Digitalizacija napreduje na vseh področjih vsakdanjega življenja. Vendar pa so številna javna podjetja še vedno večinoma v analognem svetu.
Pri Zvezni računovodski agenciji je drugače! Podjetje, ki ima 500 zaposlenih, deluje na sedmih lokacijah po vsej Avstriji in stavi na zavestno in dolgoročno načrtovano strategijo digitalizacije.
“Skorajda smo prisiljeni zelo hitro uvesti procese digitalizacije,” pravi Mag. DI (FH) Alexander Sellner, vodja IT v Zvezni računovodski agenciji.
Posledica: uvedba platforme za digitalni podpis kot nadaljnji korak k optimizaciji procesov. Tako je eden najpomembnejših operativnih procesov – varno in pravno veljavno podpisovanje dokumentov – veliko lažji.
Začetni položaj
O digitalizaciji govorijo vsi, prav tako pa tudi odgovorni v javnih podjetjih. Vedno več podjetij se že zanaša na pisarno brez papirja, povezuje svoje lokacije v mreže ali ponuja nove storitve prek spleta. Na ta način izboljšujejo izkušnjo strank, pa tudi sodelovanje s partnerji, dobavitelji in vsemi drugimi deležniki.
Pri ocenjevanju nadaljnjih ukrepov za digitalizacijo lastnega podjetja je vodstvo zvezne računovodske agencije hitro ugotovilo, da bi uvedba platforme za digitalni podpis lahko prinesla ogromno prednosti. Ta oblika podpisovanja je po vsej Evropi 100-odstotno enakovredna lastnoročnim podpisom in zanjo veljajo stroge smernice uredbe eIDAS (EU) 910/2014 (storitve elektronske identifikacije in avtentikacije).
Vendar se številni lastniki podjetij ne zavedajo prednosti platforme za digitalno podpisovanje dokumentov v celotnem podjetju. Uvedbi platforme za podpisovanje še vedno nasprotujejo zelo dosledni “kredo”: “Imam podpis z mobilnim telefonom in že lahko digitalno podpišem”.
Skoraj polovica avstrijskih državljanov že uporablja mobilni podpis kot brezplačno storitev e-uprave.
Vendar pa je sam digitalni podpis v poslovnem okolju običajno popolnoma nezadosten. Manjkajo procesi; prilagojeni delovni tokovi. Skupna “nadzorna plošča” za popoln pregled nad pomembnimi dokumenti v podjetju in še veliko več.
Medtem so se nekatera mednarodno dejavna podjetja že odločila za digitalno platformo, ki lahko digitalno prikaže vse delovne tokove podpisovanja in primere uporabe v podjetju.
Družba BHAG uporablja programsko opremo iz Avstrije.
V prvem koraku je projektna skupina BHAG pod vodstvom Sellnerja ocenila, kateri evropski in avstrijski ponudniki so se že uveljavili in na trgu ponudili zmogljiva orodja.
“Pri shranjevanju občutljivih dokumentov ne želimo sklepati kompromisov. Ti podatki bodo 100-odstotno shranjeni v Evropi. Po našem mnenju podjetje sproof izpolnjuje ta merila, saj izrecno izbira podatkovne centre, ki so neodvisni od ameriških korporacij.
Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Zvezna računovodska agencija
Poleg varnosti in skladnosti shranjevanja podatkov mora platforma za podpisovanje podpirati različne postopke podpisovanja, ki so del vsakodnevnega poslovanja Zvezne računovodske agencije.
Pozornost je bila hitro usmerjena na sproof. Po intenzivnem testiranju in reviziji je bilo končno izbrano mlado podjetje s certifikatom IÖB. Rešitev v oblaku se je lahko zelo dobro predstavila kot platforma “vse v enem” z najvišjimi standardi varnosti in zaščite podatkov. “Res smo bili še posebej počaščeni, da smo bili izbrani in da nam je na koncu uspelo izpolniti zelo visoke standarde zvezne računovodske agencije,” pravi Dr. Fabian Knirsch, soustanovitelj in tehnični direktor podjetja sproof GmbH.
Digitalni podpis že ob uvedbi občutno prihrani sredstva.
Dosedanje povratne informacije so bile zelo dobre. Številni zaposleni, zlasti v vodstvu, uporabljajo platformo za različne postopke podpisovanja in so s tem merljivo prihranili čas in sredstva. Dokumentov ni več treba tiskati, ročno podpisovati, skenirati in pošiljati po pošti, temveč jih je mogoče digitalno podpisati z le nekaj kliki.
Tako je zadovoljno tudi okolje! 500 listov papirja porabi 7,5 kilograma lesa, 130 litrov vode in 26,8 kilovatne ure energije. Pozitiven stranski učinek, ki spodbuja vse več podjetnikov k uvedbi platforme za podpisovanje.
V prvem koraku po uvedbi je bila gladka integracija platforme v informacijsko okolje podjetja še posebej impresivna. Zahvaljujoč oblaku je uvajanje trajalo le nekaj ur, ves čas pa ga je spremljal sproof.
Nemotena komunikacija in prilagodljivost sta prepričala Alexandra Sellnerja. “sproof je odprt za povratne informacije in zahteve strank, zato si prizadeva za nenehno izboljševanje platforme,” pojasnjuje Sellner.
