Digitaalisesta allekirjoituksesta (tai sähköisestä allekirjoituksesta, eSignaturesta jne.) on tullut yrityksille ja yksityishenkilöille välttämätön väline, jonka avulla asiakirjoja voidaan hallita tehokkaammin ja ympäristöystävällisemmin. Tässä artikkelissa tarjoamme lähtökohdat kaikille, jotka haluavat saattaa vanhan prosessin – asiakirjojen allekirjoittamisen – ajan tasalle.

Mikä on digitaalinen allekirjoitus?

Digitaalinen allekirjoitus on turvallinen ja tehokas tapa allekirjoittaa sopimuksia digitaalisessa ympäristössä vaihtoehtona käsinkirjoitetuille allekirjoituksille.

Digitaalinen allekirjoitus toimii kuin ihmisen sormenjälki, sillä jokaisella asiakirjalla on oma ainutlaatuinen sähköinen sormenjälkensä. Millään muulla asiakirjalla ei voi olla samaa digitaalista allekirjoitusta. Jos digitaalinen asiakirja on “sinetöity” allekirjoituksella, voidaan todistaa, että

• tiedostoa ei ole muutettu allekirjoittamisen jälkeen (eheys).
  
• tietty henkilö on allekirjoittanut asiakirjan (todentaminen).
  
• allekirjoittaja on todella allekirjoittanut asiakirjan. Henkilö ei voi kieltää allekirjoittaneensa asiakirjaa sen jälkeen, kun digitaalinen allekirjoitus on luotu.
  
• asiakirja ei ole väärennös.

Digitaalisia allekirjoituksia käytetään jo monilla teollisuudenaloilla monenlaisissa sovelluksissa.

Mikä ei ole (kelvollinen) digitaalinen allekirjoitus?

Ainoastaan allekirjoitus, joka voidaan myös todentaa valtuutetulla online-varmistuspalvelulla (esim. Acrobat Reader, RTR tai suoraan sproof sign -ohjelmassa), voidaan luokitella lainmukaiseksi.

Skannattu kuva käsin kirjoitetusta allekirjoituksesta ei ole laillisesti allekirjoitettu asiakirja, eikä se ole oikeudellisesti pätevä!

eIDAS-asetuksella säännellään Euroopassa sitä, miten asiakirjat voidaan allekirjoittaa oikeudellisesti pätevällä ja todennettavalla tavalla. Lisätietoja saat täältä.

Miten PDF-asiakirjojen digitaalinen allekirjoittaminen toimii

Kelvollisen digitaalisen allekirjoituksen käyttäminen (PDF-)asiakirjaan on teknisesti monimutkainen prosessi, joka suoritetaan huomaamattomasti taustalla, kun asiakirja allekirjoitetaan digitaalisesti.

Tämän vuoksi oikea digitaalinen allekirjoitus eroaa huomattavasti skannatun käsinkirjoitetun allekirjoituksen lisäämisestä.

Kelvollinen digitaalinen allekirjoitus mahdollistaa asiakirjan myöhempien muutosten tunnistamisen. Näin ei ole silloin, kun kyseessä on pelkkä kuvien lisääminen.

Näin digitaalinen aikeiden osoittaminen toimii allekirjoitusalustan avulla:

Vaihe 1: Lataus ja muuntaminen

Ensin lataat asiakirjan verkossa tilisi kautta allekirjoitusalustalle. Asiakirja muunnetaan PDF-dokumentiksi.

Vaihe 2: Digitaalisen allekirjoituksen käyttäminen

Itse allekirjoitusta varten tarvitset digitaalisen varmenteen, joka todistaa henkilöllisyytesi allekirjoittajana. Tämä luodaan sinulle, kun rekisteröidyt allekirjoitusalustalle. Jos haluat allekirjoittaa korkeimmalla standardilla eli hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella, tämän vaiheen suorittaa valtion tunnustama varmentaja.

Allekirjoitusalustan avulla voit mukauttaa allekirjoitustasi (kuten käsinkirjoitettua versiota) ja luoda oman allekirjoitustyylisi.

Vaihe 3: Asiakirjan ja allekirjoitusten salaus

Viimeisessä vaiheessa koko sopimus ja siihen liitetyt allekirjoitukset salataan. Syntyy niin sanottu hash-arvo. Sopimuksesta tulee väärentämisen kestävä ja todennettavissa oleva.

Liitteenä olevilla allekirjoituksilla on suurin todistusvoima, eikä niitä voi enää väärentää.

Allekirjoitetut sopimukset voidaan tietenkin ladata, lähettää tai tallentaa minne tahansa.

Voinko myös allekirjoittaa digitaalisesti Wordissa tai muissa Office-ohjelmissa?

Periaatteessa monet tiedostomuodot voidaan myös allekirjoittaa digitaalisesti. Jotta digitaalinen allekirjoitus olisi muuttumaton, jokainen asiakirja on kuitenkin ensin muunnettava PDF-dokumentiksi. PDF-asiakirjat ovat tunnetusti muuttumattomia (toisin kuin esimerkiksi docx-asiakirjat).
Digitaalisen allekirjoituksen alustat muuntavat monet tiedostomuodot automaattisesti oikeaksi PDF-dokumentiksi, yleensä silloin, kun asiakirja ladataan.

Miten saan digitaalisen allekirjoituksen?

Digitaalinen allekirjoitus voidaan hankkia eri tavoin.

1. Rekisteröityminen digitaalisen allekirjoituksen alustalle (FES).

Kuten edellä on jo selitetty, digitaalisen allekirjoituksen luominen on digitaalisen allekirjoitusjärjestelmän keskeinen osa. Vakiintuneita ja tunnettuja ratkaisuja ovat esimerkiksi DocuSign, AdobeSign tai uudemmat eurooppalaiset ratkaisut, kuten sproof sign tai yousign, jotka ovat myös erikoistuneet erityisesti eurooppalaisten yritysten käyttöön.

Sinulle luodaan kehittynyt sähköinen allekirjoitus, kun rekisteröidyt.

2. tunnistaminen allekirjoitusalustan avulla (QES)

Monet palveluntarjoajat tarjoavat käyttäjille myös pätevän sähköisen allekirjoituksen, joka on integroitu syvälle itse sovellukseen. Tämän allekirjoitusstandardin suuren todistusarvon lisäksi voit hyötyä monista mahdollisuuksista mukauttaa allekirjoitusprosessiasi.

3. tunnistautuminen valtion palveluun (QES; esim. matkapuhelimen allekirjoitus).

Itävallassa yli 50 prosentilla kansalaisista on jo matkapuhelimen allekirjoitus. Viranomaiset ovat myöntäneet sen, ja se on hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia koskevan standardin mukainen.

Digitaalisen allekirjoituksen oikeudellinen pätevyys

Pätevä sopimus syntyy, kun molemmat osapuolet ilmaisevat suostumuksensa. Lainsäätäjä jättää yleensä sopimuspuolten päätettäväksi, tekevätkö he sopimuksen suullisesti, kirjallisesti vai sähköisesti. Tätä kutsutaan muotovapaudeksi.

Jos valitset digitaalisen allekirjoitusratkaisun, etusi on se, että kaikki allekirjoitukset integroidaan PDF-tiedostoon muuttumattomasti ja väärentämättömällä tavalla.

On vain hyvin harvoja poikkeuksia, joissa sähköinen allekirjoitus on edelleen laissa suljettu pois, vaikka lakiin tehdään jatkuvasti muutoksia. Yksi esimerkki on testamentti.

Joka tapauksessa on tarpeen valita oikea sähköisen allekirjoituksen standardi sopimuksesta riippuen.

Tätä varten on laadittu kolme standardia, jotka on määritelty eIDAS-asetuksessa ja jotka toimivat oikeudellisena kehyksenä.

• EES: yksinkertainen sähköinen allekirjoitus
  
• FES: kehittynyt sähköinen allekirjoitus
  
• QES: hyväksytty sähköinen allekirjoitus

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES) täyttää korkeimmat laatuvaatimukset, ja se vastaa oikeudellisesti 100-prosenttisesti käsin kirjoitettua allekirjoitusta.

Koska oikeudelliset vaikutukset voivat vaihdella suuresti, tekijät, kuten käyttöönottokustannukset, helppokäyttöisyys (asiakaskokemus), lainsäädäntö, yrityksen toimintaperiaatteet ja arvioitu liiketoimintariski, ovat yleensä ratkaisevia määritettäessä, mitä menetelmää tietyssä tilanteessa tulisi käyttää.

Voit käyttää tähän tarkoitukseen seuraavaa päätöksenteon apuvälinettä.

Sähköisen allekirjoituksen oikean standardin valintaan vaikuttavat siis kaksi tekijää:

• Vastuuriskit, toimintariskit
  
• Oikeudelliset vaatimukset

Digitaalisen allekirjoituksen alustan etuja ovat seuraavat seikat

• mahdollisuus muuttaa sähköisen allekirjoituksen standardia milloin tahansa sopimustyypistä riippuen.
  
• pystyä määrittämään haluttu sähköisen allekirjoituksen standardi ulkoisia allekirjoituksia hankittaessa.

Eurooppalaiset allekirjoitusten tarjoajat ovat keskittyneet lähinnä kahteen korkeimpaan digitaalisen allekirjoituksen standardiin.

sproof sign on asiantuntija hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten (QES) alalla .

Onko skannattu allekirjoitus tai allekirjoituksen kuva pätevä?

Termi “skannattu allekirjoitus” tarkoittaa, että se on digitaalinen kuva käsin kirjoitetusta allekirjoituksesta. Alkuperäinen paperinen allekirjoitus muunnetaan digitaaliseen muotoon (.jpg, .doc, .pdf jne.) skannerin tai kameran avulla.

Periaatteessa tällaiset skannatut allekirjoitukset ovat päteviä niin kauan kuin vastaavaa tahdonilmaisua varten ei vaadita kirjallista muotoa.

Allekirjoitettu kopio ei ole oikeudellisesti pätevä, koska allekirjoittajaa ei voida tunnistaa eikä suostumusta voida todistaa.

Skannattu allekirjoitus on helppo väärentää, joten allekirjoitetun sopimuksen vastaanottaja voi helposti kopioida sen (#SnippingTool #Screenshot). On selvää, että tämä ei ole laillista.

Skannatulla allekirjoituksella ei ole todistusarvoa oikeudessa, sillä se on vain kopio alkuperäisestä allekirjoituksestasi. Ilman todisteita siitä, miten allekirjoitus on tehty, sitä pidetään pelkkänä kopiona eikä aitona allekirjoituksena. Tästä syystä se on pätemätön erityisesti liiketoimissa.

Mitä eroa on digitaalisella allekirjoituksella ja sähköisellä allekirjoituksella?

Termit “sähköinen allekirjoitus” ja “digitaalinen allekirjoitus” voidaan helposti sekoittaa. Termejä käytetään usein vaihdellen, mutta tarkkaan ottaen ne eivät ole sama asia.

Sähköinen allekirjoitus (tai sähköinen allekirjoitus) on tapa tehdä oikeudellinen sopimus digitaalisessa ympäristössä. Se on niin sanotusti paperisen asiakirjan allekirjoittamisen digitaalinen vastine.

Sähköinen allekirjoitus todistaa asiakirjan allekirjoittajan suostumuksen, kun taas digitaalinen allekirjoitus on todiste itse asiakirjan aitoudesta. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakirjan ja allekirjoituksen yhdistelmä on teknisesti suunniteltu ja salattu siten, että sopimus on väärentämisen kestävä. Ehdot sulautuvat yhteen tai toimivat yhdessä siten, että digitaalisesta sopimuksesta tulee todennettavissa oleva ja oikeudellisesti täytäntöönpanokelpoinen.

Digitaalisen (eurooppalaisen) allekirjoitusjärjestelmän edut

Erittäin turvallinen pilvi, valmiina käyttöön

sproof sign on verkkopohjainen ratkaisu sopimusten digitaaliseen allekirjoittamiseen, ja se toimii kaikilla mobiililaitteilla (työpöytä, älypuhelin, tabletti). sproof signin kotipaikka on Itävallassa, ja kaikki tiedot varmuuskopioidaan yksinomaan EU:n alueella sijaitsevissa tietokeskuksissa. Takaamme GDPR:n noudattamisen kaikilla tasoilla sekä meillä että alihankkijoillamme. Tarjoamme asiakkaillemme nämä takeet toimeksiantosopimuksella (DPA), joka perustuu EU:n vakiosopimuslausekkeisiin ja tarjoaa siten myös korkeimman mahdollisen oikeusvarmuuden.

Rajapinnat ja olemassa olevat järjestelmät

• sproof sign voidaan integroida saumattomasti olemassa oleviin järjestelmiin.
  
• Kirjaudu suoraan yleisimpiin työkaluihin, kuten MS Teams, Word, Google Drive jne. (luettelo kaikistaintegraatioista).
  
• Single Sign On
  
• Yksinkertainen API räätälöityjä käyttötapauksia varten (API-asiakirjat)

Asiakirjojen varastointi ja edistymisen valvonta

Tärkeät sopimukset tallennetaan keskitettyyn paikkaan selkeällä, erittäin turvallisella ja salatulla tavalla. Asiakirjat ovat kuitenkin saatavilla milloin tahansa ja mistä tahansa paikasta. Lisäksi allekirjoitusprosessien etenemistä voidaan tarkastella milloin tahansa, ja tarvittaessa voidaan lähettää muistutuksia.

Pätevä (QES) ja edistynyt (FES) sähköinen allekirjoittaminen, mukaan lukien tunnistaminen.

sproof sign tukee kaikentyyppisiä sähköisiä allekirjoituksia (yksinkertaisia, kehittyneitä ja hyväksyttyjä) eIDAS-asetuksen sekä monien muiden maailmanlaajuisesti käytettävien allekirjoitusstandardien mukaisesti (esim. FDA:n vaatimustenmukaisuus). Voit allekirjoittaa sekä organisaatiosi sisällä että ulkoisten kumppaneiden, toimittajien tai asiakkaiden kanssa.

Erän allekirjoitus: Allekirjoita sopimukset samanaikaisesti.

Eräallekirjoituksen avulla lukemattomia asiakirjoja voidaan allekirjoittaa digitaalisesti ja laillisesti yhdellä kertaa. Valtava ajansäästö.

Asiakirjakansio: lähetä sopimukset samaan aikaan

Nitoa useita asiakirjoja yhteen digitaalisesti ja lähetä ne yhdessä allekirjoitettavaksi. Näin säästät sekä sinä että vastaanottaja säästätte paljon aikaa.

Yrityksen brändäys, yrityksen leimat ja allekirjoitustyylit

Ei ole väliä, oletko suuri tiimi vai yksittäinen käyttäjä. sproof signiin voit tallentaa oman yrityksesi logon yritysleimaksi. Voit myös luoda erilaisia allekirjoitustyylejä eri tarkoituksiin.

eID Hub: Allekirjoitukset kaikkialla Euroopassa

Pätevä allekirjoitus vastaa oikeudellisesti käsinkirjoitettua allekirjoitusta kaikkialla Euroopassa.
sproof sign mahdollistaa sopimusten allekirjoittamisen useiden pätevien allekirjoitusten tarjoajien kanssa ainutlaatuisen käyttöliittymänsä ansiosta. Tämä on valtava etu hankittaessa ja annettaessa laillisesti päteviä allekirjoituksia.
Klikkaa tästä saadaksesi yleiskatsauksen kaikista integroiduista luottamuspalvelujen tarjoajista →

Tarkista allekirjoitukset ja lataa testiraportit

Voit tarkistaa sovellettujen sähköisten allekirjoitusten voimassaolon suoraan sproof signissa hiiren napsautuksella. Voit myös ladata testiraportin jokaisesta allekirjoituskierroksesta ja nähdä, kuka allekirjoitti millä varmenteella ja milloin.

Joukkueen johtaminen ja vaihtosäännöt

sproof sign mahdollistaa yksinkertaisen käyttäjien ja oikeuksien hallinnan suunnitelman sisällä. Lisäksi allekirjoituskiintiötä voidaan hallita keskitetysti ja tehdä erilaisia tärkeitä asetuksia koko suunnitelmalle.

Tuki & akatemia

sproof sign tunnettu nopeasta ja joustavasta tuestaan. sproof sign Academy on ilmainen koulutusportaali, joka auttaa sinua ja työntekijöitäsi pääsemään nopeasti alkuun.

Läpinäkyvä hinnoittelu ilman piilokustannuksia

Tavoitteenamme on olla vertaansa vailla oleva paras tarjoaja sopivaa allekirjoituksen tarjoajaa etsittäessä. Tällöin korostamme oikeudenmukaisuutta ja avoimuutta. Kaksi arvoa, jotka luonnehtivat yrityskulttuuriamme. Nämä arvot määräävät myös ratkaisumme hinnoittelun yrityssegmentissä.