neunerhaus pomaga brezdomcem, brezdomnim in nezavarovanim osebam, da najdejo pot nazaj v samostojno življenje – ne glede na to, kako luknjasta je lahko pot in koliko korakov je potrebnih. V treh stanovanjskih stavbah neunerhaus ter v oskrbovanih stanovanjih s storitvami Housing First in Mobil vsako leto poskrbijo za več kot 1.000 nekdanjih brezdomcev in brezdomk ter jim svetujejo. V zdravstvenem centru neunerhaus vsako leto poskrbijo za približno 6.000 ljudi.

Ime organizacije:
Neunerhaus

Kratek opis projekta:
Digitalno preoblikovanje postopkov podpisovanja in s tem znatno zmanjšanje upravnega napora. To organizaciji omogoča učinkovitejše notranje procese in sprostitev več časa za neposredno socialno delo z brezdomci in ljudmi, izpostavljenimi revščini.

Zakaj sproof sign:
“Svoje omejene časovne vire v upravi moramo uporabljati še posebej zavestno – digitalni podpis je pri tem velik napredek.”

Kako je prišlo do odločitve o uvedbi digitalnega podpisa?

Zaradi naše organizacijske strukture večino dokumentov, ki jih podpisujemo, podpišeta dve osebi. Do leta 2023 smo uporabljali mape s podpisi, ki smo jih prenašali od točke A do točke B, kar je zahtevalo veliko administrativnega napora: Za podpisovanje je bilo treba načrtovati čas, sodelavci pa so redno poizvedovali o dokumentih in njihovem stanju v postopku podpisovanja. Nato je bilo treba vse ročno skenirati in dodatno arhivirati v papirni obliki. Svoje omejene časovne vire v administraciji moramo uporabljati še posebej zavestno – tu je bilo očitno, da je še veliko prostora za izboljšave. Poleg lokacijske neodvisnosti podpisovanja je bil odločilen predvsem ta prihranek časa in ekoloških virov za tiskanje, notranjo pošto, pridobivanje podpisov in skeniranje papirnih dokumentov. Dodatna spodbuda je bilo lažje podpisovanje in upravljanje dokumentov, povezanih s človeškimi viri, za naše zaposlene.

Kako pomembna je digitalna preobrazba za podjetje neunerhaus?

Večina zaposlenih v podjetju neunerhaus dela neposredno z ljudmi, na primer na področju socialnega dela ali zdravstva. V povezavi z digitalno preobrazbo se ukvarjamo predvsem s temo digitalne vključenosti – kot delodajalec se ukvarjamo predvsem z vključenostjo naših uporabnikov, pa tudi z usposobljenostjo naših zaposlenih, da sledijo digitalizaciji in znajo uporabljati digitalne podpise – to zahteva vse več organov ali olajšav za uradne poti.
V zadnjih letih smo digitalizirali številne procese v naših podpornih procesih, kot so upravljanje, kadrovska služba in kontroling. Ključno gonilo pri tem je bila pandemija koronavirusov, ki je te spremembe še pospešila. Pomemben dejavnik je tudi naša trditev, da s človeškimi viri ravnamo še posebej skrbno in jih uporabljamo čim bolj učinkovito. Digitalizacija nas podpira, zlasti pri kadrovskem delu, pri spodbujanju tako povečanja učinkovitosti kot tudi inovacij. Digitalna orodja in osebni stiki se med seboj odlično dopolnjujejo. Konkreten primer iz kadrovskega dela: Digitalni podpis nove pogodbe o opravljanju storitev je vedno povezan z osebnim srečanjem za podpis pogodbe.

Svoje omejene časovne vire v upravi moramo uporabljati še posebej zavestno – digitalni podpis je pri tem velik napredek.

Dr. Stephan Gremmel, generalni direktor

Katera merila so bila za vas odločilna pri iskanju pravega ponudnika e-podpisa?

Pri iskanju ustreznega ponudnika e-podpisa je bilo za nas odločilnih več glavnih meril. Na prvem mestu so bili stroški, saj moramo kot neprofitna organizacija učinkovito porabiti svoj proračun. Enako pomembna je bila enostavnost uporabe: rešitev je morala biti ne le intuitivna za uporabo, temveč je morala ponujati tudi funkcije, kot sta paketno podpisovanje in pregledna nadzorna plošča za racionalizacijo naših delovnih postopkov. Poleg tega so bile bistvene tudi bistvene funkcije, kot so dodajanje opomb, postavljanje podpisov na več mest v dokumentu in določanje zaporedja podpisov. Iskali smo tudi spletno rešitev, ki bi jo bilo enostavno integrirati in bi zagotavljala popolno pravno veljavnost.

Druga nujna zahteva je bila varstvo podatkov in stroga skladnost z uredbo GDPR. sproof zagotavlja, da so vsi podatki shranjeni na evropskih strežnikih, kar nam zagotavlja dodatno raven varnosti. Tudi zaščita pred ponarejanjem je bila odločilen dejavnik za zanesljivo izključitev manipulacije. Poleg tega mora biti podpora strankam vedno na voljo, ne da bi za vsak stik nastali dodatni stroški. Vse te zahteve so bile pri podjetju sproof v celoti izpolnjene.

Za katere primere uporabe se uporablja digitalni podpis?

Digitalni podpis se v podjetju neunerhaus uporablja v različnih primerih uporabe, zlasti za pogodbe in druge pomembne dokumente, ki zahtevajo hiter in pravno varen podpis. To vključuje pogodbe z zunanjimi partnerji, zahtevke za plačilo, odobritve proračuna in druge s poslovanjem povezane dokumente, ki jih mora podpisati višje vodstvo. Od junija 2024 se digitalni podpis uporablja tudi za dokumente, povezane s kadri, kot so pogodbe o opravljanju storitev, dodatni sporazumi, potrdila o zaposlitvi in potrdila za zaposlene.

Kako je delovala integracija oblaka?

Integracija rešitve v oblaku je potekala gladko in učinkovito. Da bi vsem zaposlenim čim bolj olajšali prehod, smo pripravili notranja navodila, ki korak za korakom pojasnjujejo, kako podpisovati dokumente prek storitve sproof. Na začetku smo se s procesom intenzivno ukvarjali tudi v vodstvu, medtem pa so se novi procesi zelo dobro uveljavili. Zaradi jasnega strukturiranja in intuitivnega uporabniškega vmesnika programa sproof smo digitalni podpis zlahka vključili v obstoječe delovne procese.

Kakšne standarde ima organizacija, kot je neunerhaus, glede varnosti, skladnosti in varstva podatkov?

Kot socialna organizacija, ki dela z občutljivimi podatki številnih ljudi, ima neunerhaus najvišje standarde varnosti, varstva podatkov in pravne skladnosti. Zlasti varstvo osebnih podatkov je izrednega pomena, saj je treba ohraniti podlago za zaupanje z našimi zaposlenimi in partnerji.

Kaj vam je še posebej všeč pri sproof sign?

Še posebej cenimo odlično podporo strankam podjetja sproof. Zahteve so obravnavane hitro in usmerjene v rešitve, sistem pa se nenehno razvija na podlagi povratnih informacij uporabnikov. Zaradi uporabniku prijaznega in intuitivnega vmesnika je njegova vsakodnevna uporaba veliko lažja. Tudi “Akademija”, do katere lahko dostopate neposredno v računu, ponuja koristno podporo za hitro seznanjanje s funkcijami. Na splošno sproof sign pomembno prispeva k povečanju učinkovitosti in poenostavitvi naših delovnih procesov.

Ali se za vaš primer uporabe uporabljajo delovni tokovi za podpisovanje?

Da, na nekaterih področjih, kot sta višje vodstvo in kadrovska služba, v posameznih primerih že uporabljamo delovne tokove za podpisovanje. Ti delovni tokovi so se izkazali za posebej koristne pri ponavljajočih se procesih, kot je podpisovanje pogodb o storitvah ali poslovnih dokumentov. Vendar smo zaradi naše velikosti in razmeroma nove implementacije še vedno na začetku popolne vključitve teh delovnih tokov v naše delovne procese.