Digital underskrift af SEPA-mandater

De vigtigste fakta kort fortalt

• Retssikkerhed: Digitale SEPA-mandater er fuldt ud juridisk gyldige i overensstemmelse med eIDAS-forordningen (FES eller QES)
  
• Slut med at skrive: digital dataoverførsel i stedet for manuel indtastning af ulæselige scanninger
  
• Hastighed: Indsamling og underskrift tager mindre end 2 minutter med sproof Fastlane
  
• Hybridkraft: sproof Fastlane bygger bro mellem papir og digitalt – ved blot at scanne en QR-kode på fysiske dokumenter
  
• Bedste praksis: Find ud af, hvordan energi- og infrastrukturudbyderen Salzburg AG har optimeret sin kundeservice gennem denne digitale transformation.

Hvorfor traditionelle SEPA-processer bremser din virksomhed

Det er en enorm tidsrøver og et levn fra den analoge verden at indsamle tilladelser til direkte debitering manuelt. Den traditionelle proces – at printe ud, sende med posten, underskrive i hånden, scanne og returnere via e-mail – er ikke kun kedelig for dine kunder, men medfører også enorme omkostninger i din administration:

• Fejlkilde i dataoverførslen: IBAN, navn og mandatreference skal overføres manuelt fra (ofte ulæselige) indscanninger til ERP- eller regnskabssystemet. Det er fejlbehæftet og dyrt.
  
  
• Høj afbestillingsprocent: Hvert mediebrud – f.eks. på vej til printeren eller postkassen – er en forhindring, der får kunderne til at opgive processen.
  
  
• Bureaukratisk overbelastning: Ulæselig håndskrift fører til tidskrævende korrektionssløjfer og forsinker betalingsprocessen, hvilket direkte belaster din likviditet og binder værdifulde administrative ressourcer, som faktisk kunne bruges til mere produktive opgaver.

Digitale SEPA-mandater til moderne betalingsprocesser

At skifte til en helt eller delvist digital proces giver langt flere fordele end blot at fjerne papir. De positive effekter strækker sig over hele værdikæden.

De positive effekter optimerer hele din administration:

• Betydeligt kortere behandlingstider: Mandater færdiggøres på få minutter i stedet for dage.

• Fejlreduktion gennem verificeret dataindtastning: Når kunderne indtaster deres data digitalt i foruddefinerede formularfelter, er der ingen overførselsfejl, når de skriver. Valideringshjælpemidler sikrer, at kun komplette og korrekt formaterede mandater kommer ind i dit system.

• Højere gennemførelsesprocent (konverteringsfrekvens): Jo enklere underskriftsprocessen er, jo lavere er annulleringsraten.

• Betydelig omkostningsreduktion: Du sparer omkostninger til porto, udskrivning og arkivering samt værdifuld arbejdstid til manuel indtastning af data.

• Centraliseret og revisionssikker administration: Alle mandater arkiveres digitalt, kan findes med det samme og dokumenteres på en juridisk korrekt måde takket være et sømløst revisionsspor.

• Moderne kundeoplevelse: Du tilbyder dine kunder en moderne, brugervenlig service uden mediebrud.

Særligt fleksibel: Denne digitale proces kan også bruges i hybridform

Hvordan udstedes et SEPA Direct Debit-mandat digitalt?

Hvis du bruger en digital signaturløsning som sproof, kan du automatisere hele processen med at udstede et mandat ved hjælp af en skabelon og tilbyde dine kunder en hybridløsning.

Når du opretter et SEPA Direct Debit-mandat, skal visse obligatoriske oplysninger medtages i dokumentet. Disse omfatter:

• Debitors navn ( kontohaver:in)
• Adresse af debitor
• DebitorsIBAN-nummer
• Navn på betalingsmodtager (kreditor)
• Kreditorens identifikationsnummer (kreditor-id)
• Mandatreference (unik identifikation af mandatet)
• Type mandat (engangsopkrævning eller tilbagevendende opkrævning)
• Henvisning til retten til refusion (f.eks. “Jeg kan inden for 8 uger …”)
• Dato for mandatet
• Underskrift af debitor

Uden disse oplysninger kan en fuldmagt ikke behandles af bankerne.

sproof Fastlane gør det muligt at integrere disse processer problemfrit i dit virksomhedsdesign. Efter underskriften overføres dataene direkte digitalt, hvilket gør manuel indtastning helt unødvendig.

Princippet er enkelt:

1. Forbered dig: Du forbereder en kontrakt eller formular i sproof Sign og placerer en QR-kode på dokumentet.
   
2. Forsendelse: Dokumentet vil blive sendt til dine kunder med den sædvanlige postservice.
   
3. Skriv under digitalt: Kunden scanner QR-koden med sin smartphone. Underskriftsprocessen starter med det samme – uden behov for at registrere sig eller logge ind.
   
4. Færdiggør: Med nogle få klik er kontrakten underskrevet og sendt sikkert tilbage til din virksomhed.

Det juridiske grundlag: Er det gyldigt?

Ja, et digitalt SEPA-mandat til direkte debitering er underlagt eIDAS-forordningen i EU. Selv om tekstformularen er tilstrækkelig til mange mandater, kræver bankerne ofte den skriftlige form for at minimere risikoen. Den kvalificerede elektroniske signatur (QES) svarer 100 % til en håndskrevet underskrift og har den højeste bevisværdi i retten. I praksis har den avancerede elektroniske signatur (AES) etableret sig som en effektiv mellemvej for standardbetalingstransaktioner. Retssikkerhed og hastighed udelukker ikke hinanden.

Bedste praksis: Salzburg AG

Salzburg AG: Digitale Souveränität und mehr als 250.000 Blatt Papier weniger durch den Wechsel zu sproof

Ofte stillede spørgsmål om emnet

1. Hvad er et SEPA Direct Debit Mandat?
   Et SEPA Direct Debit Mandat er den juridiske tilladelse, som en kunde giver en virksomhed til at opkræve skyldige beløb direkte fra deres bankkonto. Det fungerer også som en instruktion til banken om at udføre betalingen.
   
2. Er et elektronisk SEPA-mandat juridisk gyldigt?
   Ja, et elektronisk SEPA-mandat er juridisk set fuldt effektivt, så længe det overholder eIDAS-standarderne. Takket være digitale signaturer (FES eller QES) og en forfalskningssikker verifikationsprotokol er underskriverens identitet endnu lettere at bevise end på papir. Bankerne accepterer disse e-mandater over hele linjen, da de opfylder kravene fra European Payments Council.
   
3. Accepterer banker digitale mandater?
   Ja, forudsat at signaturstandarden (FES eller QES) uden tvivl beviser underskriverens ægthed.
   
4. Skal kunden oprette en sproof-konto til signaturen?
   Nej, det kan du ikke. Dine kunder kan underskrive mandatet direkte via det link, de modtager, eller efter at have scannet QR-koden. Der kræves ingen registrering eller kontooprettelse hos sproof, hvilket holder annulleringsraten ekstremt lav.
   
5. Hvad sker der med dokumentet, når det er underskrevet?
   Så snart alle parter har underskrevet, modtager både du og dine kunder automatisk det underskrevne dokument som PDF via e-mail. Dataene kan også overføres direkte til dit førende system (f.eks. ERP eller regnskab) via en grænseflade.
   
6. Er det digitale mandat arkiveret på en revisionssikker måde?
   Ja, hvert dokument, der er underskrevet via sproof, indeholder et manipulationssikkert revisionsspor. Sammen med det digitale certifikat opfylder det alle krav til revisionssikker arkivering og giver en sømløs beviskæde.
   
7. Kan erhvervskunder (B2B) også skrive under?
   Ja, absolut. sproof Fastlane er ideel til B2B-processer. Selv autoriserede repræsentanter eller tegningsberettigede i virksomheder kan underskrive SEPA-forretningsmandater digitalt på en juridisk sikker måde – hvis det ønskes, også med den kvalificerede elektroniske signatur (QES), som juridisk svarer til en håndskrevet underskrift.

Yderligere brugsscenarier: Placer Fastlane, hvor dine brugsscenarier kræver det →.