Digitaalallkiri (või e-allkiri, e-allkiri jne) on muutunud ettevõtete ja üksikisikute jaoks asendamatuks vahendiks, et hallata dokumente tõhusamalt ja keskkonnasõbralikumalt. Selles artiklis anname hüppelaua kõigile, kes soovivad vana protsessi – dokumentide allkirjastamist – ajakohastada.

Mis on digitaalallkiri?

Digitaalallkiri on turvaline ja tõhus viis lepingute allkirjastamiseks digitaalkeskkonnas, mis on alternatiiviks käsitsi kirjutatud allkirjadele.

Digitaalallkiri toimib nagu inimese sõrmejälg, sest igal dokumendil on oma unikaalne elektrooniline sõrmejälg. Ühelgi teisel dokumendil ei saa olla sama digitaalallkirja. Kui digitaalne dokument on “pitseeritud” allkirjaga, saab seda tõestada:

• faili ei ole pärast allkirjastamist muudetud (terviklikkus).
  
• konkreetne isik on dokumendile alla kirjutanud (autentimine).
  
• allakirjutanu on tegelikult alla kirjutanud. Isik ei saa pärast digitaalallkirja loomist eitada, et ta on dokumendile alla kirjutanud.
  
• dokument ei ole võltsitud.

Digitaalallkirju kasutatakse juba praegu paljudes tööstusharudes mitmesugustel kasutusviisidel.

Mis ei ole (kehtiv) digitaalallkiri?

Ainult allkirja, mida saab kontrollida ka heakskiidetud veebipõhise kontrollteenuse abil (nt Acrobat Reader, RTR või otse sproof sign), saab liigitada õiguskohaseks.

Käsitsi kirjutatud allkirja skaneeritud kujutis ei anna õiguspäraselt allkirjastatud dokumenti ja ei ole õiguspärane!

eIDAS-määrus reguleerib Euroopas, kuidas dokumente saab allkirjastada õiguslikult kehtival ja kontrollitaval viisil. Lisateavet selle kohta leiate siit.

Kuidas PDF-dokumente digitaalselt allkirjastada

Kehtiva digitaalallkirja andmine (PDF) dokumendile on tehniliselt keerukas protsess, mis kulgeb dokumendi digitaalallkirjastamise korral märkamatult taustal.

See muudab korrektse digitaalallkirja väga erinevaks lihtsalt skaneeritud käsitsi kirjutatud allkirja sisestamisest.

Kehtiv digitaalallkiri võimaldab tuvastada dokumendi hilisemad muudatused. See ei ole nii, kui lihtsalt sisestada pilte.

Nii toimib digitaalne tõenduskavatsus koos allkirja platvormiga:

Samm 1: Laadige üles ja konverteerige

Kõigepealt laadite oma dokumendi üles veebis oma konto kaudu allkirjastamisplatvormi kaudu. Dokument teisendatakse PDF-dokumendiks.

2. samm: Digitaalse allkirja kinnitamine

Allkirja enda jaoks on vaja digitaalset sertifikaati, mis tõendab teie kui allakirjutaja identiteeti. See luuakse teie jaoks juba siis, kui registreerute allkirjastamisplatvormil. Kui soovite allkirjastada kõrgeima standardi ehk kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga, tehakse see samm riiklikult tunnustatud sertifitseerimisasutuses.

Allkirjaplatvormi puhul on teil võimalus oma allkirja kohandada (sarnaselt käsitsi kirjutatud versioonile) ja luua oma allkirja stiil.

3. samm: Dokumendi ja allkirjade krüpteerimine

Viimases etapis krüpteeritakse kogu leping, sealhulgas lisatud allkirjad, krüptograafiliselt. Luuakse nn hash-väärtus. Leping muutub võltsimiskindlaks ja kontrollitavaks.

Lisatud allkirjadel on kõrgeim tõenduslik väärtus ja neid ei saa enam võltsida.

Loomulikult saab allkirjastatud lepinguid alla laadida, saata või salvestada mis tahes kohas.

Kas ma saan ka Wordis või muudes Office’i programmides digitaalselt allkirjastada?

Põhimõtteliselt saab ka paljusid failivorminguid digitaalselt allkirjastada. Lisatud digitaalallkirja muutumatuse eelduseks on aga see, et iga dokument muudetakse kõigepealt PDF-dokumendiks. Teatavasti ei saa PDF-dokumente enam muuta (erinevalt näiteks docx-dokumentidest).
Digitaalse allkirjastamise platvormid teisendavad paljud failivormingud automaatselt korrektseks PDF-dokumendiks, tavaliselt dokumendi üleslaadimisel.

Kuidas saada digitaalallkirja?

Digitaalse allkirja saamiseks on mitu võimalust.

1. Registreerimine digitaalallkirja platvormil (FES)

Nagu varem selgitatud, on digitaalallkirja loomine digitaalallkirjaplatvormi keskne element. Väljakujunenud ja tuntud lahendused on näiteks DocuSign, AdobeSign või uuemad Euroopa lahendused nagu sproof sign või yousign, mis on samuti spetsialiseerunud Euroopa ettevõtetes kasutamisele.

Täiustatud elektrooniline allkiri luuakse teie jaoks registreerimise ajal.

2. Identifitseerimine allkirja platvormi abil (QES)

Paljud teenusepakkujad pakuvad kasutajatele ka kvalifitseeritud elektroonilist allkirja, mis on sügavalt rakendusse integreeritud. Lisaks selle allkirjastamisstandardi kõrgele tõenduslikule väärtusele saate kasu paljudest võimalustest oma allkirjastamisprotsessi individuaalseks kujundamiseks.

3. Identifitseerimine valitsuse teenusega (QES; nt mobiiltelefoni allkiri).

Austrias on enam kui 50%-l kodanikest juba mobiiltelefoni allkiri. Selle annavad välja ametiasutused ja see vastab kvalifitseeritud elektroonilise allkirja standardile.

Digitaalallkirja õiguslikult siduv olemus

Kehtiv leping sõlmitakse, kui mõlemad pooled väljendavad oma nõusolekut. Üldjuhul jätab seadusandja lepinguosaliste otsustada, kas sõlmida leping suuliselt, kirjalikult või elektrooniliselt. Seda nimetatakse vormivabaduseks.

Kui valite digitaalallkirja lahenduse, on teil see eelis, et kõik allkirjad on PDF-faili integreeritud muutumatul ja võltsimiskindlal viisil.

On vaid mõned erandid, mille puhul elektrooniline allkiri on seadusega endiselt välistatud, hoolimata pidevatest seadusandlikest kohandustest. Üks näide: testament.

Mõlemal juhul on vaja valida õige e-allkirja standard sõltuvalt lepingust.

Selleks on kehtestatud kolm standardit, mis on määratletud eIDASi määruses ja mis moodustavad õigusliku raamistiku.

• EES: lihtne elektrooniline allkiri
  
• FES: täiustatud elektrooniline allkiri
  
• QES: kvalifitseeritud elektrooniline allkiri

Kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (QES) vastab kõrgeimatele kvaliteedikriteeriumidele ja on juriidiliselt 100% samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga.

Kuna õiguslikud tagajärjed võivad olla väga erinevad, on sellised tegurid nagu rakenduskulud, kasutusmugavus (kliendikogemus), õigusaktid, ettevõtte poliitika ja hinnatud äririsk tavaliselt otsustavad, millist meetodit tuleks konkreetses olukorras kasutada.

Selleks võite kasutada järgmist otsustusjuhendit.

Seega mõjutavad elektrooniliste allkirjade jaoks õige standardi valikut kaks tegurit:

• Vastutusriskid, tegevusriskid
  
• Seadusandlikud nõuded

Digitaalallkirjaplatvormi eelised on järgmised.

• võib e-allkirja standardit igal ajal muuta, sõltuvalt lepingu tüübist
  
• suutma välisallkirjade hankimisel siduvalt täpsustada soovitud e-allkirja standardit.

Euroopa allkirja pakkujad on keskendunud peamiselt kahele kõrgeimale digitaalallkirja standardile.

sproof sign on ekspert kvalifitseeritud elektrooniliste allkirjade (QES) valdkonnas .

Kas skaneeritud allkiri või allkirja kujutis on kehtiv?

Mõiste “skaneeritud allkiri” tähendab, et tegemist on käsitsi kirjutatud allkirja digitaalse kujutisega. Selleks teisendatakse originaalallkiri paberkandjal skänneri või kaamera abil digitaalsesse vormingusse (.jpg, .doc, .pdf jne).

Põhimõtteliselt on sellised skaneeritud allkirjad kehtivad seni, kuni vastava tahteavalduse kirjalik vorm puudub.

Allkirjastatud koopia ei ole õiguslikult kehtiv, sest allakirjutajat ei ole võimalik tuvastada ja nõusolekut ei saa tõendada.

Skaneeritud allkirja on lihtne võltsida, nii et allkirjastatud lepingu saaja saab selle hõlpsasti kopeerida (#SnippingTool #Screenshot). On ilmselge, et see ei ole seaduslik.

Skaneeritud allkirjal ei ole kohtus tõenduslikku väärtust, kuna see on ainult teie originaalallkirja koopia. Ilma tõendita, kuidas allkiri on tehtud, loetakse seda lihtsalt koopiaks ja mitte autentseks allkirjaks. Seetõttu on see kehtetu, eriti äritehingute puhul.

Mis vahe on digitaalallkirjal ja elektroonilisel allkirjal?

Terminid “elektrooniline allkiri” ja “digitaalallkiri” võib kergesti segi ajada. Sageli kasutatakse neid mõisteid omavahel, kuid rangelt võttes ei ole need üks ja sama asi.

Elektrooniline allkiri (või e-allkiri) on juriidilise lepingu sõlmimise meetod digitaalkeskkonnas. See on nii-öelda paberdokumendi allkirjastamise digitaalne ekvivalent.

Kui elektrooniline allkiri tõendab dokumendi allkirjastaja nõusolekut, siis digitaalallkiri on tõend dokumendi autentsuse kohta. See tähendab, et dokumendi ja allkirja kombinatsioon on tehniliselt kujundatud ja krüpteeritud nii, et leping on võltsimiskindel. Nii sulanduvad või toimivad tingimused kokku nii, et digitaalne leping muutub kontrollitavaks ja õiguslikult jõustatavaks.

Digitaalse (Euroopa) allkirja platvormi eelised

Ülimalt turvaline pilv, mis on kohe kasutusvalmis.

sproof sign on veebipõhine lahendus lepingute digitaalseks allkirjastamiseks ja töötab kõigis mobiilseadmetes (lauaarvuti, nutitelefon, tahvelarvuti). sproof signi peakorter asub Austrias ja kõik andmed on varundatud ainult ELi andmekeskustes. Tagame GDPR-i vastavuse kõikidel tasanditel nii meie kui ka meie alltöövõtjate jaoks. Neid garantiisid pakume oma klientidele andmetöötluslepingus (DPA), mis põhineb ELi standardsetel lepingutingimustel ja pakub seega ka kõrgeimat õiguskindlust.

Liidesed ja olemasolevad süsteemid

• sproof sign integreerub sujuvalt teie olemasolevatesse süsteemidesse
  
• Allkirjastamine otse populaarsetes tööriistades, nagu MS Teams, Word, Google Drive jne (kõigiintegratsioonide loetelu).
  
• Ühekordne sisselogimine
  
• Lihtne API kohandatud kasutusjuhtumite jaoks (API dokumentatsioon)

Dokumentide säilitamine ja edusammude jälgimine

Olulisi lepinguid hoitakse keskselt, selgelt, ülimalt turvaliselt ja krüpteeritult. Sellegipoolest on dokumentidele juurdepääs igal ajal ja igast asukohast võimalik. Lisaks saab igal ajal vaadata allkirjastamisprotsesside kulgu ja vajadusel saata meeldetuletusi.

Kvalifitseeritud (QES) ja täiustatud (FES) elektrooniline allkirjastamine, sh identifitseerimine.

sproof sign toetab kõiki elektrooniliste allkirjade tüüpe (lihtsad, täiustatud ja kvalifitseeritud) vastavalt eIDASi määrusele ning paljudele teistele ülemaailmselt kasutatavatele allkirjastamisstandarditele (nt FDA vastavus). Nad allkirjastavad nii teie organisatsiooni sees kui ka väliste partnerite, tarnijate või klientidega.

Partii allkiri: Lepingute üheaegne allkirjastamine

Partii allkirja abil saab lugematuid dokumente digitaalselt ja seaduslikult allkirjastada ühe toiminguga. See on tohutu aja kokkuhoid.

Dokumendikaust: Lepingute saatmine samal ajal

Ühendage mitu dokumenti digitaalselt kokku ja saatke need koos allkirjastamiseks. See säästab palju aega nii teile kui ka adressaatidele.

Ettevõtte kaubamärk, ettevõtte templid ja allkirjastamisstiilid

Olenemata sellest, kas olete suur meeskond või üksikkasutaja. Proof sign’is saab ettevõtte logo salvestada ettevõtte templiks. Samuti saate luua erinevaid allkirjastamisstiile erinevatel eesmärkidel.

eID Hub: Allkirjade kogumine kogu Euroopas

Kvalifitseeritud allkiri on juriidiliselt samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga kogu Euroopas.
Sproof sign võimaldab oma ainulaadse kasutajaliidese abil allkirjastada lepinguid erinevate kvalifitseeritud allkirjade pakkujatega. See on tohutu eelis õiguslikult kehtivate allkirjade hankimisel ja väljastamisel.
Siit leiate ülevaate kõigist integreeritud usaldusteenuse pakkujatest →

Kontrollida allkirju ja laadida alla katseprotokolle

Lisatud elektrooniliste allkirjade kehtivust saate kontrollida otse sproof sign’is hiireklikiga. Samuti saate alla laadida iga allkirjastamiskäigu kohta auditiaruande ja näha, kes millise sertifikaadiga ja millal allkirjastas.

Meeskonna juhtimine ja asendamise korraldus

sproof sign võimaldab lihtsat kasutajate ja õiguste haldamist ühe plaani raames. Lisaks saab allkirja kvooti tsentraalselt hallata ja teha erinevaid olulisi seadistusi kogu plaani jaoks.

Toetus ja akadeemia

sproof sign on tuntud oma kiire ja paindliku toetuse poolest. Sproof sign Academy on tasuta koolitusportaal, mis aitab teil ja teie töötajatel kiiresti alustada.

Läbipaistev hinnakujundus ilma varjatud kuludeta

Meie eesmärk on olla sobiva allkirjaandja leidmisel konkurentsitult parim pakkuja. Seejuures peame väga oluliseks õiglust ja läbipaistvust. Kaks väärtust, mis kujundavad meie ettevõtluskultuuri. Need väärtused määravad ka meie lahenduse hinnakujunduse ettevõtlussegmendis.