SEPA mandaatide digitaalne allkirjastamine

Kõige olulisemad faktid lühidalt

• Õiguskindlus: digitaalsed SEPA-mandaadid on täielikult õiguslikult kehtivad vastavalt eIDAS-määrusele (FES või QES).
  
• Enam ei ole vaja trükkida: digitaalne andmeedastus loetamatute skaneeringute käsitsi sisestamise asemel.
  
• Kiirus: sproof Fastlane’i abil võtab kogumine ja allkirjastamine vähem kui 2 minutit.
  
• Hübriidvõimsus: sproof Fastlane katab lõhe paberi ja digitaalse vahel – lihtsalt füüsiliste dokumentide QR-koodi skaneerimisega.
  
• Parimad tavad: uurige , kuidas energia- ja infrastruktuuriteenuste pakkuja Salzburg AG on oma klienditeenindust optimeerinud digitaalse ümberkujundamise abil.

Miks tavapärased SEPA protsessid aeglustavad teie äri

Otsearvelduslubade käsitsi kogumine on tohutu ajaraiskamine ja jäänuk analoogmaailmast. Traditsiooniline protsess – välja printimine, posti teel saatmine, käsitsi allkirjastamine, skaneerimine ja e-posti teel tagastamine – ei ole mitte ainult tüütu teie klientide jaoks, vaid põhjustab ka tohutuid üldkulusid teie halduses:

• Vea allikas andmeedastuses: IBAN, nimi ja mandaadi viide tuleb käsitsi kanda (sageli loetamatutest) skaneeringutest ERP- või raamatupidamissüsteemi. See on veaohtlik ja kallis.
  
  
• Kõrge tühistamismäär: Iga meediakatkestus – näiteks trükkimiseks või postkasti minekuks – on takistus, mis paneb kliendid protsessist loobuma.
  
  
• Bürokraatlik ummikseis: loetamatu käekiri toob kaasa aeganõudvad parandussõlmed ja aeglustab makseprotsessi, mis koormab otseselt teie likviidsust ja seob väärtuslikke haldusressursse, mida võiks tegelikult kasutada produktiivsemate ülesannete täitmiseks.

Digitaalsed SEPA-mandaadid kaasaegsete makseprotsesside jaoks

Osaliselt või täielikult digitaalsele protsessile üleminek pakub palju rohkem eeliseid kui lihtsalt paberi kaotamine. Positiivne mõju laieneb kogu väärtusahelale.

Positiivne mõju optimeerib kogu teie haldustegevust:

• Märkimisväärselt lühemad töötlemisaegadest: Mandaadid vormistatakse päevade asemel minutite jooksul.

• Vigade vähendamine kontrollitud andmete sisestamise abil: Kuna kliendid sisestavad oma andmed digitaalselt etteantud vormiväljadele, ei esine sisestamisel edastusvigu. Valideerimisvahendid tagavad, et teie süsteemi sisenevad ainult täielikud ja õigesti vormistatud mandaadid.

• Kõrgem lõpetamismäär (konversioonimäär): Mida lihtsam on allkirjastamise protsess, seda väiksem on tühistamismäär.

• Märkimisväärne kulude vähenemine: säästate posti-, printimis- ja arhiveerimiskulusid ning väärtuslikku tööaega, mis kulub andmete käsitsi sisestamiseks.

• Tsentraliseeritud ja auditikindel haldamine: kõik volitused on digitaalselt arhiveeritud, neid saab kohe leida ja need on tänu sujuvale kontrolljäljele dokumenteeritud õiguskohaselt.

• Kaasaegne kliendikogemus: pakute oma klientidele kaasaegset, kasutajasõbralikku teenust ilma meedia katkestuseta.

Eriti paindlik: seda digitaalset protsessi saab kasutada ka hübriidvormina.

Kuidas väljastatakse SEPA otsearveldusmandaat digitaalselt?

Kui kasutate digitaalallkirja lahendust, näiteks sproof, saate automatiseerida kogu volituse väljastamise protsessi, kasutades malli, ja pakkuda oma klientidele hübriidlahendust.

SEPA otsekorralduse mandaadi loomisel peab dokument sisaldama teatavat kohustuslikku teavet. Need on järgmised:

• Võlgniku nimi ( kontoomanik:in)
• Aadress kohta võlgnik
• VõlgnikuIBAN
• Makse saaja ( võlausaldaja) nimi
• Võlausaldaja identifitseerimisnumber ( võlausaldaja ID)
• Mandaadi viide ( mandaadi kordumatu identifitseerimine)
• Volituse liik ( ühekordne otsekorraldus või korduv otsekorraldus)
• Viide õigusele hüvitisele ( nt “ma saan 8 nädala jooksul…”).
• Mandaadi kuupäev
• Allkiri kohta võlgnik

Ilma selle teabeta ei pruugi pangad volitusi töödelda.

sproof Fastlane võimaldab nende protsesside sujuvat integreerimist teie ettevõtte kujundusse. Pärast allkirjastamist kantakse andmed otse digitaalselt üle, mis muudab käsitsi kirjutamise täiesti ebavajalikuks.

Põhimõte on lihtne:

1. Valmistage ette: Ettevalmistate lepingu või vormi sproof signis ja paigutate dokumendile QR-koodi.
   
2. Saadetis: Dokument saadetakse teie klientidele tavalise postiteenuse kaudu.
   
3. Allkirjastage digitaalselt: Klient skaneerib QR-koodi oma nutitelefoniga. Allkirjastamise protsess algab kohe – ilma registreerimise või sisselogimise vajaduseta.
   
4. Lõpeta: Leping allkirjastatakse seaduslikult ja tagastatakse turvaliselt teie ettevõttele paari hiireklõpsuga.

Õiguslik alus: kas see on kehtiv?

Jah, digitaalse SEPA otsekorralduse volituse suhtes kohaldatakse ELis eIDASi määrust. Kuigi paljude volituste puhul piisab tekstivormist, nõuavad pangad riskide minimeerimiseks sageli kirjalikku vormi. Kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (QES) on 100% samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga ja pakub kohtus kõrgeimat tõenduslikku väärtust. Praktikas on täiustatud elektrooniline allkiri (AES) kujunenud tõhusaks keskteeks tavapäraste maksetehingute puhul. Õiguskindlus ja kiirus ei välista teineteist.

Parim tava: Salzburg AG

Salzburg AG: Digitale Souveränität und mehr als 250.000 Blatt Papier weniger durch den Wechsel zu sproof

Korduma kippuvad küsimused sel teemal

1. Mis on SEPA otsearveldusmandaat?
   SEPA otsekorraldusmandaat on kliendi poolt ettevõttele antud seaduslik volitus nõuda otse tema pangakontolt võlgnetavaid summasid. See on ühtlasi korraldus pangale makse teostamiseks.
   
2. Kas elektrooniline SEPA-mandaat on õiguslikult kehtiv?
   Jah, elektrooniline SEPA-mandaat on õiguslikult täielikult kehtiv, kui see vastab eIDASi standarditele. Tänu digitaalallkirjale (FES või QES) ja võltsimiskindlale kontrolliprotokollile on allakirjutanu isikusamasust veelgi lihtsam tõestada kui paberil. Pangad aktsepteerivad neid e-mandaate üldiselt, kuna need vastavad Euroopa maksenõukogu nõuetele.
   
3. Kas pangad aktsepteerivad digitaalseid mandaate?
   Jah, tingimusel, et allkirja standard (FES või QES) tõendab kahtlemata allakirjutaja autentsust.
   
4. Kas klient peab allkirjastamiseks looma sproof-konto?
   Ei. Teie kliendid saavad mandaadile alla kirjutada otse saadud lingi kaudu või pärast QR-koodi skaneerimist. Sproofis ei ole vaja registreeruda ega kontot luua, mis hoiab tühistamisprotsendi äärmiselt madalana.
   
5. Mis juhtub dokumendiga pärast selle allkirjastamist?
   Kui kõik osapooled on allkirjastanud, saavad nii teie kui ka teie kliendid allkirjastatud dokumendi automaatselt PDF-vormingus e-posti teel. Andmeid saab ka otse teie juhtivasse süsteemi (nt ERP- või raamatupidamissüsteemi) liidestuse kaudu edastada.
   
6. Kas digitaalsed volitused on arhiveeritud auditikindlalt?
   Jah, iga sproofiga allkirjastatud dokument sisaldab võltsimiskindlat kontrolljälge. Koos digitaalse sertifikaadiga vastab see kõigile auditi tõkestava arhiveerimise nõuetele ja tagab katkematu tõendamisahela.
   
7. Kas ka ärikliendid (B2B) võivad allkirjastada?
   Jah, absoluutselt. sproof Fastlane on ideaalne B2B protsesside jaoks. Isegi ettevõtete volitatud esindajad või allkirjaõiguslikud isikud saavad SEPA ärimandaate õiguslikult turvaliselt digitaalselt allkirjastada – soovi korral ka kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga (QES), mis on õiguslikult samaväärne omakäelise allkirjaga.

Täiendavad kasutusjuhtumid: Paigutage Fastlane sinna, kus teie kasutusjuhtumid seda nõuavad →