Digiteerimine on edenenud kõigis igapäevaelu valdkondades. Paljud avalikud ettevõtted on aga veel suures osas analoogmaailmas.
Raamatupidamisametis on olukord teistsugune! Ettevõte, millel on 500 töötajat, tegutseb 7 asukohas üle kogu Austria ja tugineb teadlikule ja pikaajaliselt planeeritud digiteerimisstrateegiale.
“Me oleme peaaegu kohustatud rakendama digitaliseerimisprotsesse väga kiiresti,” ütleb Mag. DI (FH) Alexander Sellner, föderaalse raamatupidamisagentuuri IT-juht.
Tagajärjeks: digitaalallkirjaplatvormi kasutuselevõtt kui järgmine samm protsesside optimeerimise suunas. See muudab ühe kõige olulisema tööprotsessi – dokumentide turvalise ja õiguslikult kehtiva allkirjastamise – palju lihtsamaks.
Lähteolukord
Digiteerimine on kõigi huulil ja nii ka aktsiaseltside vastutavad isikud. Üha enam ettevõtteid toetub juba praegu paberivabale kontorile, võrgustab oma asukohti või pakub uusi teenuseid internetis. Nii parandavad nad kliendikogemust, aga ka koostööd partnerite, tarnijate ja kõigi teiste sidusrühmadega.
Kui föderaalse raamatupidamisasutuse tippjuhtkond hindas oma ettevõtte jaoks edasisi digiteerimismeetmeid, sai ta kiiresti aru, et digitaalallkirjaplatvormi kasutuselevõtmine võib anda tohutuid eeliseid. See allkirjastamise vorm on 100% samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjadega kogu Euroopas ja selle suhtes kohaldatakse eIDASi määruse (EL) 910/2014 (elektroonilised identifitseerimis- ja autentimisteenused) rangeid suuniseid.
Paljud ettevõtte omanikud ei ole siiski teadlikud kogu ettevõtet hõlmava platvormi eelistest dokumentide digitaalsel allkirjastamisel. Allkirjaplatvormi kasutuselevõtu vastu on endiselt väga järjekindel “kreedo”: “Mul on mobiiltelefoni allkiri ja ma saan juba digitaalselt allkirjastada”.
Tegelikult kasutavad juba peaaegu pooled Austria kodanikest mobiiltelefoni allkirja kui tasuta e-valitsuse teenust.
Siiski on digitaalallkiri üksi ärikeskkonnas tavaliselt täiesti ebapiisav. Puudu on protsessid; kohandatud tööprotsessid. Ühine “armatuurlaud”, et saada täiuslik ülevaade ettevõtte olulistest dokumentidest ja palju muud.
Vahepeal on mõned rahvusvaheliselt tegutsevad ettevõtted juba otsustanud digitaalse platvormi kasuks, mis suudab digitaalselt kaardistada kõik ettevõtte allkirjastatud töövood ja kasutusjuhtumid.
BHAG kasutab Austria tarkvara.
Esimeses etapis hindas Sellneri juhitud BHAG projektimeeskond, millised Euroopa ja Austria pakkujad on end juba kehtestanud ja turule toonud võimsaid vahendeid.
“Me ei taha teha kompromisse tundlike dokumentide andmete säilitamisel. Neid andmeid tuleb 100% ulatuses säilitada Euroopas. Meie arvates vastab sproof nendele kriteeriumidele, valides selgesõnaliselt andmekeskused, mis on USA ettevõtetest sõltumatud.
Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Föderaalne raamatupidamisagentuur
Lisaks andmete säilitamise turvalisusele ja nõuetele vastavusele peab allkirjaplatvorm toetama erinevaid allkirjastamisprotsesse, mis on osa föderaalse raamatupidamisagentuuri igapäevasest tegevusest.
Nii et tähelepanu langes kiiresti sproofile. Pärast intensiivset testimis- ja auditeerimisfaasi valiti lõpuks välja noor IÖB-sertifitseeritud ettevõte. Pilvelahendus suutis end väga hästi esitleda kui kõik-ühes-platvorm, mis vastab kõrgeimatele turva- ja andmekaitsestandarditele. “Meil oli tõesti eriline au, et meid valiti ja et me suutsime lõpuks vastata föderaalse raamatupidamisasutuse väga kõrgetele standarditele,” ütleb Dr. Fabian Knirsch, sproof GmbH kaasasutaja ja tehnoloogiajuht.
Digitaalne allkiri säästab ressursse märgatavalt alates selle kasutuselevõtust.
Senine tagasiside on olnud väga hea. Paljud töötajad, eriti juhtkonnas, kasutavad platvormi erinevate allkirjastamisprotsesside jaoks ja on sellest ajast alates säästnud mõõdetavalt aega ja ressursse. Dokumendid ei pea enam välja printima, käsitsi allkirjastama, skaneerima ja postiga saatma, vaid neid saab digitaalselt allkirjastada vaid mõne klikiga.
Nii et ka keskkond on õnnelik! 500 paberilehte kulutab 7,5 kilogrammi puitu, 130 liitrit vett ja 26,8 kilovatt-tundi energiat. Positiivne kõrvalmõju, mis ajendab üha enam ettevõtjaid võtma kasutusele allkirjaplatvormi.
Esimeses etapis pärast kasutuselevõttu oli eriti muljetavaldav platvormi sujuv integreerimine ettevõtte IT-maastikku. Tänu pilvele võttis sisseelamine vaid mõned tunnid ja sellega kaasnes kogu aeg sproof.
Sujuv suhtlus ja paindlikkus veensid Alexander Sellneri. “sproof on avatud tagasisidele ja klientide soovidele ning järgib seega platvormi pidevale täiustamisele suunatud lähenemist,” selgitab Sellner.
