Digitaalallkiri (või e-allkiri, e-allkiri jne) on muutunud ettevõtete ja eraisikute jaoks asendamatuks vahendiks, et hallata dokumente tõhusamalt ja keskkonnasõbralikumalt. Selles artiklis anname lähtepunkt kõigile, kes soovivad vana protsessi – dokumentide allkirjastamise – ajakohastada.

Mis on digitaalallkiri?

Digitaalallkiri on turvaline ja tõhus meetod lepingute allkirjastamiseks digitaalkeskkonnas, mis on alternatiiviks käsitsi kirjutatud allkirjadele.

Digitaalallkiri toimib nagu inimese sõrmejälg, sest igal dokumendil on oma unikaalne elektrooniline sõrmejälg. Ühelgi teisel dokumendil ei saa olla sama digitaalallkirja. Kui digitaalne dokument on “pitseeritud” allkirjaga, saab tõestada, et

• faili ei ole pärast allkirjastamist muudetud (terviklikkus).
  
• konkreetne isik on dokumendile alla kirjutanud (autentimine).
  
• allakirjutanu on dokumendile tegelikult alla kirjutanud. Isik ei saa pärast digitaalallkirja loomist eitada, et ta on dokumendile alla kirjutanud.
  
• dokument ei ole võltsitud.

Digitaalallkirju kasutatakse juba praegu paljudes tööstusharudes mitmesugustes rakendustes.

Mis ei ole (kehtiv) digitaalallkiri?

Ainult allkirja, mida saab kontrollida ka volitatud veebipõhise kontrollteenuse abil (nt Acrobat Reader, RTR või otse sproof sign), saab liigitada õiguskohaseks.

Käsitsi kirjutatud allkirja skaneeritud kujutis ei loo seaduslikult allkirjastatud dokumenti ega ole õiguslikult kehtiv!

eIDAS-määrus reguleerib Euroopas, kuidas dokumente saab allkirjastada õiguslikult kehtival ja kontrollitaval viisil. Lisateavet saate siit.

Kuidas töötab PDF-dokumentide digitaalne allkirjastamine

Kehtiva digitaalallkirja andmine (PDF) dokumendile on tehniliselt keeruline protsess, mis toimub dokumendi digitaalsel allkirjastamisel märkamatult taustal.

See muudab korrektse digitaalallkirja väga erinevaks lihtsalt skaneeritud käsitsi kirjutatud allkirja sisestamisest.

Kehtiv digitaalallkiri võimaldab dokumendi hilisemat muutmist ära tunda. See ei ole nii, kui lihtsalt sisestatakse pilte.

Nii toimib digitaalne kavatsuste tõendamine allkirjaplatvormi abil:

1. samm: üleslaadimine ja konverteerimine

Kõigepealt laadite oma dokumendi üles internetis oma konto kaudu allkirjastamisplatvormile. Dokument teisendatakse PDF-dokumendiks.

2. samm: digitaalallkirja rakendamine

Allkirja enda jaoks on vaja digitaalset sertifikaati, mis tõendab teie kui allakirjutanu isikusamasust. See luuakse teie jaoks, kui registreerite end allkirjastamisplatvormil. Kui soovite allkirjastada kõrgeima standardi ehk kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga, teeb selle sammu riiklikult tunnustatud sertifitseerimisasutus.

Allkirjaplatvormi puhul on teil võimalus oma allkirja kohandada (sarnaselt käsitsi kirjutatud versioonile) ja luua oma allkirja stiil.

3. samm: dokumendi ja allkirjade krüpteerimine

Viimases etapis krüpteeritakse kogu leping, sealhulgas lisatud allkirjad, krüptograafiliselt. Luuakse nn hash-väärtus. Leping muutub võltsimiskindlaks ja kontrollitavaks.

Lisatud allkirjadel on suurim tõenduslik väärtus ja neid ei saa enam võltsida.

Loomulikult saab allkirjastatud lepinguid alla laadida, saata või salvestada ükskõik kuhu.

Kas ma saan ka Wordis või muudes Office’i programmides digitaalselt allkirjastada?

Põhimõtteliselt saab ka paljusid failivorminguid digitaalselt allkirjastada. Selleks, et rakendatud digitaalallkirja ei saaks muuta, tuleb iga dokument siiski kõigepealt konverteerida PDF-dokumendiks. PDF-dokumendid on teadaolevalt muutmatud (erinevalt näiteks docx-dokumentidest).
Digitaalse allkirjastamise platvormid teisendavad paljud failivormingud automaatselt korrektseks PDF-dokumendiks, tavaliselt dokumendi üleslaadimisel.

Kuidas saada digitaalallkirja?

Digitaalse allkirja saamiseks on erinevaid viise.

1. registreerimine digitaalallkirjaplatvormi (FES) abil

Nagu juba selgitatud, on digitaalallkirja loomine digitaalallkirjaplatvormi keskne element. Väljakujunenud ja tuntud lahenduste hulka kuuluvad DocuSign, AdobeSign või uuemad Euroopa lahendused, nagu sproof sign või yousign, mis on samuti spetsialiseerunud spetsiaalselt Euroopa ettevõtetes kasutamiseks.

Registreerimisel luuakse teie jaoks täiustatud elektrooniline allkiri.

2. tuvastamine allkirja platvormi abil (QES)

Paljud teenusepakkujad varustavad kasutajaid ka kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga, mis on sügavalt rakendusse integreeritud. Lisaks selle allkirjastamisstandardi kõrgele tõenduslikule väärtusele saate kasu paljudest võimalustest oma allkirjastamisprotsessi kohandamiseks.

3. identifitseerimine riikliku teenusega (QES; nt mobiiltelefoni allkiri)

Austrias on enam kui 50%-l kodanikest juba mobiiltelefoni allkiri. Seda väljastavad ametiasutused ja see vastab kvalifitseeritud elektroonilise allkirja standardile.

Digitaalallkirja õiguslik kehtivus

Kehtiv leping on sõlmitud, kui mõlemad pooled väljendavad oma nõusolekut. Seadusandja jätab üldjuhul lepinguosaliste otsustada, kas nad sõlmivad lepingu suuliselt, kirjalikult või elektrooniliselt. Seda nimetatakse vormivabaduseks.

Kui valite digitaalallkirja lahenduse, on teil see eelis, et kõik allkirjad on PDF-faili integreeritud muutumatul ja võltsimiskindlal viisil.

On vaid väga vähe erandeid, kus elektroonilised allkirjad on seadusega endiselt välistatud, hoolimata pidevatest seadusemuudatustest. Üks näide: testament.

Mõlemal juhul on vaja valida õige e-allkirja standard sõltuvalt lepingust.

Selleks on kehtestatud kolm standardit, mis on määratletud eIDASi määruses ja mis moodustavad õigusliku raamistiku.

• EES: lihtne elektrooniline allkiri
  
• FES: täiustatud elektrooniline allkiri
  
• QES: kvalifitseeritud elektrooniline allkiri

Kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (QES) vastab kõrgeimatele kvaliteedikriteeriumidele ja on juriidiliselt 100% samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga.

Kuna õiguslikud tagajärjed võivad olla väga erinevad, on sellised tegurid nagu rakenduskulud, kasutusmugavus (kliendikogemus), õigusaktid, ettevõtte poliitika ja hinnatud äririsk tavaliselt otsustavad, millist meetodit tuleks konkreetses olukorras kasutada.

Selleks võite kasutada järgmist otsustusabi.

Seega mõjutavad elektroonilise allkirja jaoks õige standardi valikut kaks tegurit:

• Vastutusriskid, tegevusriskid
  
• Seadusandlikud nõuded

Digitaalallkirjaplatvormi eelised on järgmised.

• suutma igal ajal muuta e-allkirja standardit sõltuvalt lepingu tüübist
  
• suutma määrata soovitud e-allkirja standardit välisallkirjade hankimisel.

Euroopa allkirja pakkujad on keskendunud peamiselt kahele kõrgeimale digitaalallkirja standardile.

sproof sign on ekspert kvalifitseeritud elektrooniliste allkirjade (QES) valdkonnas .

Kas skaneeritud allkiri või allkirja kujutis on kehtiv?

Mõiste “skaneeritud allkiri” tähendab, et tegemist on käsitsi kirjutatud allkirja digitaalse kujutisega. Esialgne paberallkiri teisendatakse digitaalsesse vormingusse (.jpg, .doc, .pdf jne) skanneriga või kaameraga.

Põhimõtteliselt on sellised skaneeritud allkirjad kehtivad seni, kuni vastava tahteavalduse kirjalik vorm puudub.

Allkirjastatud koopia ei ole õiguslikult kehtiv, kuna allakirjutajat ei saa tuvastada ja nõusolekut ei saa tõendada.

Skaneeritud allkirja on lihtne võltsida, nii et allkirjastatud lepingu saaja saab selle hõlpsasti kopeerida (#SnippingTool #Screenshot). On ilmselge, et see ei ole seaduslik.

Skaneeritud allkirjal ei ole kohtus tõenduslikku väärtust, kuna see on ainult teie originaalallkirja koopia. Ilma tõendita, kuidas allkiri on tehtud, peetakse seda lihtsalt koopiaks ja mitte autentseks allkirjaks. Seetõttu on see kehtetu, eriti äritehingute puhul.

Mis vahe on digitaalallkirjal ja elektroonilisel allkirjal?

Terminid “elektrooniline allkiri” ja “digitaalallkiri” võib kergesti segi ajada. Neid mõisteid kasutatakse sageli omavahel, kuid rangelt võttes ei ole need üks ja sama asi.

Elektrooniline allkiri (või e-allkiri) on juriidilise lepingu sõlmimise meetod digitaalkeskkonnas. See on nii-öelda paberdokumendi allkirjastamise digitaalne ekvivalent.

Kui elektrooniline allkiri tõendab dokumendi allkirjastaja nõusolekut, siis digitaalallkiri on tõend dokumendi enda autentsuse kohta. See tähendab, et dokumendi ja allkirja kombinatsioon on tehniliselt kujundatud ja krüpteeritud nii, et leping on võltsimiskindel. Seega ühinevad või toimivad tingimused nii, et digitaalne leping muutub kontrollitavaks ja õiguslikult jõustatavaks.

Digitaalse (Euroopa) allkirja platvormi eelised

Ülimalt turvaline pilv, mis on valmis

sproof sign on veebipõhine lahendus lepingute digitaalseks allkirjastamiseks ja töötab kõigis mobiilseadmetes (lauaarvuti, nutitelefon, tahvelarvuti). sproof sign asub Austrias ja kõik andmed on varundatud ainult ELi andmekeskustes. Tagame GDPR-i vastavuse kõikidel tasanditel, nii meie kui ka meie alltöövõtjate puhul. Pakume oma klientidele neid garantiisid tellitud andmetöötluslepingus (DPA), mis põhineb ELi standardsetel lepingutingimustel ja pakub seega ka kõrgeimat õiguskindlust.

Liidesed ja olemasolevad süsteemid

• sproof sign saab sujuvalt integreerida teie olemasolevatesse süsteemidesse
  
• Allkirjastamine otse tavalistes tööriistades, nagu MS Teams, Word, Google Drive jne (kõikideintegratsioonide loetelu).
  
• Ühekordne sisselogimine
  
• Lihtne API kohandatud kasutusjuhtumite jaoks (API dokumentatsioon)

Dokumentide säilitamine ja arengu kontroll

Olulisi lepinguid hoitakse keskses kohas selgelt, ülimalt turvaliselt ja krüpteeritult. Sellegipoolest on dokumentidele igal ajal ja igast asukohast juurdepääs. Lisaks saab igal ajal vaadata allkirjastamisprotsesside kulgu ja vajaduse korral saata meeldetuletusi.

Kvalifitseeritud (QES) ja täiustatud (FES) elektrooniline allkirjastamine, sh identifitseerimine.

sproof sign toetab kõiki elektrooniliste allkirjade tüüpe (lihtsad, täiustatud ja kvalifitseeritud) vastavalt eIDAS-määrusele ning paljudele teistele ülemaailmselt kasutatavatele allkirjastamisstandarditele (nt FDA vastavus). Saate allkirjastada nii oma organisatsiooni sees kui ka väliste partnerite, tarnijate või klientidega.

Partii allakirjutamine: allkirjastage lepingud korraga

Partii allkirja abil saab lugematuid dokumente digitaalselt ja seaduslikult allkirjastada ühe toiminguga. See on tohutu aja kokkuhoid.

Dokumendikaust: saatke lepingud samal ajal välja.

Kinnitage mitu dokumenti digitaalselt kokku ja saatke need koos allkirjastamiseks. See säästab palju aega nii teile kui ka saajale.

Ettevõtte kaubamärk, ettevõtte templid ja allkirjastamisstiilid

Ükskõik, kas olete suur meeskond või üksik kasutaja. Proof signis saate salvestada oma ettevõtte logo ettevõtte templiks. Samuti saate luua erinevaid allkirjastamisstiile erinevatel eesmärkidel.

eID Hub: allkirjade hankimine kogu Euroopas

Kvalifitseeritud allkiri on juriidiliselt samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga kogu Euroopas.
sproof sign võimaldab tänu oma unikaalsele kasutajaliidesele allkirjastada lepinguid erinevate kvalifitseeritud allkirja pakkujatega. See on tohutu eelis õiguslikult kehtivate allkirjade hankimisel ja väljastamisel.
Kliki siia, et saada ülevaade kõigist integreeritud usaldusteenuse pakkujatest →

Allkirjade kontrollimine ja katsearuannete allalaadimine

Rakendatud elektrooniliste allkirjade kehtivust saate kontrollida otse sproof signis hiireklikiga. Samuti saate alla laadida iga allkirja täitmise kohta katsearuande ja näha, kes millise sertifikaadiga ja millal allkirjastas.

Meeskonna juhtimine ja asendamise reeglid

sproof sign võimaldab lihtsat kasutajate ja õiguste haldamist plaanis olevate kasutajate jaoks. Lisaks saab allkirja kvooti hallata tsentraalselt ja teha mitmesuguseid olulisi seadistusi kogu plaani jaoks.

Toetus ja akadeemia

sproof sign on tuntud oma kiire ja paindliku toetuse poolest. Sproof sign Academy on tasuta koolitusportaal, mis aitab teil ja teie töötajatel kiiresti alustada.

Läbipaistev hinnakujundus ilma varjatud kuludeta

Meie eesmärk on olla sobiva allkirjaandja leidmisel konkurentsitult parim pakkuja. Seejuures rõhutame õiglust ja läbipaistvust. Kaks väärtust, mis iseloomustavad meie ettevõtluskultuuri. Need väärtused määravad ka meie lahenduse hinnakujunduse ettevõtlussegmendis.