dokument preveriti z nacionalnimi službami za preverjanje podpisa, npr. prek avstrijskega organa za komunikacije:
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
platforme, kot je sproof, ponujajo integrirano storitev preverjanja kot sama platforma.

Na kratko: kvalificirani digitalni podpis je 100-odstotno varen pred ponarejanjem in pravno veljaven. Tudi lastnoročni podpis je 100-odstotno pravno veljaven, vendar nikoli 100-odstotno varen pred ponarejanjem.

5 Za začetek uporabe kvalificiranega digitalnega podpisa ni potrebno veliko.

Čeprav so digitalni podpisi tehnično zahtevni in z vidika proizvajalca zahtevajo posebno stopnjo odgovornosti, pa podpisi, ustvarjeni z njimi, zagotavljajo visoko stopnjo zavezanosti. Vendar mora biti širokemu krogu uporabnikov, od odvetnikov do tajnic in strank, omogočeno enostavno, hitro in intuitivno delo.

Tehnična zapletenost je popolnoma skrita s sistemom sproof, omogočen pa je preprost in nizkopražni dostop. Philipp Gernerth je pri podjetju sproof odgovoren za uporabniški vmesnik in uporabniško izkušnjo.

“Razvijamo sodoben, tehnično zelo izpopolnjen izdelek, ki zagotavlja najvišjo stopnjo varnosti in zavezanosti. Kljub temu mora biti enostaven in intuitiven za uporabo. V nasprotnem primeru bomo zgrešili cilj,” pojasnjuje Philipp Gernerth, ki je pri podjetju sproof med drugim odgovoren za UX (uporabniško izkušnjo) in UI (uporabnost).

Z vidika uporabnika kvalificirani elektronski podpis v bistvu pomeni naslednje:

• Podpisati je treba dokument, ki je dokument Word ali PDF. Dokument naložite v program za podpisovanje in ga podpišete. Programsko opremo za podpisovanje najdete na naslovu https://sign .sproof.com . S podpisovanjem lahko začnete kadar koli in brezplačno.
• Za kvalificirani elektronski podpis je potrebna enkratna identifikacija. To pomeni, da se morate identificirati v kratkem videoklicu (“postopek videoidentifikacije”) in pokazati svoj (veljavni) potni list ali osebno izkaznico. Ta identifikacija se zahteva samo enkrat in nato velja pet let ali (če se to zgodi prej) do izteka veljavnosti vašega osebnega dokumenta.
• Med identifikacijo v svoj mobilni telefon namestite aplikacijo ali pa – če aplikacije ne morete ali ne želite namestiti – kasneje prejmete enkratno kodo s sporočilom SMS.
• Če želite podpisati dokument, izberite mesto digitalnega podpisa in po želji naložite sliko lastnoročnega podpisa. Podpis zdaj avtorizirajte v mobilnem telefonu prek aplikacije ali vnesite enkratno kodo, ki ste jo prejeli prek sporočila SMS. Slika vašega podpisa pri tem nima pravnega pomena, omogoča pa splošno in znano predstavitev podpisa. Pravno zavezujoči podpis se uporabi v ozadju “nevidno” izključno digitalno.
  Dokument je zdaj pravno digitalno podpisan. S sproofom se izvede tudi pretvorba v format PDF/A, ki je običajen ali ga zahtevajo odvetniki. Vi, vaše stranke ali sodišče lahko kadar koli preverite skladnost dokumenta in elektronskega podpisa, tudi pri državni inšpekcijski službi RTR.

6 Občutljivi podatki v varnih rokah

Pri uporabi storitev digitalnega podpisa ima varstvo podatkov posebno vlogo. To je še posebej pomembno za tako imenovano “programsko opremo v oblaku” (tj. programsko opremo, ki je ni treba namestiti, temveč jo je mogoče uporabljati neposredno prek spletnega brskalnika in interneta). Prednost tega je, da je pripravljena za takojšnjo uporabo brez lastne strojne opreme ali projekta IT. Poleg tega lahko do programske opreme dostopate od koder koli, vključno z mobilnimi napravami. Prenos podatkov je vedno najsodobnejši in šifriran na najvišji ravni varnosti.

“Oblak deluje že od prvega dne. Vse je servisirano s strani podjetja sproof, v skladu z evropskim varstvom podatkov in je zato idealno prilagojeno tudi za nas, odvetnike.

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang

V zvezi z varstvom podatkov je treba po eni strani izpolniti zakonske zahteve v smislu uredbe GDPR, po drugi strani pa je treba z vidika varnosti IT zagotoviti najvišjo raven varnosti. Ponudnik programske opreme za podpisovanje sproof zagotavlja oboje, saj podatke hrani in obdeluje izključno v podatkovnih centrih v Evropski uniji in se izogiba kakršnim koli referencam na ZDA. Koncept izbrisa, ki je sestavni del rešitve, in pogodba o obdelavi podatkov, ki temelji na predlogi EU, prav tako zagotavljata najvišji standard varstva podatkov s pravnega vidika.

Rezultat

Prednosti digitalnega podpisa so očitne: je hiter, enostaven in predvsem 100-odstotno varen. Vse več odvetnikov se tega zaveda in pri svojem delu izkorišča prednosti digitalnega podpisa. To je jasen trend, ki se bo nadaljeval tudi v prihodnjih letih.