neunerhaus aitab kodututel, kodututel ja kindlustamata inimestel leida tee tagasi enesemääratletud elu juurde – ükskõik kui konarlik tee ka ei oleks ja kui palju samme selleks vaja teha. Kolmes neunerhausi elumajas ning Housing First ja Mobiliga toetatud elamispinnal hooldatakse ja nõustatakse igal aastal rohkem kui 1000 endist kodutut ja kodutut inimest. Neunerhausi tervisekeskuses hooldatakse igal aastal umbes 6000 inimest.

Organisatsiooni nimi:
Neunerhaus

Projekti lühikirjeldus:
Allkirjastamise protsesside digitaalne ümberkujundamine ja seega halduskoormuse märkimisväärne vähendamine. See võimaldab organisatsioonil muuta oma sisemised protsessid tõhusamaks ja vabastada rohkem aega otseseks sotsiaaltööks kodutute ja vaesuses elavate inimestega.

Miks sproof sign:
“Me peame kasutama oma nappe ajaressursse halduses eriti teadlikult – digitaalallkiri on siinkohal suur edasiminek.”

Kuidas sündis otsus võtta kasutusele digitaalallkiri?

Meie organisatsioonilise struktuuri tõttu on enamik dokumente, mida me allkirjastame, vaja kahe inimese allkirju. Kuni 2023. aastani olid allkirja kaustad, mida kanti A-st B-sse – ja palju halduskoormust: Allkirjastamiseks tuli planeerida ettevalmistusaega ning kolleegidelt tuli regulaarselt küsida dokumente ja nende staatust allakirjutamisprotsessis. Seejärel tuli kõik käsitsi skaneerida ja lisaks arhiveerida paberkandjal. Peame oma nappe ajaressursse halduses eriti teadlikult kasutama – siin oli ilmselge, et on arenguruumi. Lisaks allkirjastamise asukohast sõltumatusele oli otsustavaks teguriks ennekõike see aja ja ökoloogiliste ressursside kokkuhoid printimise, majasisese posti, allkirjade hankimise ja paberdokumentide skaneerimise puhul. Teine stiimul oli personalitööga seotud dokumentide allkirjastamise ja haldamise lihtsustamine meie töötajate jaoks.

Kui oluline on neunerhausi jaoks digitaalne ümberkujundamine?

Enamik neunerhausi töötajaid töötab otseselt inimestega, näiteks sotsiaal- või tervishoiusektoris. Seoses digitaalse ümberkujundamisega tegeleme eelkõige digitaalse kaasamise teemaga – eelkõige meie kui tööandja kasutajate kaasamisega, aga ka meie töötajate oskustega, et nad suudaksid digiteerimisega sammu pidada ja kasutada digitaalallkirja – seda nõuavad üha enam asutused või lihtsustavad ametlikke kanaleid.
Viimastel aastatel oleme digiteerinud mitmeid protsesse oma tugiprotsessides, näiteks juhtimises, personalitöös ja kontrollimises. Oluliseks tõukejõuks oli siin koronaviiruse pandeemia, mis kiirendas seda muutust veelgi. Teine oluline tegur on meie nõue käsitleda oma inimressursse eriti hoolikalt ja kasutada neid võimalikult tõhusalt. Digitaliseerimine toetab meid, eriti personalitöös, nii tõhususe suurendamise kui ka uuenduste edendamisel. Digitaalsed vahendid ja isiklik kontakt täiendavad teineteist suurepäraselt. Konkreetne näide personalitööst: Uue teenistuslepingu digitaalne allkirjastamine on alati kombineeritud isikliku kohtumisega lepingu allkirjastamiseks.

Me peame kasutama oma nappe ajaressursse halduses eriti teadlikult – digitaalallkiri on siinkohal suur edasiminek.

Dr. Stephan Gremmel, tegevdirektor

Millised kriteeriumid olid teie jaoks otsustavad õige e-allkirja teenusepakkuja leidmisel?

Sobiva e-allkirja teenusepakkuja otsimisel olid meie jaoks määravaks mitmed kesksed kriteeriumid. Kulud olid esikohal, sest mittetulundusühinguna peame oma eelarvet tõhusalt kasutama. Sama oluline oli kasutusmugavus: lahendus pidi olema mitte ainult intuitiivselt kasutatav, vaid pakkuma ka selliseid funktsioone nagu partiiallkirjastamine ja selge armatuurlaud, et ühtlustada meie töövooge. Lisaks olid olulised funktsioonid, nagu märkuste lisamine, allkirjade paigutamine dokumentides mitmesse kohta ja allkirjade järjestuse määramine. Samuti otsisime veebipõhist lahendust, mida oleks lihtne integreerida ja mis tagaks täieliku õigusliku kehtivuse.

Veel üks kohustus oli andmekaitse ja range vastavus GDPR-le. sproof tagab, et kõik andmed salvestatakse Euroopa serverites, mis annab meile lisaturvalisuse. Võltsimiskaitse oli samuti otsustav tegur, et usaldusväärselt välistada manipuleerimine. Lisaks sellele peab klienditugi olema alati kättesaadav, ilma et iga kontakti eest tuleks kanda lisakulusid. Oleme näinud, et kõik need nõuded on sproofis täielikult täidetud.

Millistel kasutusjuhtudel kasutatakse digitaalallkirja?

Digitaalallkirja kasutatakse neunerhausis mitmesugustel juhtudel, eriti lepingute ja muude oluliste dokumentide puhul, mis nõuavad kiiret ja õiguskindlat allkirja. Siia kuuluvad lepingud välispartneritega, maksetaotlused, eelarve kinnitamine ja muud äritegevusega seotud dokumendid, mis vajavad juhtkonna allkirja. Alates juunist 2024 kasutatakse digitaalallkirja ka personaliga seotud dokumentide puhul, näiteks teenistuslepingute, lisalepingute, töölepingute kinnituste ja töötajate sertifikaatide puhul.

Kuidas toimis pilve integreerimine?

Pilvelahenduse integreerimine sujus sujuvalt ja tõhusalt. Et üleminek oleks kõigile töötajatele võimalikult lihtne, oleme loonud sisemised juhised, mis selgitavad samm-sammult, kuidas dokumente sproofi kaudu allkirjastada. Ka meie juhtkonnas tegelesime alguses intensiivselt selle protsessiga, kuid vahepeal on uued protsessid väga hästi juurdunud. Tänu sproofi selgele ülesehitusele ja intuitiivsele kasutajaliidesele suutsime digitaalallkirja hõlpsasti integreerida oma olemasolevatesse töövoogudesse.

Millised on sellise organisatsiooni nagu neunerhaus standardid turvalisuse, vastavuse ja andmekaitse osas?

Kuna neunerhaus on sotsiaalne organisatsioon, mis töötab paljude inimeste tundlike andmetega, on tal kõrgeimad turvalisus-, andmekaitse- ja õigusnõuetest kinnipidamise standardid. Eriti oluline on isikuandmete kaitse, sest usalduse alus meie töötajate ja partneritega peab säilima.

Mis teile sproof sign’i juures eriti meeldib?

Eriti hindame sproofi suurepärast kliendituge. Taotlusi töödeldakse kiiresti ja lahendustele orienteeritult ning süsteemi arendatakse pidevalt edasi kasutajate tagasiside põhjal. Kasutajasõbralik ja intuitiivne kasutajaliides teeb selle igapäevase kasutamise palju lihtsamaks. “Akadeemia”, millele pääseb otse kontole, pakub samuti kasulikku tuge, et kiiresti funktsioonidega tutvuda. Üldiselt aitab sproof sign oluliselt kaasa tõhususe suurendamisele ja tööprotsesside lihtsustamisele.

Kas teie kasutusjuhtumi puhul kasutatakse allkirja töövooge?

Jah, mõnes valdkonnas, näiteks tippjuhtkonnas ja personalitöös, kasutame juba praegu üksikutel juhtudel allkirjastatud töövoole. Need töövood on osutunud eriti kasulikuks korduvate protsesside puhul, näiteks teenuslepingute või äridokumentide allkirjastamine. Kuid meie suuruse ja suhteliselt uue rakendamise tõttu oleme nende töövoogude täielik integreerimine meie tööprotsessidesse alles alguses.