Vabatahtlike sotsiaalteenuste edendamise ühing on korraldanud vabatahtlikku sotsiaalaastat (FSJ) Austrias juba üle 56 aasta. Ühing teeb seda selleks, et anda noortele täiskasvanutele ülevaateid sotsiaalsektorist; ja seda saadavad pedagoogiliselt hästi FSJ töötajad, kes hoolivad FSJ osalejate heaolust. Mittetulundusühing teeb koostööd paljude suurte sotsiaalorganisatsioonide, nagu Caritas, Lebenshilfe või riiklikud kliinikud, aga ka paljude väiksemate asutustega, näiteks eralaste rühmadega.
FSJ-s osalejad töötavad 34 tundi nädalas ühes Austria sotsiaalasutuses, saavad kogemusi, saavad orienteeruda erialaselt ja areneda isiklikult. Ühing tagab sotsiaalsetes asutustes soodsad ja õiglased tingimused koos kohustuslike juhendajate ja kvaliteedi tagamise eesmärgil toimuvate refleksioonikohtumistega. Sõltuvalt rakendusvaldkonnast ja asukohast on nõutavad erinevad tegevused. Iga FSJ lähetuse peamine eesmärk on toetada vastavat meeskonda ja hooldatavaid kliente.
Organisatsiooni nimi:
Vabatahtlike sotsiaalteenuste edendamise ühing – Vabatahtlik sotsiaalne aasta
Projekti lühikirjeldus:
Allkirjastamisprotsesside digiteerimine, et märkimisväärselt vähendada halduskoormust ja optimeerida lepingute töötlemist.
Miks sproof sign:
“Meie jaoks oli oluline leida lahendus, mis on praktiline ja taskukohane. Andmekaitse pidi olema tagatud. Allkirja töötlemiseks kasutatav vahend pidi töötama asjatundlikult, usaldusväärselt, professionaalselt ja eelkõige “kuulama”, mida me vajame. Kõike seda leidsime sproofist.
Kuidas sündis otsus võtta kasutusele digitaalallkiri?
Kui ma kolm aastat tagasi juhtimise üle võtsin, oli üle 50 aasta tegutsenud ühing digitaliseerimise osas alles lapsekingades. Kuni selle ajani koostati kõik lepingud sotsiaalasutuste ja FSJ-s osalejatega vormikohase kirja abil, mis trükiti välja, allkirjastati, pandi templiga, pandi ümbrikusse ja viidi postkontorisse. Ja allkirjastati tagasi posti teel. Kui oli vaja muuta, algas kõik uuesti. Väiksema osalejate arvu puhul oli see veel teostatav, kuid mida rohkem noori täiskasvanuid FSJ-d teeb, seda võimatumaks muutub see ettevõtmine. Rääkimata erinevate Exceli nimekirjade vigade tõenäosusest. Seega oli vaja 21. sajandile sobivaid digilahendusi.
Esimese sammuna leiti IT-ettevõte, mis viis kõik meie protsessid digitaalseks. Seega ei saanud me enam taotlusi e-posti manusena (mille andmed tuli seejärel sisestada Exceli nimekirjadesse), nagu oli varem tavaline ja vajalik, vaid registreerimisvahendi kaudu. Andmeid sai seejärel kasutada otse vajalike lepingute automaatseks loomiseks pärast FSJ-ülesande fikseerimist. See tegi lepingu loomise selgemaks, kuid siis puudus endiselt digitaalne allkirjastamise võimalus. Pärast mõningaid uuringuid ja peamiselt tänu ühe sõbra soovitusele sattusin lõpuks sproofile.
Kui oluline on digitaalne ümberkujundamine FSJ jaoks?
Digitaalse ümberkujundamise tähtsust FSJ jaoks ei saa ülehinnata. FSJ aasta algab alati sügisega. Seega on suvi vahendamise tippfaas ja ka lepingute tippfaas. Meie ühinguga on iga paigutatud isiku jaoks vaja sõlmida kaks lepingut: sotsiaalasutusega ja FSJ-ga osaleja. Me peame need lepingud allkirjastama ja loomulikult ka teine pool. sproof pakkus ja pakub meile ka täna ideaalset lahendust! Sel aastal ootame umbes 700 FSJ-ülesannet ja seega umbes 1400 lepingut, mis tuleb allkirjastada.
Millised kriteeriumid olid teie jaoks otsustavad õige e-allkirja teenusepakkuja leidmisel?
Meie jaoks oli oluline leida lahendus, mis oleks teostatav ja taskukohane. Andmekaitse pidi olema tagatud. Allkirja töötlemiseks kasutatav vahend pidi töötama asjatundlikult, usaldusväärselt, professionaalselt ja eelkõige “kuulama” seda, mida me vajame. Selle kõik leidsime sproofist.
Millistel kasutusjuhtudel kasutatakse digitaalallkirja?
Meie FSJ lepingute sõlmimiseks sotsiaalasutustega ja FSJ-s osalejatega ning samuti lepingute sõlmimiseks sponsoritega, teenuslepingute sõlmimiseks jne. Lihtsalt kõigi dokumentide jaoks, mis nõuavad ametlikult kehtivat allkirja. Nii et sproof ei aita meid mitte ainult FSJ-ülesannetega seotud lepingute puhul, vaid ka dokumentide puhul, millele peavad alla kirjutama ühingu esinaine ja tegevjuht, sest me ei näe üksteist nii tihti – mis teeb käsitsi allkirjastamise keeruliseks -, vaid oleme kontaktis peamiselt e-posti ja telefoni teel.
Kuna meil on olemas sproof, mis võimaldab ID-Austria kaudu ka jooniseid teha, ei ole enam vaja kohtumisi, mis varem olid peamiselt seotud olulise dokumendi allkirja saamisega. Me tähistame ka paberivaba lahendust. See võimaldab meil säästa väärtuslikke ressursse. Täna ei prindi me peaaegu üldse midagi.
Kuni selle ajani koostati kõik lepingud sotsiaalasutuste ja FSJ-s osalejatega vormikohase kirja teel, mis trükiti välja, allkirjastati, pandi templiga ümbrikusse ja viidi postkontorisse. Ja allkirjastati tagasi posti teel. Kui oli vaja muuta, algas kõik uuesti. Väiksema osalejate arvu puhul oli see veel teostatav, kuid mida rohkem noori täiskasvanuid FSJ-d teeb, seda võimatumaks muutub see ettevõtmine.
MMag. Elisabeth Marcus
Vabatahtliku Sotsiaalaasta Assotsiatsiooni tegevdirektor
Kuidas toimis pilve integreerimine?
IT-firma, kes tegi meie jaoks digiteerimise ja sproof hoolitses selle eest otse. Eksperdist eksperdiks, nii öelda. Meie kui kliendi jaoks oli see ideaalne.
Millised on sellise organisatsiooni nagu FSJ nõudmised turvalisuse, vastavuse ja andmekaitse osas?
Loomulikult on meil siin äärmiselt kõrged standardid. Privaatsuse ja turvalisuse küsimus oli üks esimesi, mida me küsisime, kui me sproofiga kokku puutusime.
Mis teile sproof sign’i juures eriti meeldib?
Kõik sproofi töötajad on uskumatult pädevad, sõbralikud, professionaalsed ja alati valmis leidma meie jaoks parima lahenduse. Nad on olemas ja kättesaadavad küsimuste ja probleemide korral ning teevad kõik endast oleneva, et me klientidena saavutaksime vajaliku ja soovitud tulemuse. sproof on parim asi, mis meiega juhtuda võis, lisaks suurepärasele IT-firmale, kellega me digitaliseerimise vastu võtsime.
Kas teie kasutusjuhtumi puhul kasutatakse allkirja töövooge?
Jah. Eriti siis, kui ma allkirjastan dokumente digitaalselt koos meie esimehega, tuleb allkirjastamise töövoog mängu. Aga ka lepingutes lähetuskohtadega ja FSJ osalejatega. Üleminekuga käsitsi allakirjutamiselt posti teel saadetud lepingute puhul digitaalallkirjale e-posti teel, oleme taganud digiteerimise ka enam kui 700 sotsiaalasutuses, sest siis pidid ka sotsiaalasutuste juhid tegelema digitaalallkirjaga.
Nüüd oleme juba kolmandat aastat kasutuses ja kõikjal töötab see üsna imeliselt. sproof on kogenud usaldusväärse ja lihtsa partnerina. Muide, digitaalne joonistamine ei olnud FSJ osalejatele kunagi väljakutse. Algusest peale tegid noored täiskasvanud seda oma mobiiltelefoniga hetkega, justkui poleks nad seda kunagi muul moel teinud. See räägib ka sproof’i lihtsast ja arusaadavast kasutatavusest. Ütleme südamest AITÄH suurepärase koostöö eest!!!
