¡Ya era hora! Es hora de adaptar los procesos comerciales para que funcionen de manera más efectiva y segura. En el mundo empresarial, los flujos de trabajo digitales en constante mejora están ayudando a lograrlo. Cada vez hay más plataformas y soluciones que brindan un remedio para procesos absolutamente estándar hasta aplicaciones especiales de nicho. Uno de estos procesos estándar, que puede mejorarse significativamente gracias a las soluciones digitales, es la recogida de firmas.

En este artículo, explicamos qué es un “flujo de trabajo de firma” digital y cómo usted, su empresa o su red pueden recibir ayuda si confía en una digitalización significativa para este caso de uso.

Analógico versus digital: ¿Cómo se recogen las firmas?

Por supuesto, existe la variante de la “vieja escuela”: firmar con lápiz sobre papel. Visto de forma aislada, esto tampoco cuesta mucho, especialmente si usted mismo es la persona que firma, y a veces parece más “elegante” o incluso más formal. Especialmente combinado con una reunión física. La firma manuscrita es legalmente válida de todos modos.

Una segunda mirada revela la “cola de rata”: un proceso muy complejo, laborioso y que requiere muchos recursos (impresión, escaneo, estampado, envío, espera de devolución, etc.). Esto también significa: pausas en los medios que diluyen el valor probatorio, un archivo que requiere mucho tiempo y, por último, pero no menos importante, obtener o esperar un contrato listo para firmar y devuelto requiere mucho tiempo.

La alternativa ya conocida: la firma digital o electrónica
Técnicamente, es un método criptográfico basado en algoritmos de cifrado asimétricos. Esto permite verificar la autenticidad del documento y la identidad del firmante.

Lo que es técnicamente complejo y altamente seguro en segundo plano está oculto en primer plano por una interfaz de usuario fácil de usar. Al final, la firma digital legalmente válida es tan fácil como hacer una transferencia en línea.

Básicamente, existen diferentes formas de firmar digitalmente: simple, avanzada y calificada. A pesar de la apariencia superficialmente idéntica de las firmas digitales en el documento final, el estado de cada tipo de firma digital y su naturaleza vinculante son diferentes”.

Dr. Fabian Knirsch (CEO y cofundador, sproof GmbH)

En el caso de una simple firma electrónica o leyenda, no es posible detectar manipulación.

En resumen, solo una firma que sea verificable por un servicio de verificación aprobado públicamente puede clasificarse como legalmente conforme. Plataformas como sproof sign se especializan en la creación de firmas al más alto nivel, así como en la verificación integrada de cualquier documento.

Sin fronteras, simple, digital. Obtención de firmas con una plataforma de firma electrónica (en el contexto corporativo).

Las plataformas de firma permiten mapear en mayor o menor medida los procesos de firma digital, también conocidos como flujos de trabajo de firma. La importancia es particularmente importante a la hora de obtener firmas. Sproof Sign está 100% especializada en la emisión y obtención de firmas y convence con los flujos de trabajo mencionados.

Pero, ¿qué es un flujo de trabajo en el contexto de la firma de documentos?

En general, un flujo de trabajo se considera una secuencia estructurada de pasos de trabajo para lograr un objetivo o resultado específico. Los pasos de trabajo individuales, su orden, responsabilidades y dependencias se determinan para llevar a cabo el trabajo de manera eficiente y efectiva.

Lo mismo se aplica a la recogida de firmas. Una buena herramienta de firma electrónica permite mapear todos los procesos de aprobación imaginables para ahorrar tiempo y recursos de personal. Todo se hace con el cumplimiento garantizado de los más altos estándares de seguridad y cumplimiento en las empresas.

El poder del flujo de trabajo: obtenga firmas digitales externas en solo 5 pasos

Agregar contactos comerciales

¡Naturalmente! Si quiero liberar un documento para su firma, el primer paso es conocer los datos de contacto. En la mayoría de los casos, las solicitudes de firma se procesan a través de la dirección de correo electrónico, ya que la dirección de correo electrónico ya es una buena base para autenticar a la otra persona. En el caso de las firmas electrónicas avanzadas (FES), la prueba de identidad está directamente vinculada a la dirección de correo electrónico personal. De acuerdo con esto, la otra persona emite una firma digital con la misma dirección de correo electrónico que se utilizó para la solicitud de firma.

Una ventaja de una plataforma de firma electrónica es la gestión sencilla de los datos de contacto justo al principio de la solicitud de firma. Por regla general, los contactos de uso frecuente se sugieren automáticamente durante los procesos de recopilación y todos los datos de contacto se introducen automáticamente en un sistema simplificado de gestión de contactos donde se pueden ver y editar.

Definir el estándar de firma

Como ya se ha descrito en detalle, la norma de firma es esencial con respecto al valor probatorio deseado de una firma solicitada. Es importante saber que puede definir el estándar de firma para la contraparte de firma, pero no es necesario. Si, por ejemplo, el contrato es de gran importancia formal, puede exigirse la firma electrónica cualificada o excluirse técnicamente otros tipos de firmas. Si la otra persona no tiene la oportunidad de firmar de manera calificada, una herramienta de firma electrónica lo guiará automáticamente a través del proceso de identificación

Definir secuencias y roles

Hay varios casos de uso en los que desea evitar que varios contactos reciban un documento para su firma al mismo tiempo. Un caso de uso puede ser que la dirección firme después de los representantes de otros dos departamentos y, finalmente, la secretaría reciba el documento para su visualización o descarga final.

Definir la posición de la firma

Una de las características más importantes de cualquier plataforma de firma es la “Definición de marcadores de posición para firmas”. Puede especificar exactamente de qué lado, quién tiene que firmar dónde. Con el signo de prueba, también se puede ajustar el tamaño de la tarjeta de firma.

Establecer una fecha límite para firmar y enviar recordatorios

En el último paso del flujo de trabajo, la mayoría de las soluciones de firma todo en uno le permiten establecer una fecha límite, escribir un texto de invitación amigable (para específico) y, lo que es más importante, recordar automáticamente al destinatario esa fecha límite. De este modo, la tasa de éxito de la recepción oportuna del documento refrendado aumenta considerablemente. Sin mencionar que este flujo de trabajo minimiza significativamente el “tiempo de decisión” de todos modos.

(Opcional:) Verifique las firmas recibidas directamente en el signo de prueba

Como se mencionó, es importante crear un entendimiento de que la firma electrónica calificada y avanzada garantiza el más alto nivel de seguridad porque su validez se puede validar muy fácilmente. Un mecanismo de verificación directamente integrado, como el disponible en el signo de prueba, permite una trazabilidad y seguridad completas para procesos de aprobación importantes.

La firma digital desde el punto de vista del invitado

Es esencial para la persona que invita que todas las firmas se devuelvan a tiempo. Una entrada de bajo umbral en la plataforma de firmas es crucial. Sproof Sign ha simplificado este proceso:

• Como se describe, la persona que invita envía el documento para su firma por correo electrónico.
  
• La persona invitada recibe el correo electrónico, hace clic en el enlace y puede firmar el documento directamente sin registrarse (!).
  
• Si se requiere una firma cualificada y el invitado aún no tiene una identificación QES existente (la capacidad de firmar de forma cualificada), el invitado pasará directamente por el proceso de identificación posterior al registro.
  
• Para el invitado, nunca hay (!) Costar.
  
• Si ya es un usuario de firma de prueba, por supuesto, puede almacenar el documento o, si lo desea, reenviarlo para otra firma, ponerlo en la pila, delegar solicitudes de firma, etc.

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Solo puede encontrar esto en el signo de prueba. Hemos tratado de dar a nuestros usuarios el comienzo más fácil posible en el mundo de las firmas digitales. Con una cuenta privada gratuita, puedes empezar a utilizar la plataforma inmediatamente y hacer tú mismo tus primeras firmas digitales u obtenerlas sin barreras en toda Europa.