SEPA-Mandate digital signieren

Das Wichtigste in Kürze

• Rechtssicherheit: Digitale SEPA-Mandate sind gemäß eIDAS-Verordnung (FES oder QES) rechtlich vollumfänglich gültig
  
• Kein Abtippen mehr: Digitale Datenübernahme statt manueller Eingabe von unleserlichen Scans
  
• Schnelligkeit: Einholen und Unterzeichnen dauert mit sproof Fastlane weniger als 2 Minuten
  
• Hybrid-Power: sproof Fastlane schlägt die Brücke zwischen Papier und Digital – durch einfaches Scannen eines QR-Codes auf physischen Dokumenten
  
• Best Practice: Erfahren Sie, wie der Energie- und Infrastrukturdienstleister Salzburg AG seinen Customer Service durch diese digitale Transformation optimiert hat

Warum herkömmliche SEPA-Prozesse Ihr Business bremsen

Das manuelle Einholen von Einzugsermächtigungen ist ein massiver Zeitfresser und ein Relikt aus der analogen Welt. Der klassische Prozess – Ausdrucken, Postversand, händisches Unterschreiben, Scannen und Rücksenden per E-Mail – ist nicht nur für Ihre Kund:innen mühsam, sondern verursacht in Ihrer Verwaltung einen enormen Overhead:

• Fehlerquelle Datenübertragung: IBAN, Name und Mandatsreferenz müssen manuell aus (oft unleserlichen) Scans in das ERP- oder Buchhaltungssystem übertragen werden. Das ist fehleranfällig und teuer.
  
  
• Hoher Abbruchquoten: Jeder Medienbruch – etwa der Gang zum Drucker oder zum Briefkasten – ist eine Hürde, an der Kund:innen den Prozess abbrechen.
  
  
• Bürokratie-Stau: Unleserliche Handschriften führen zu zeitintensiven Korrekturschleifen und verzögern den Zahlungslauf, was direkt Ihre Liquidität belastet und bindet wertvolle Ressourcen in der Administration, die eigentlich für produktivere Aufgaben genutzt werden könnten.

Digitale SEPA-Mandate für moderne Zahlungsprozesse

Die Umstellung auf einen teilweise oder vollständig digitalen Prozess bietet weitaus mehr Vorteile als nur den Verzicht auf Papier. Die positiven Effekte erstrecken sich über die gesamte Wertschöpfungskette.

Die positiven Effekte optimieren Ihre gesamte Verwaltung:

• Deutlich verkürzte Durchlaufzeiten: Mandate werden in Minuten statt in Tagen finalisiert.

• Fehlerreduktion durch geprüfte Dateneingaben: Da Kund:innen ihre Daten digital in vordefinierte Formularfelder eingeben, entfallen Übertragungsfehler beim Abtippen. Validierungshilfen sorgen dafür, dass nur vollständige und korrekt formatierte Mandate in Ihr System gelangen.

• Höherer Abschlussquote (Conversion Rate): Je einfacher der Unterschriftenprozess, desto geringer die Abbruchquote.

• Signifikante Kostensenkung: Sie sparen Porto-, Druck- und Archivierungskosten sowie wertvolle Arbeitszeit bei der manuellen Datenerfassung.

• Zentrales & revisionssicheres Management: Alle Mandate sind digital archiviert, sofort auffindbar und durch einen lückenlosen Audit-Trail rechtssicher dokumentiert.

• Moderne Customer Experience: Sie bieten Ihren Kund:innen einen zeitgemäßen, benutzerfreundlichen Service ohne Medienbruch.

Besonders flexibel: Dieser digitale Prozess lässt sich auch hybrid nutzen

Wie wird ein SEPA-Lastschriftmandat digital erteilt?

Wenn Sie eine digitale Signaturlösung wie sproof nutzen, können Sie den gesamten Prozess der Mandatserteilung über eine Vorlage automatisieren und Ihren Kund:innen eine hybride Lösung bieten.

Bei der Erstellung eines SEPA-Lastschriftmandats sind bestimmte Pflichtangaben erforderlich, die im Dokument enthalten sein müssen. Dazu zählen:

• Name des Zahlungspflichtigen (Kontoinhaber:in)
• Anschrift des Zahlungspflichtigen
• IBAN des Zahlungspflichtigen
• Name des Zahlungsempfängers (Gläubiger)
• Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor ID)
• Mandatsreferenz (eindeutige Kennzeichnung des Mandats)
• Art des Mandats (Einmallastschrift oder wiederkehrende Lastschrift)
• Hinweis auf das Erstattungsrecht (z. B. „Ich kann innerhalb von 8 Wochen…“)
• Datum der Mandatserteilung
• Unterschrift des Zahlungspflichtigen

Ohne diese Angaben darf ein Mandat von Banken nicht verarbeitet werden.

sproof Fastlane ermöglicht die nahtlose Integration dieser Prozesse in Ihr Corporate Design. Nach der Signatur werden die Daten direkt digital übernommen, was das manuelle Abtippen komplett überflüssig macht.

Das Prinzip ist einfach:

1. Vorbereiten: Sie bereitet einen Vertrag oder ein Formular in sproof Sign vor und platzieren einen QR-Code auf dem Dokument.
   
2. Versenden: Das Dokument wird auf dem gewohnten Postweg an Ihre Kund:innen verschickt.
   
3. Digital signieren: Der/die Kund:in scannt den QR-Code mit dem Smartphone. Der Signaturprozess startet sofort – ohne die Notwendigkeit einer Registrierung oder Anmeldung.
   
4. Abschließen: Mit wenigen Klicks ist der Vertrag rechtsgültig unterzeichnet und wird sicher an Ihr Unternehmen zurückgesendet. 

Die rechtliche Grundlage: Ist das gültig?

Ja. Ein digitales SEPA-Lastschriftmandat unterliegt in der EU der eIDAS-Verordnung. Während für viele Mandate die Textform ausreicht, fordern Banken zur Risikominimierung oft die Schriftform. Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ist der handschriftlichen Unterschrift zu 100 % gleichgestellt und bietet die höchste Beweiskraft vor Gericht. In der Praxis hat sich für den Standard-Zahlungsverkehr die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) als effizienter Mittelweg etabliert. Rechtssicherheit und Geschwindigkeit schließen sich nicht aus.

Best Practice: Salzburg AG

Salzburg AG: Mehr digitale Souveränität – mehr als 250.000 Blatt Papier weniger durch digitale Signaturen von sproof

FAQs zum Thema

1. Was ist ein SEPA-Lastschrift-Mandat?
   Ein SEPA-Lastschriftmandat ist die rechtliche Erlaubnis eines Kunden / einer Kundin an ein Unternehmen, fällige Beträge direkt vom Bankkonto einzuziehen. Es dient gleichzeitig als Anweisung an die Bank, die Zahlung auszuführen.
   
2. Ist ein elektronisches SEPA-Mandat rechtlich gültig?
   Ja, ein elektronisches SEPA-Mandat ist rechtlich voll wirksam, sofern es den eIDAS-Standards entspricht. Durch digitale Signaturen (FES oder QES) und ein fälschungssicheres Prüfprotokoll ist die Identität des Unterzeichnenden sogar besser nachweisbar als auf Papier. Banken akzeptieren diese e-Mandates flächendeckend, da sie die Anforderungen des European Payments Council erfüllen.
   
3. Akzeptieren Banken digitale Mandate?
   Ja, sofern der Signaturstandard (FES oder QES) die Authentizität des Unterzeichners zweifelsfrei nachweist.
   
4. Muss der Kunde / die Kundin für die Unterschrift ein sproof-Konto erstellen?
   Nein. Ihre Kund:innen können das Mandat direkt über den erhaltenen Link oder nach dem Scannen des QR-Codes unterzeichnen. Es ist keine Registrierung oder Kontoerstellung bei sproof erforderlich, was die Abbruchquote extrem niedrig hält.
   
5. Was passiert nach der Unterschrift mit dem Dokument?
   Sobald alle Parteien unterzeichnet haben, erhalten sowohl Sie als auch Ihre Kund:innen automatisch das fertig signierte Dokument als PDF per E-Mail. Die Daten können zudem per Schnittstelle direkt in Ihr führendes System (z. B. ERP oder Buchhaltung) übertragen werden.
   
6. Ist das digitale Mandat revisionssicher archiviert?
   Ja. Jedes über sproof unterzeichnete Dokument enthält ein fälschungssicheres Prüfprotokoll (Audit-Trail). Gemeinsam mit dem digitalen Zertifikat erfüllt dies alle Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung und bietet eine lückenlose Beweiskette.
   
7. Können auch Firmenkunden (B2B) unterschreiben?
   Ja, absolut. sproof Fastlane ist ideal für B2B-Prozesse geeignet. Auch Prokurist:innen oder Zeichnungsberechtigte von Unternehmen können SEPA-Business-Mandate rechtssicher digital unterzeichnen – auf Wunsch auch mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES), die der handschriftlichen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt ist.

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