LeasePlan je globalno podjetje, specializirano za zagotavljanje rešitev za najem avtomobilov in upravljanje voznega parka. LeasePlan upravlja vozni park z več kot 1,9 milijona vozil in podjetjem vseh velikosti ponuja celovite storitve za njihova gospodarska vozila. Pri izbiri ustreznega ponudnika za digitalizacijo postopkov podpisovanja je za poseben primer uporabe uporabilo podjetje sproof sign.

Ime podjetja: LeasePlan

Kratek opis projekta:
Poseben primer nas je spodbudil k vključitvi platforme za digitalni podpis za interakcijo med nekaterimi našimi glavnimi strankami.”

Zakaj sproof sign:
“Ena od prednosti sistema sproof sign je zelo enostavno upravljanje velikih količin dokumentov za podpisovanje
(nalaganje dokumentov in paketno podpisovanje).”

Roland Woerle, zunanji vodja projektov IT

Kako je prišlo do odločitve o uvedbi digitalnega podpisa?

Woerle: “ Za e-podpise smo že uporabljali platformo za podpisovanje in bili z njo v bistvu zadovoljni. Za potrebno izdajo približno 4 000 pogodb za 1 500 strank B2B smo morali najti novo rešitev, da smo lahko pogodbe v celoti izpolnili elektronsko, jih poslali in posredovali strankam v obtoku podpisov.

Naša naloga je bila poiskati ponudnika, ki bi lahko tehnično obvladal te količine, omogočil tehnični standard kvalificiranih podpisov in se prilagodljivo odzval na naše podrobne zahteve.

S temi zahtevami smo se obrnili na več ponudnikov, vendar smo najboljšo rešitev našli v podjetju sproof sign.

Zakaj je bil kvalificirani podpis uporabljen izključno za projekt? Katera merila so bila za vas odločilna pri iskanju ustreznega ponudnika e-podpisa?

Woerle: “Nekatere naše stranke ali dobavitelji so želeli pogodbe podpisati le s kvalificiranim elektronskim podpisom, drugim je zadostoval napredni podpis. Zato smo se morali na zahteve odzivati prožno.”

Govorijo o “kompleksnih poteh s podpisom”. Kako bi opisali primer uporabe sproof sign?

Woerle: “V družbi LeasePlan ohranjamo storitveno usmerjen pristop do naših strank in se, če je le mogoče, vedno prožno odzivamo na različne potrebe strank. Tako je bilo tudi pri zbiranju podpisov za pogodbeno dokumentacijo. Cilj je bil vnaprej izpolniti približno 4000 pogodb z vsemi pogodbenimi podatki in jih pripraviti za pooblaščene podpisnike tako, da jih je bilo mogoče le preveriti, preprosto podpisati in vrniti brez večjega napora.”

Torej se je podpis na kupu uporabljal zelo intenzivno?

Woerle: “ Serijski podpis so uporabljali predvsem naši dobavitelji, ki so morali sopodpisati pogodbe s strankami. Cenili bi, če bi lahko samo enkrat na teden s kvalificiranim podpisom sopodpisali vse do tedaj sklenjene pogodbe.
To funkcijo smo vnaprej intenzivno testirali in dokler količina podatkov v posameznih dokumentih ni bila prevelika, je ta postopek deloval brez težav.”

“Ena od prednosti programa sproof sign je zelo preprosto upravljanje velikih količin dokumentov, ki jih je treba podpisati (nalaganje dokumentov in paketno podpisovanje).”

Roland Woerle
Vodja projektov IT

Kakšne so bile povratne informacije s strani strank – ali je bil digitalni podpis prepoznan?

Woerle: “Naša baza strank sega od malih in srednje velikih podjetij do največjih nacionalnih in mednarodnih podjetij. Vendar pa je sprejemanje digitalnih podpisov zelo različno. Nekatera podjetja je navdušilo nemoteno ravnanje s podpisi brez papirja, druga podjetja pa niso želela digitalno podpisovati pogodb ali pa njihove notranje politike tega niso dopuščale. V tem primeru so lahko stranke prenesle pogodbe v obliki PDF, jih lastnoročno podpisale in jih nato ponovno obdelale prek programa Sproof za nasprotni podpis.

Avstrija mora še vedno nekaj nadoknaditi in upam, da bodo podjetja, kot je Sproof, z domačo rešitvijo ustvarila potrebno zaupanje in našim podjetjem omogočila varno, zanesljivo in popolnoma digitalizirano rešitev, s katero bodo lahko dosegla veliko učinkovitost procesov, prihranek časa in stroškov.

Katere standarde glede varnosti podatkov in skladnosti mora izpolnjevati programska rešitev v vašem podjetju?

Woerle: “Seveda je bilo pomembno, da je rešitev za podpisovanje izpolnjevala vse zahteve glede varstva podatkov. Ker gre za rešitev v oblaku, nam tudi ni bilo treba skrbeti za gostovanje dokumentov.”

Kaj vam je še posebej všeč pri sproof sign?

Woerle: “Poleg tehničnih lastnosti sta bila za nas odločilna hiter odziv in izvajanje naših zahtev ter dobro sodelovanje z ekipo podjetja sproof.
podjetje sproof je bilo pri obravnavi zelo dinamično in strokovno, kar smo pri projektu zelo cenili. Na koncu je vse potekalo zelo gladko in bili smo zelo zadovoljni. “