ÖH FH Upper Austria zastopa študente pri Univerzi za uporabne znanosti Zgornje Avstrije. Poleg zakonskega pooblastila za zastopanje študentov je ÖH FH OÖ javnopravna korporacija, za katero veljajo številni predpisi, zakoni in nadzorni organ v okviru zveznega ministrstva.
Univerza za uporabne znanosti Zgornje Avstrije (FH OÖ) ponuja praktično usmerjene študijske programe na štirih lokacijah: Hagenberg (računalništvo, komunikacije in mediji), Linz (medicinska tehnologija in družbene vede), Steyr (poslovanje in upravljanje) in Wels (tehnologija in naravoslovje). Od ustanovitve leta 1993 se je Univerza uporabnih znanosti Zgornje Avstrije razvila v vodilno izobraževalno ustanovo, v študijskem letu 2023/2024 pa bo vpisanih več kot 5.000 študentov.
Ime organizacije:
ÖH FH Zgornja Avstrija
Kratek opis projekta:
Digitalizacija študentske organizacije: Uvedba digitalnega podpisa za povečanje učinkovitosti upravnih postopkov
Zakaj sproof sign:
sproof sign ponuja pomembno prednost, saj lahko k podpisu prek e-pošte povabite zunanje osebe. Te osebe lahko nato enostavno podpisujejo dokumente po vsej EU z uporabo različnih načinov podpisovanja.
Kako je prišlo do odločitve o uvedbi digitalnega podpisa?
Študentski sindikat ima različne ravni zastopanja in upravljanja. To zahteva vsakodnevno izdajanje različnih dokumentov in odobritev plačil. Za te primere uporabe je potrebna uporaba kvalificiranega podpisa ali pa fizičnih podpisov in njihovih izvirnih dokumentov. To je resnično dolgotrajen postopek. Da bi lahko več časa vložili v našo dejansko nalogo, to je predstavniško delo, smo se odločili za digitalizacijo in posodobitev naših upravnih procesov in nalog. Zato smo sproof sign povezali tudi z našim notranjim orodjem za upravljanje proračuna, da bi lahko v prihodnosti dokumente digitalno podpisale tri potrebne osebe, ne da bi si jih morali izmenjevati po elektronski pošti in pošiljati naokoli.
Katera merila so bila za vas odločilna pri iskanju pravega ponudnika e-podpisa?
Pri iskanju ustreznega ponudnika e-podpisa je bilo za nas odločilnih več meril. Ključni vidik je bila povezava API, saj jo moramo vzpostaviti iz sistema tretje osebe. Poleg tega je bilo pomembno, da je bilo mogoče tudi zunanje osebe preprosto povabiti k podpisu po elektronski pošti. Drugo merilo je bila prijaznost do uporabnika in sodobnost programske opreme, ki se je morala odražati v intuitivnem uporabniškem vmesniku. Ponudnik, ki združuje vse te zahteve v cenovno ugodni programski opremi, je za nas velika prednost in menim, da je to zelo velik plus za sproof sign. Zaradi teh razlogov smo se tudi mi odločili za sodelovanje s podjetjem sproof.
Za katere primere uporabe se uporablja digitalni podpis?
Digitalni podpis uporabljamo za različne aplikacije. Po eni strani jih uporabljamo za odobritev plačil, kar omogoča hitro in varno odobritev finančnih transakcij. Po drugi strani jih uporabljamo za notranje dokumente, da bi optimizirali delovne procese in zmanjšali upravni napor. Poleg tega digitalni podpis uporabljamo za dokumente študentov Univerze uporabnih znanosti Zgornje Avstrije. Ti dokumenti potrjujejo, da študenti v avstrijski študentski zvezi (ÖH) opravljajo določeno funkcijo. Digitalni podpis nam omogoča, da te potrditve ustvarjamo in pošiljamo na enostaven in zakonsko skladen način. Širok spekter uporabe digitalnega podpisa nam omogoča učinkovitejše delo, hkrati pa zagotavlja varnost naših dokumentov.
Kako je delovala integracija oblaka?
Integracijo oblaka je izvedel partner in je potekala brez težav. Integracija API je delovala dobro in nam omogočila nemoteno povezavo naših obstoječih sistemov z novo rešitvijo za podpisovanje. Vendar je spreminjanje ustreznih procesov za zaposlene in njihovo uvajanje v te nove, sodobne načine dela proces, ki zahteva čas.
Katere standarde glede varnosti podatkov in skladnosti mora izpolnjevati programska rešitev v vaši organizaciji?
Tudi za nas, zgornjeavstrijsko študentsko zvezo, veljajo običajni predpisi in zakoni. Programska rešitev, ki jo uporabljamo za digitalne podpise, mora zato izpolnjevati več standardov glede varnosti podatkov in skladnosti. Po eni strani je bistveno, da je rešitev za podpisovanje skladna z uredbo EU eIDAS, saj ta določa pravni okvir za elektronsko podpisovanje v Evropski uniji. Poleg tega mora biti programska oprema skladna z veljavnimi nacionalnimi zakoni in predpisi, da smo pravno zaščiteni. Ne smemo pozabiti, da mora biti skladna z uredbo GDPR. Naša rešitev je v osnovi zasnovana tako, da zagotavlja obdelavo in shranjevanje vseh osebnih podatkov in dokumentov v skladu s strogimi zahtevami uredbe GDPR.
Kaj vam je še posebej všeč pri sproof sign?
Pri programu sproof sign mi je še posebej všeč jasna in sodobna predstavitev vseh aplikacij ter praktična funkcija filtra za hitro prepoznavanje odprtih dokumentov za podpisovanje. Seveda je koristna tudi funkcija paketnega podpisovanja, saj omogoča učinkovito dodajanje QES na veliko količino dokumentov hkrati. Zlasti pri obdelavi do 400 dokumentov je ta funkcija pravo olajšanje pri vsakdanjem delu.
Seveda je koristna tudi funkcija paketnega dodajanja, saj omogoča učinkovito dodajanje QES v veliko število dokumentov hkrati. Zlasti pri obdelavi do 400 dokumentov je ta funkcija pravo olajšanje pri vsakdanjem delu.
Sascha Bauer
Predsednik študentske organizacije Univerze uporabnih znanosti Zgornje Avstrije
Ali obstajajo kakšne posebne prednosti sproof sign, ki so v vaši panogi še posebej koristne?
Spoof sign nam ponuja pomembno prednost, saj lahko zunanje osebe povabimo k podpisu prek e-pošte. Te osebe lahko nato preprosto podpisujejo dokumente po vsej EU z uporabo različnih načinov podpisovanja.
