Energie AG Oberösterreich er en førende energi- og servicekoncern, der har spillet en nøglerolle i udformningen af den regionale energiforsyning siden 1892. Med en bred portefølje af elektricitet, gas, varme, vand samt affaldshåndtering og IKT-tjenester står virksomheden for kvalitet og pålidelighed for kunder, leverandører, medarbejdere og offentligheden. Gennem et omfattende netværk og egne kraftværker sikrer Energie AG en bæredygtig og pålidelig strømforsyning til mere end 450.000 kunder. Som partner for over 1.000 kommuner er virksomheden også aktiv inden for vand. Alt dette altid under de højeste økologiske standarder.

Virksomhedens navn: Energie AG Oberösterreich

Kort beskrivelse af projektet:
Implementer en digital signaturløsning for at understøtte effektive, fleksible forretningsprocesser og opfylde kravene til databeskyttelse.

Hvorfor sproof sign:
“Vi har allerede flere forskellige løsninger in-house, hvilket har lært os, hvilke funktioner der er vigtigst for os, og hvilke der ikke kan give os den fleksibilitet, vi har brug for. Da vi evaluerede potentielle leverandører, definerede vi derfor specifikke krav (…) sproof sign var i stand til at give os dem.”

Hvordan opstod beslutningen om at indføre den digitale signatur?

Burger: “Vi besluttede at implementere en digital signaturløsning for at løse to vigtige udfordringer. For det første bemærkede vi, at vi ofte stødte på et mediebrud i vores processer med slutkunderne. Mange oplysninger blev indsendt i papirform, hvilket førte til tidskrævende manuelle processer med indsamling, arkivering og videre behandling. Dette mediebrud bremsede vores processer betydeligt. Ved at digitalisere disse processer og indføre den digitale signatur kunne vi eliminere denne flaskehals og øge effektiviteten.

Derudover tvang COVID-19-pandemien os til at tilpasse vores interne processer. Den traditionelle metode med fysisk underskrift af dokumenter var ikke længere praktisk på grund af rejserestriktioner og arbejde hjemmefra. Behovet for at implementere en digital løsning blev tydeligt for at opretholde forretningsdriften. I den forbindelse var vi på udkig efter en løsning, der kunne give os den nødvendige fleksibilitet.”

I hvilke tilfælde bruges den digitale signatur?

Burger: “Vi bruger den digitale signatur til forskellige formål. På den ene side bruger vi den i kundekontakt, for eksempel når en kunde ønsker at indgå en kontrakt eller har brug for at bekræfte en leveret tjeneste. En anden brugssag er intern brug, især i situationer som den hurtige implementering af nye regler, som f.eks. hjemmekontorforordningen. I et sådant tilfælde havde vi brug for hurtigt at behandle dokumenter for 1500 medarbejdere, hvilket ikke ville have været muligt med traditionelle papirbaserede processer. Til at håndtere denne proces brugte vi interne løsninger, som er integreret via en specialudviklet app. Der blev implementeret en frigivelsesproces, hvor dokumenterne først blev godkendt af de direkte supervisorer, før de blev sendt til medarbejderne med de foruddefinerede signaturpladsholdere.”

Hvorfor valgte du en europæisk signaturløsning, og hvilken rolle spiller GDPR?

Burger: “Vi arbejder som energileverandør med kritisk infrastruktur i et meget reguleret område. Privatlivets fred er af allerstørste betydning for os, da vi konstant arbejder med personoplysninger. Derfor var det afgørende at finde en udbyder i umiddelbar nærhed, helst i Østrig eller i det mindste i Europa. En amerikansk udbyder ville have været forbundet med for mange usikkerheder og udfordringer, da vi ikke kan tage nogen risici. Vores politik sætter derfor et klart fokus på europæiske udbydere for at sikre, at vi opfylder kravene i GDPR og minimerer databeskyttelsesrisici.”

Hvilke standarder med hensyn til datasikkerhed og compliance skal en softwareløsning opfylde i din virksomhed?

Burger: “Ud over GDPR har andre standarder stor betydning for os, f.eks. ISO 271001. Det er særligt vigtigt for os, fordi vi selv er certificerede og forventer, at vores leverandører kan leve op til den samme sikkerhedsstandard som os. Vi gennemfører også regelmæssige sikkerhedsrevisioner for at sikre, at vores infrastruktur altid er beskyttet. Disse gennemgange udføres årligt for at identificere og afhjælpe potentielle sårbarheder i tide, før der opstår sikkerhedshændelser, som kan være kostbare.”

“Mange oplysninger blev indsendt i papirform, hvilket resulterede i tidskrævende manuelle processer […] Led. Denne medieforstyrrelse bremsede vores processer betydeligt. Ved at digitalisere disse processer og indføre den digitale signatur var vi i stand til at fjerne denne flaskehals og øge effektiviteten.”

Dr. Franz Burger
Konsulent Content Management og samarbejde

Hvordan ser evalueringsprocessen for digitale signaturløsninger ud i en virksomhed af jeres størrelse?

Burger: “Vi har allerede flere forskellige løsninger in-house, hvilket har lært os, hvilke funktioner der er vigtigst for os, og hvilke der ikke kan give os den fleksibilitet, vi har brug for. Da vi evaluerede potentielle leverandører, definerede vi derfor specifikke krav, herunder muligheden for at flytte signaturpladsholderen efter ønske og justere skaleringen samt muligheden for, at brugerne fleksibelt kan konfigurere deres signaturrolle. Det fandt vi ikke alle steder. Vi har også lagt vægt på evnen til at integrere med eksisterende processer, især via REST API, for at sikre problemfri integration i vores arbejdsgange. “

Hvad kan du særligt godt lide ved sproof sign?

Burger: “Efter en undersøgelse blandt vores nøglebrugere, der bruger produktet ofte, blev især punktet om brugervenlighed fremhævet særligt positivt. Brugergrænsefladen er intuitivt designet, hvilket forenkler underskriftsprocessen for brugerne. Den fungerer også problemfrit på farten, hvilket vores medarbejdere sætter stor pris på. Derudover havde de kun brug for lidt eller ingen træning for at bruge produktet. Det minimerede træningsindsatsen betydeligt og var en stor fordel for os. Et andet positivt aspekt er muligheden for frit at konfigurere signaturstempler. Det giver os mulighed for at dække forskellige krav og understøtte individuelle processer. Andre signaturløsninger har simpelthen ikke kunnet klare denne udfordring.”

Er der nogen ideer til fremtidig brug af sproof sign?

Burger: “Vi er i øjeblikket i testfasen af en integration med SAP til tilbudsprocessen. Det er her, tilbuddene oprettes, godkendes og underskrives, før de sendes til kunden. Denne integration er allerede sat op og vil blive rullet ud gradvist fra sommeren. Noget, der sandsynligvis også ville have potentiale, er vores interne HR-afdeling. Vi har ca. 4.500 medarbejdere, som vi skal tage os af. Selvfølgelig er alt, hvad der fungerer digitalt og går væk fra papir, en enorm løftestang.”