ÖH FH Upper Austria esindab üliõpilasi Ülem-Austria rakenduskõrgkooli ees. Lisaks üliõpilaste esindamise seaduslikule volitusele on ÖH FH OÖ avalik-õiguslik asutus, mille suhtes kehtivad arvukad määrused, seadused ja föderaalministeeriumi järelevalveorgan.
Ülem-Austria rakenduskõrgkool (FH OÖ) pakub neljas kohas praktikale orienteeritud õppekursusi: Hagenberg (arvutiteadus, kommunikatsioon ja meedia), Linz (meditsiinitehnoloogia ja sotsiaalteadused), Steyr (äri ja juhtimine) ja Wels (tehnoloogia ja loodusteadused). Alates asutamisest 1993. aastal on Ülem-Austria rakenduskõrgkoolist kujunenud juhtiv õppeasutus, kus 2023/2024. õppeaastal õpib üle 5000 üliõpilase.
Organisatsiooni nimi:
ÖH FH Upper Austria
Projekti lühikirjeldus:
Üliõpilaskonna digiteerimine: Digitaalallkirja kasutuselevõtt haldusprotsesside tõhustamiseks
Miks sproof sign:
sproof sign pakub märkimisväärset eelist, kuna võimaldab kutsuda väliseid inimesi e-posti teel allkirjastama. Need inimesed saavad seejärel hõlpsasti allkirjastada dokumente kogu ELis, kasutades mitmesuguseid allkirjastusmeetodeid.
Kuidas sündis otsus võtta kasutusele digitaalallkiri?
Üliõpilasliidus on erinevad esindus- ja haldustasandid. See nõuab igapäevaselt erinevate dokumentide väljastamist ja maksete kinnitamist. Nende kasutusjuhtumite puhul on vaja kasutada kvalifitseeritud allkirja või alternatiivselt füüsilisi allkirju ja nende originaaldokumente. See on tõesti aeganõudev protsess. Selleks, et saaksime rohkem aega investeerida oma tegelikku ülesandesse, milleks on esindustöö, oleme otsustanud oma haldusprotsessid ja -ülesanded digitaliseerida ja moderniseerida. Sel põhjusel oleme ühendanud sproof signi ka meie sisemise eelarve haldamise vahendiga, et tulevikus saaksime dokumendid digitaalselt allkirjastada 3 vajaliku inimese poolt, ilma et peaksime neid e-postiga vahetama ja ringi saatma.
Millised kriteeriumid olid teie jaoks otsustavad õige e-allkirja teenusepakkuja leidmisel?
Sobiva e-allkirja teenusepakkuja otsimisel olid meie jaoks määravaks mitmed kriteeriumid. Oluline aspekt oli API-ühendus, kuna meil on vaja seda ehitada kolmanda osapoole süsteemist. Lisaks oli oluline, et ka väliseid isikuid oleks võimalik hõlpsasti e-posti teel allkirjastama kutsuda. Teine kriteerium oli tarkvara kasutajasõbralikkus ja kaasaegsus, mis pidi kajastuma intuitiivses kasutajaliideses. Pakkuja, kes ühendab kõik need nõuded taskukohases tarkvaras, on meie jaoks suur eelis ja ma arvan, et see on väga suur plusspunkt sproof sign’ile. Nendel põhjustel otsustasime ka meie sproofiga koostööd teha.
Millistel kasutusjuhtudel kasutatakse digitaalallkirja?
Me kasutame digitaalallkirja erinevate rakenduste jaoks. Ühest küljest kasutame neid maksete kinnitamiseks, mis võimaldab finantstehinguid kiiresti ja turvaliselt autoriseerida. Teisest küljest kasutame neid sisedokumentide puhul, et optimeerida tööprotsesse ja vähendada halduskoormust. Lisaks kasutame digitaalallkirja Ülem-Austria rakenduskõrgkooli üliõpilaste dokumentide puhul. Need dokumendid kinnitavad, et Austria Üliõpilaskonna (ÖH) üliõpilased täidavad teatavat funktsiooni. Digitaalne allkiri võimaldab meil neid kinnitusi koostada ja saata lihtsasti ja õiguskohaselt. Digitaalallkirja lai kasutusala võimaldab meil tõhusamalt töötada, tagades samal ajal meie dokumentide turvalisuse.
Kuidas toimis pilve integreerimine?
Pilve integreerimine viidi ellu partneri poolt ja see sujus tõrgeteta. API-integratsioon toimis hästi ja võimaldas meie olemasolevaid süsteeme sujuvalt uue allkirjalahendusega siduda. Samas on töötajate asjakohaste protsesside muutmine ja nende uute, kaasaegsete tööviisidega tutvustamine protsess, mis võtab aega.
Millistele andmeturbe- ja nõuetele vastavuse standarditele peab teie organisatsiooni tarkvaralahendus vastama?
Meie kui Ülem-Austria üliõpilasliit allume samuti tavapärastele eeskirjadele ja seadustele. Seetõttu peab meie digitaalallkirjade jaoks kasutatav tarkvaralahendus vastama mitmetele andmeturbe- ja nõuetele vastavuse standarditele. Ühest küljest on oluline, et allkirjalahendus vastaks ELi eIDASi määrusele, kuna see määratleb elektrooniliste allkirjade õigusliku raamistiku Euroopa Liidus. Lisaks peab tarkvara vastama kehtivatele riiklikele seadustele ja määrustele, et me oleksime õiguslikult kaitstud. Ei tohi unustada, et see peab vastama GDPRi nõuetele. Meie lahendus on põhimõtteliselt loodud selleks, et tagada, et kõiki isikuandmeid ja dokumente töödeldakse ja säilitatakse vastavalt GDPRi rangetele nõuetele.
Mis teile sproof sign’i juures eriti meeldib?
Mulle meeldib sproof sign’i juures eelkõige kõigi rakenduste selge ja kaasaegne esitusviis ning praktiline filtri funktsioon, mille abil saab kiiresti tuvastada avatud dokumendid allkirjastamiseks. Loomulikult on kasulik ka partiifunktsioon, mis võimaldab tõhusalt lisada korraga suurele hulgale dokumentidele QESi. Eriti kuni 400 dokumendi töötlemisel on see funktsioon tõeline kergendus igapäevatöös.
Loomulikult on kasulik ka partiifunktsioon, mis võimaldab tõhusalt lisada korraga suurele hulgale dokumentidele QESi. Eriti kuni 400 dokumendi töötlemisel on see funktsioon tõeline kergendus igapäevatöös.
Sascha Bauer
Ülem-Austria Rakenduskõrgkooli üliõpilasliidu esimees
Kas sprooof sign’il on mingeid erilisi eeliseid, mis on teie tööstusharus eriti kasulikud?
sproof sign pakub meile märkimisväärset eelist, kuna me saame kutsuda väliseid inimesi e-posti teel allkirjastama. Need inimesed saavad seejärel hõlpsasti allkirjastada dokumente kogu ELis, kasutades mitmesuguseid allkirjastusmeetodeid.
