LeasePlan on ülemaailmne ettevõte, mis on spetsialiseerunud autoliisingu ja autopargi haldamise lahenduste pakkumisele. LeasePlan haldab üle 1,9 miljoni sõidukiga autoparki ja pakub igas suuruses ettevõtetele igakülgset teenust nende tarbesõidukite jaoks. Allkirjastamisprotsesside digitaliseerimiseks sobiva teenusepakkuja valimisel kasutati erilise kasutusjuhtumi puhul sproof sign’i.
Ettevõtte nimi: LeasePlan
Projekti lühikirjeldus:
Üks erijuhtum ajendas meid integreerima digitaalallkirja platvormi mõnede meie suurklientide vaheliseks suhtlemiseks.”
Miks sproof sign:
“Üks sproof signi eeliseid on väga lihtne suurte dokumentide
allkirjastamise mahtude käsitlemine (dokumentide üleslaadimine ja partiiallkirjastamine)”
Roland Woerle, väline IT-projektijuht
Kuidas sündis otsus võtta kasutusele digitaalallkiri?
Woerle: “Meil oli e-allkirjade jaoks juba kasutusel allkirja platvorm ja me olime sellega põhimõtteliselt rahul. Umbes 4000 lepingu väljastamise jaoks, mis on vajalik 1500 B2B-kliendile, pidime leidma uue lahenduse, et saaksime lepingud täielikult elektrooniliselt täita, saata ja edastada klientidele allkirjade ringluses.
Meie ülesanne oli leida teenusepakkuja, kes suudaks tehniliselt neid mahtusid käsitleda, võimaldada kvalifitseeritud allkirjade tehnilist standardit ja reageerida paindlikult meie üksikasjalikele nõuetele.
Nende nõuetega pöördusime mitme müüja poole, kuid leidsime parima lahenduse sproof sign’is.
Miks kasutati kvalifitseeritud allkirja ainult projekti jaoks? Millised kriteeriumid olid teie jaoks otsustavad sobiva e-allkirja pakkuja otsimisel?
Woerle: “Mõned meie kliendid või tarnijad soovisid allkirjastada lepingud ainult kvalifitseeritud elektroonilise allkirja abil, teistele piisas eelallkirjastamisest. Seetõttu pidime nõuetele paindlikult reageerima.”
Nad räägivad “komplekssetest signatuurijooksudest”. Kuidas te kirjeldate sproof signi kasutusjuhtumit?
Woerle: “LeasePlanis järgime oma klientidele teenusele orienteeritud lähenemist ja reageerime alati paindlikult erinevatele klientide vajadustele, kui see on võimalik. Nii oli see ka lepingudokumentide allkirjade kogumise puhul. Eesmärk oli täita ligikaudu 4000 lepingut eelnevalt kõigi lepinguandmetega ja valmistada need volitatud allkirjastajatele ette nii, et neid oleks võimalik ainult kontrollida, lihtsalt allkirjastada ja ilma suurema vaevata tagasi saata.”
Nii et virna allkirja kasutati väga intensiivselt?
Woerle: “ Partii allkirja kasutasid peamiselt meie tarnijad, kes pidid kliendilepinguid vastuallkirjastama. Nad hindavad seda, kui sa saaksid kõik seni sõlmitud lepingud kvalifitseeritud allkirjaga vastu allkirjastada vaid kord nädalas.
Me testisime seda funktsiooni eelnevalt intensiivselt ja seni, kuni üksikute dokumentide andmemahud ei olnud liiga suured, töötas see protsess tõrgeteta.”
Üks sproof signi eeliseid on allkirjastatavate dokumentide suurte mahtude väga lihtne käsitlemine (dokumendi üleslaadimine ja partiiallkirjastamine).
Roland Woerle
IT-projektijuht
Milline oli tagasiside kliendi poolelt – kas digitaalallkirja tunnustati?
Woerle: “Meie kliendibaas ulatub VKEdest ja keskmise suurusega ettevõtetest kuni suurte riiklike ja rahvusvaheliste ettevõteteni. Siiski on digitaalallkirjade aktsepteerimine olnud väga erinev. Kui mõnda ettevõtet paelus paberivaba allkirja sujuv käsitlemine, siis teised ettevõtted kas ei soovinud lepinguid digitaalselt allkirjastada või ei võimaldanud seda nende sise-eeskirjad. Siin võisid kliendid laadida lepingud alla PDF-vormingus, allkirjastada need käsitsi ja seejärel töödelda neid uuesti Sproofi kaudu, et anda neile vastuallkiri.
Ma näen, et Austria peab veel järele jõudma, ja loodan, et sellised ettevõtted nagu Sproof, kes pakuvad kodumaist lahendust, loovad vajaliku usalduse ja võimaldavad meie ettevõtetele turvalise, usaldusväärse ja täielikult digitaliseeritud lahendusega saavutada palju protsesside tõhusust, aega ja kulude kokkuhoidu.
Millistele andmeturbe- ja nõuetele vastavuse standarditele peab tarkvaralahendus teie ettevõttes vastama?
Woerle: “Loomulikult oli oluline, et allkirja lahendus vastaks kõigile andmekaitsele esitatavatele nõuetele. Kuna tegemist on pilvelahendusega, ei pidanud me muretsema ka dokumentide hostimise pärast.”
Mis teile sproof sign’i juures eriti meeldib?
Woerle: “Lisaks tehnilistele omadustele oli meie jaoks määravaks kiire reageerimine ja meie nõudmiste rakendamine ning hea koostöö sproofi meeskonnaga.
sproof oli väga dünaamiline ja professionaalne käitumine, mida me projekti puhul väga hindasime. Lõppkokkuvõttes sujus kõik väga ladusalt ja me jäime väga rahule. “
