Los hechos más importantes en resumen
- Seguridad jurídica: Los mandatos digitales SEPA tienen plena validez jurídica de acuerdo con el Reglamento eIDAS (FES o QES).
- Se acabó teclear: transferencia digital de datos en lugar de la introducción manual de escaneados ilegibles
- Rapidez: la recogida y la firma se realizan en menos de 2 minutos con sproof Fastlane
- Poder híbrido: sproof Fastlane tiende un puente entre el papel y lo digital, simplemente escaneando un código QR en los documentos físicos.
- Buenas prácticas: Descubre cómo el proveedor de servicios energéticos y de infraestructuras Salzburg AG ha optimizado su servicio al cliente mediante esta transformación digital.
Por qué los procesos SEPA convencionales ralentizan tu negocio
Recopilar manualmente las autorizaciones de domiciliación bancaria es una enorme pérdida de tiempo y una reliquia del mundo analógico. El proceso tradicional (imprimir, enviar por correo, firmar a mano, escanear y devolver por correo electrónico) no sólo es tedioso para tus clientes, sino que también genera enormes gastos generales en tu administración:
- Fuente de error en la transferencia de datos: El IBAN, el nombre y la referencia del mandato tienen que transferirse manualmente desde los escaneados (a menudo ilegibles) al sistema ERP o contable. Esto es propenso a errores y caro.
- Altas tasas de cancelación: Cada interrupción de los medios de comunicación -como ir a la imprenta o al buzón- es un obstáculo que hace que los clientes abandonen el proceso.
- Congestión burocrática: la escritura ilegible da lugar a bucles de corrección que llevan mucho tiempo y retrasan el proceso de pago, lo que supone una carga directa para tu liquidez e inmoviliza valiosos recursos administrativos que podrían emplearse en tareas más productivas.
Mandatos digitales SEPA para procesos de pago modernos
Pasar a un proceso parcial o totalmente digital ofrece muchas más ventajas que la mera eliminación del papel. Los efectos positivos se extienden a toda la cadena de valor.
Los efectos positivos optimizan toda tu administración:
- Tiempos de tramitación significativamente más cortos: Los mandatos se finalizan en minutos en lugar de días.
- Reducción de errores mediante la introducción de datos verificados: Como los clientes introducen sus datos digitalmente en campos de formulario predefinidos, no hay errores de transmisión al teclear. Las ayudas de validación garantizan que sólo entren en tu sistema mandatos completos y correctamente formateados.
- Mayor tasa de finalización (tasa de conversión): Cuanto más sencillo sea el proceso de firma, menor será la tasa de cancelación.
- Reducción significativa de costes: Ahorras en gastos de envío, impresión y archivo, así como un valioso tiempo de trabajo para la introducción manual de datos.
- Gestión centralizada y a prueba de auditorías: Todos los mandatos se archivan digitalmente, se pueden encontrar inmediatamente y se documentan de forma legalmente conforme gracias a una pista de auditoría sin fisuras.
- Experiencia de cliente moderna: Ofrece a tus clientes un servicio contemporáneo y fácil de usar, sin discontinuidad de medios.
Especialmente flexible: este proceso digital también puede utilizarse de forma híbrida
Si todavía envías documentos en papel, puedes imprimir simplemente un código QR. Tus clientes lo escanean y entran inmediatamente en el flujo de firma digital: el puente perfecto entre el correo analógico y la eficiencia digital. Esto convierte un proceso lento y basado en papel en un proceso digital estándar.
¿Cómo se emite digitalmente un Mandato de Adeudo Directo SEPA?
Si utilizas una solución de firma electrónica como sproof, puedes automatizar todo el proceso de emisión de un mandato utilizando una plantilla y ofrecer a tus clientes una solución híbrida.
Al crear un Mandato de Adeudo Directo SEPA, deben incluirse en el documento ciertos datos obligatorios. Entre ellos se incluyen:
- Nombre del deudor (titular de la cuenta:in)
- Dirección del deudor
- IBAN del deudor
- Nombre del beneficiario (acreedor)
- Número de identificación del acre edor (ID del acreedor)
- Referencia del mandato (identificación única del mandato)
- Tipo de mandato (domiciliación única o domiciliación periódica)
- Referencia al derecho al reembolso (por ejemplo, “Puedo en un plazo de 8 semanas…”)
- Fecha del mandato
- Firma del deudor
Sin esta información, es posible que los bancos no tramiten el mandato.
sproof Fastlane permite integrar perfectamente estos procesos en tu diseño corporativo. Tras la firma, los datos se transfieren directamente de forma digital, haciendo totalmente innecesario el tecleo manual.
El principio es sencillo:
- Prepara: Preparas un contrato o formulario en sproof Sign y colocas un código QR en el documento.
- Envío: El documento se enviará a tus clientes por el servicio postal habitual.
- Firma digitalmente: El cliente escanea el código QR con su smartphone. El proceso de firma se inicia inmediatamente, sin necesidad de registrarse o iniciar sesión.
- Finaliza: Con sólo unos clics, el contrato se firma legalmente y se devuelve de forma segura a tu empresa.
La base jurídica: ¿es válida?
Sí, una orden de domiciliación digital SEPA está sujeta al Reglamento eIDAS en la UE. Aunque el formulario de texto es suficiente para muchos mandatos, los bancos suelen exigir el formulario escrito para minimizar el riesgo. La Firma Electrónica Reconocida (QES) es equivalente al 100% a una firma manuscrita y ofrece el mayor valor probatorio ante un tribunal. En la práctica, la Firma Electrónica Avanzada (FEA) se ha establecido como un término medio eficaz para las operaciones de pago estándar. La seguridad jurídica y la rapidez no son mutuamente excluyentes.
Buena práctica: Salzburg AG
Preguntas frecuentes sobre el tema
- ¿Qué es un Mandato de Adeudo Directo SEPA?
Un Mandato de Adeudo Directo SEPA es la autorización legal que da un cliente a una empresa para cobrar importes adeudados directamente de su cuenta bancaria. También sirve como instrucción al banco para ejecutar el pago. - ¿Es legalmente válido un mandato electrónico SEPA?
Sí, un mandato electrónico SEPA tiene plena validez legal siempre que cumpla las normas eIDAS. Gracias a las firmas digitales (FES o QES) y a un protocolo de verificación a prueba de falsificaciones, la identidad del firmante es aún más fácil de probar que en papel. Los bancos aceptan estos eIDAS de forma generalizada, ya que cumplen los requisitos del Consejo Europeo de Pagos. - ¿Aceptan los bancos mandatos digitales?
Sí, siempre que la norma de firma (FES o QES) demuestre sin lugar a dudas la autenticidad del firmante. - ¿Tiene que crear el cliente una cuenta sproof para la firma?
No. Tus clientes pueden firmar el mandato directamente a través del enlace que reciben o tras escanear el código QR. No es necesario registrarse ni crear una cuenta en sproof, lo que mantiene la tasa de cancelación extremadamente baja. - ¿Qué ocurre con el documento una vez firmado?
En cuanto todas las partes hayan firmado, tanto tú como tus clientes recibiréis automáticamente por correo electrónico el documento firmado en formato PDF. Los datos también pueden transferirse directamente a tu sistema principal (por ejemplo, ERP o contabilidad) mediante una interfaz. - ¿Se archiva el mandato digital a prueba de auditorías?
Sí, cada documento firmado mediante sproof contiene una pista de auditoría a prueba de manipulaciones. Junto con el certificado digital, cumple todos los requisitos de archivado a prueba de auditorías y proporciona una cadena de pruebas sin fisuras. - ¿Las empresas (B2B) también pueden firmar?
Sí, por supuesto. sproof Fastlane es ideal para procesos B2B. Incluso los representantes autorizados o los firmantes autorizados de las empresas pueden firmar digitalmente los mandatos comerciales SEPA de forma legalmente segura; si lo deseas, también con la Firma Electrónica Cualificada (QES), que es legalmente equivalente a una firma manuscrita.
Otros casos de uso: coloca el Fastlane donde tus casos de uso lo requieran →
