Verkkosivustoa sproof.com koskevat tietosuojasäännökset

1. johdanto

Henkilötietojesi suojelu on meille erityisen tärkeää. Siksi käsittelemme henkilötietojasi sovellettavien henkilötietojen suojaa, laillista käsittelyä ja salassapitoa koskevien säädösten mukaisesti, erityisesti Itävallan tietosuojalain (jäljempänä ”DSG”), tietosuoja-asetuksen (jäljempänä ”GDPR”) sekä vuoden 2021 televiestintälain (jäljempänä ”TKG 2021”) mukaisesti.

Seuraavista tiedoista selviää, miten käsittelemme henkilötietojasi, kun käytät verkkosivustoamme (www.sproof.com) (jäljempänä ”verkkosivusto”).

Tämä tietosuojaseloste koskee verkkosivustoa www.sproof.com. Verkkosovellus sproof sign.sproof.com on teknisesti erillinen; sivustojen välillä ei tapahdu automaattista tietojenvaihtoa.

2. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

Sproof GmbH (jäljempänä ”sproof” tai ”me”) on vastuussa tämän verkkosivuston tietojen käsittelystä.

sproof GmbH, Urstein Süd 19/2

A-5412 Puch, Halleinin lähellä

Itävalta

Sähköposti: privacy@sproof.com

3. tietojen käsittely

Kun tarjoamme palveluitamme, erityisesti verkkosivustoamme ja verkkosivustollamme saatavilla olevia tarjouksia, käsittelemme verkkosivustomme käyttäjien ja verkkotarjoustamme käyttävien käyttäjien henkilötietoja. Erityiset tietojenkäsittelytoimet kuvataan jäljempänä:

3.1. Tietojen käsittely Verkkosivuston käyttö

Seuraavia henkilötietoja käsitellään automaattisesti, kun vierailet verkkosivustollamme:

• Pöytäkirjan tiedot;
• IP-osoite (lyhennettynä/anonymisoituna);
• Verkkoselaimesi tyyppi ja versio;
• Laitteesi tiedot (esim. laitetunnus);
• Päivämäärä ja kellonaika, jolloin verkkosivustomme tai sen alasivut on avattu;
• Verkkosivusto, jolta käytät verkkosivustoamme (viittausosoite).

Käsittelyn tarkoitus: Käsittelyn tarkoituksena on tarjota sinulle verkkosivustomme sisältöä, varmistaa IT-infrastruktuurimme turvallisuus ja vakaus, suorittaa nimettömiä analyyseja optimointitarkoituksissa sekä mahdollistaa verkkosivustomme käyttö tiedonhankintatarkoituksessa.

Säilytysaika: Lokitietoja säilytetään periaatteessa 30 päivän ajan. Turvallisuuteen liittyvän tapahtuman (esim. DDoS-hyökkäys tai murtoyritys) sattuessa tietoja säilytetään, kunnes tapahtuma on lopullisesti selvitetty ja korjattu.

Oikeusperusta: Näiden tietojen käsittelyn oikeusperustana on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukainen oikeutettu etumme. Oikeutettu etumme on tehdä verkkosivustostamme käyttäjäystävällinen, parantaa sitä jatkuvasti, tarjota sinulle avaamasi sisällöt turvallisesti ja virheettömästi sekä varmistaa IT-infrastruktuurimme turvallisuus (erityisesti hyökkäysten ja häiriöiden torjumiseksi ja dokumentoimiseksi).

Tietojen toimittaminen: Näiden tietojen toimittaminen on teknisesti välttämätöntä. Ilman näitä tietoja emme voi tarjota sinulle verkkosivuston sisältöä, jota olet avannut.

3.2. Tietojenkäsittely, yhteydenottopyynnöt ja viestintä

Atlassianin (Jira Service Desk / Confluence) käyttö

Voit ottaa meihin yhteyttä suoraan sähköpostitse tai lomakkeidemme kautta. Asiakaskyselyjen tehokkaaseen käsittelyyn ja järjestelyyn käytämme IT-palveluntarjoajamme Atlassianin (Atlassian Pty Ltd, Level 6, 341 George Street, Sydney NSW 2000, Australia) järjestelmiä.

• Tarkoitus: Yhteydenottojen, tukipyyntöjen ja asiakaskommunikaation käsittely ja arkistointi.
• Oikeusperusta: Tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) nopeaan ja ammattimaiseen viestintään sekä – sikäli kuin pyyntösi koskee sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa – sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen tai sopimuksen täytäntöönpanoon (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
• Tietojen siirto kolmansiin maihin: Atlassianin pääkonttori sijaitsee Australiassa, ja se käyttää palvelimia ympäri maailmaa (mm. Yhdysvalloissa). Tietojen siirto on turvattu solmimalla EU:n vakiolausekkeet (Standard Contractual Clauses – SCC) GDPR-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisesti.

Google Workspacen ja Gmailin käyttö

Sisäisessä ja ulkoisessa sähköpostiviestinnässämme käytämme Google Workspacea, joka on Google Ireland Limitedin (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanti) tarjoama palvelu.

• Käsitellyt tiedot: nimi, sähköpostiosoite, viestinnän metatiedot sekä sähköpostiviestiesi sisältö ja liitteet.
• Oikeusperusta: Sopimuksen täyttäminen tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) sekä oikeutettu etumme modernin, turvallisen ja tehokkaan toimisto- ja viestintäinfrastruktuurin ylläpitämiseen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
• Siirto kolmansiin maihin: Google voi joissakin tapauksissa käsitellä tietoja myös EU:n ulkopuolisissa kolmansissa maissa (erityisesti Yhdysvalloissa). Google LLC on sertifioitu EU–Yhdysvallat-tietosuojakehyksen mukaisesti. Lisäksi tietojen käsittely on turvattu EU:n vakiolausekkeilla.
• Säilytysaika: Poistamme sähköpostit ja niissä olevat tiedot heti, kun niitä ei enää tarvita viestintätarkoituksiin eikä niiden poistamista estä mikään lakisääteinen (erityisesti yritys- ja verolainsäädännön mukainen) säilytysvelvollisuus.

HubSpotin käyttö

Käytämme HubSpotin (HubSpot, Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141, USA) CRM-järjestelmää asiakassuhteiden hallintaan sekä myynti- ja viestintäprosessiemme dokumentointiin ja optimointiin.

• Käsitellyt tiedot: Viestintäkanavasta riippuen käsittelemme perustietoja, yhteystietoja, sähköpostikeskusteluja, puhelinkeskusteluja tai videoneuvotteluja koskevia muistiinpanoja sekä tarvittaessa (vain etukäteen annetun suostumuksen perusteella) verkkokokousten transkriptioita tai tallenteita.
• Oikeudelliset perusteet:
  • Suostumus (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta) yhdessä TKG 2021:n 165 §:n 3 momentin kanssa: Pyydämme aina etukäteen nimenomaista ja vapaaehtoista suostumustasi äänen ja kuvan aktiiviseen tallentamiseen puhelinkeskusteluissa tai videokokouksissa.
  • Oikeutettu etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta): Kirjallisten chat-keskustelujen, sähköpostiviestien ja asiakashistorian tallentaminen CRM-järjestelmään tehokkaan B2B-asiakaspalvelun ja kyselyjen virheettömän kohdentamisen varmistamiseksi.
• Siirto kolmansiin maihin: HubSpot tallentaa tietoja muun muassa Yhdysvalloissa. HubSpot, Inc. on sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (EU-US Data Privacy Framework) mukaisesti. Lisäksi EU:n vakiomuotoiset sopimuslausekkeet takaavat tietosuojan tason.
• Suostumuksen peruuttaminen ja tietojen poistaminen: Voit peruuttaa antamasi suostumuksen tallennukseen milloin tahansa tulevaisuutta koskevalla vaikutuksella (esim. lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@sproof.com). Tallenteet poistetaan välittömästi, kun niiden tarkoitus on saavutettu tai kun suostumus on peruutettu, ellei lakisääteisiä säilytysvelvoitteita ole.

3.3. Tietojenkäsittely Hakijoiden hallinnointi

Kun lähetät meille hakemuksen (sähköpostitse tai hakuportaalin kautta), käsittelemme seuraavia tietoja:

• Perustiedot (nimi, syntymäaika, kansalaisuus);
• Yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero);
• Hakutiedot (ansioluettelo, todistukset, motivaatiokirje, koulutukset, työkokemus);
• Tarvittaessa muistiinpanot työhaastatteluista.

Hakijatietojasi ei luovuteta yrityksemme ulkopuolisille, valtuuttamattomille kolmansille osapuolille.

• Käsittelyn tarkoitus: Hakumenettelyn toteuttaminen ja hoitaminen sekä työsopimuksen valmistelu.
• Oikeusperusta: Sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sosiaalivakuutukseen ilmoittautumisen yhteydessä työsuhteen syntyessä (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).
• Tietojen säilyttäminen (lahjakkuuspooli): Jos haluamme säilyttää hakemuksesi tulevia työpaikkailmoituksia varten, pyydämme siihen nimenomaista suostumustasi GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti.
• Säilytysaika: Jos hakemuksesi hylätään, hakemustietojasi säilytetään mahdollisten vaatimusten torjumiseksi (esim. tasa-arvolain – GlBG – nojalla) 6 kuukauden ajan hakuprosessin päättymisestä, minkä jälkeen ne poistetaan. Jos olet antanut suostumuksesi tietojen säilyttämiseen, käsittelemme tietojasi, kunnes peruutat suostumuksesi, kuitenkin enintään kahden vuoden ajan. Voit peruuttaa suostumuksesi tietojen säilyttämiseen milloin tahansa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@sproof.com.

3.4. Tietojenkäsittelyn uutiskirje

Kun tilaat uutiskirjeemme, käsittelemme seuraavia tietoja:

• Nimesi (henkilökohtaista puhumista varten);
• Sähköpostiosoitteesi.

Uutiskirjeen tilaamiseen käytämme niin sanottua double-opt-in-menettelyä. Kun olet rekisteröitynyt verkkosivustollamme, saat vahvistussähköpostin, jolla varmistetaan, että olet kyseisen sähköpostiosoitteen omistaja.

• Oikeusperusta: Nimenomainen suostumuksesi GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti yhdessä TKG 2021:n 165 §:n 3 momentin kanssa.
• Tietojen käsittelijä: Tiedot luovutetaan uutiskirjeen lähettämistä varten IT-palveluntarjoajallemme (jonka toimipaikka sijaitsee EU:n alueella). Asiasta on tehty sopimus tietojen käsittelystä GDPR:n 28 artiklan mukaisesti.
• Tilauksen peruuttaminen ja suostumuksen peruuttaminen: Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ilmaiseksi tulevaisuutta koskevalla vaikutuksella. Käytä tätä varten jokaisen uutiskirjeen lopussa olevaa peruutuslinkkiä tai lähetä meille sähköpostia osoitteeseen privacy@sproof.com. Tietosi poistetaan tämän jälkeen välittömästi jakelulistalta. Tietojen käsittelyn laillisuus peruutukseen asti säilyy ennallaan.

3.5. Tietojenkäsittely, sosiaalinen media ja videopalvelut

Sosiaalisen median laajennukset

Emme ole sisällyttäneet verkkosivustollemme aktiivisia sosiaalisen median laajennuksia tai painikkeita, jotka siirtäisivät tietoja sosiaalisen median verkostoihin jo sivun latautuessa. Mahdolliset linkit sosiaalisen median profiileihimme (esim. LinkedIn, X) on toteutettu tavallisina hyperlinkkeinä.

Videopalvelu Vimeo

Sivustollemme upotamme videoita ”Vimeo”-alustan kautta. Palvelun tarjoaja on Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 5th Floor, New York, New York 10011, USA.

• Käsitellyt tiedot: IP-osoite, laitteen ja selaimen tekniset tiedot, avattu URL-osoite sekä vuorovaikutustiedot (esim. onko video käynnistetty tai keskeytetty). Jos olet kirjautunut sisään Vimeo-tiliisi, Vimeo voi yhdistää selauskäyttäytymisesi suoraan henkilökohtaiseen profiiliisi.
• Oikeusperusta: Tietojen käsittely tapahtuu yksinomaan suostumuksesi perusteella GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti yhdessä TKG 2021:n 165 §:n 3 momentin kanssa. Videot ladataan ja tiedot siirretään vasta, kun olet aktiivisesti hyväksynyt niiden aktivoinnin evästebannerimme tai kaksiklikkausvideosoittimemme kautta.
• Siirto kolmansiin maihin: Vimeo Inc. on sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (DPF) mukaisesti. Lisäksi olemme solmineet tietojenkäsittelysopimuksen, joka perustuu EU:n vakiolausekkeisiin.

3.6. Tietojenkäsittely, evästeet ja suostumusten hallinta

Käytämme verkkosivustollamme evästeitä ja vastaavia tekniikoita (esim. paikallista tallennustilaa). Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka selaimesi tallentaa laitteellesi.

Erotamme toisistaan seuraavat:

1. Ehdottomasti välttämättömät (tekniset) evästeet: Nämä ovat välttämättömiä verkkosivuston perustoimintojen tarjoamiseksi (esim. evästeasetusten tallentaminen). Näitä käsitellään ilman suostumusta perustuen oikeutettuun etuumme (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) yhdessä TKG 2021:n 165 §:n 3 momentin kanssa.
2. Suostumusta vaativat evästeet (analyysi, markkinointi, media): Nämä ladataan vasta, kun olet antanut meille nimenomaisen suostumuksesi (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta yhdessä TKG 2021:n 165 §:n 3 momentin kanssa).

Voit milloin tahansa muokata tai peruuttaa antamiasi suostumuksia integroidun suostumustenhallintatyökalumme (evästebannerin) kautta.

3.7. Tietojenkäsittely: etracker

Käytämme tällä verkkosivustolla etracker GmbH:n (Erste Brunnenstraße 1, 20459 Hampuri, Saksa) tarjoamia analyysipalveluita.

• Erityispiirre: etrackeria käytetään oletuksena evästeettömässä muodossa. Tietojen käsittely tapahtuu yksinomaan verkkopalvelimen työmuistissa, eikä tietoja tallenneta käyttäjän laitteelle. IP-osoite anonymisoidaan mahdollisimman pian. Järjestelmä ei tuota tietoja, joiden avulla henkilö voitaisiin tunnistaa suoraan.
• Oikeusperusta: Tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) suorittaa tietosuojaystävällistä kävijämäärien mittausta ja optimoida verkkosivustomme.
• Siltä osin kuin käytämme etrackerin laajempia analyysi- ja optimointievästeitä, tämä tapahtuu yksinomaan aiemman nimenomaisen suostumuksesi perusteella (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta yhdessä TKG 2021:n 165 §:n 3 momentin kanssa).
• Vastalause: Voit milloin tahansa kieltäytyä siitä, että etracker kerää käyttötietojasi ilman evästeitä:
  Opt-out

3.8. Tietojenkäsittely ja B2B-analyysi (Venta.ai & SalesViewer)

Venta AI

Mikäli annat suostumuksesi evästebannerissa, käytämme Venta AI:ta (april.eleven GmbH, Am Kartoffelgarten 14, 81671 München, Saksa) tunnistamaan yrityksen tai organisaation, josta vierailu verkkosivustollemme tapahtuu.

• Käsitellyt tiedot: Verkkotunnisteet (IP-osoite, evästetunnus), käyttötiedot (katsellut sivut, vierailun kesto, viittaava URL) sekä näistä johdetut tilastolliset yritystiedot (yrityksen nimi, toimiala, kotipaikka).
• Tarkoitus: B2B-markkinointi, myynnin tuki ja verkkosivuston optimointi yritysasiakkaille.
• Oikeusperusta: Suostumus GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti yhdessä TKG 2021:n 165 §:n 3 momentin kanssa. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa evästebannerin kautta.

SalesViewer®-tekniikka

Käytämme oikeutetun etumme perusteella (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) SalesViewer® GmbH:n (Huestraße 30, 44787 Bochum, Saksa) SalesViewer®-tekniikkaa liiketoiminnallisten verkkosivustovierailujen analysointiin.

• Toimintaperiaate: Yritystietojen keräämiseen käytetään JavaScript-pohjaista koodia. Tiedot (esim. IP-osoite) salataan käänteismuunnoksettomalla yksisuuntaisella funktiolla (hashing) ja pseudonymisoidaan välittömästi. Luonnollisia henkilöitä ei tunnisteta.
• Tarkoitus: B2B-kiinnostuneiden tunnistaminen markkinointi- ja markkinatutkimustarkoituksiin.
• Kieltäytyminen (opt-out): Voit milloin tahansa kieltäytyä SalesViewer®:n suorittamasta tietojen keräämisestä napsauttamalla seuraavaa linkkiä: salesviewer.com/opt-out. Tällöin laitteellesi tallennetaan opt-out-eväste verkkosivustoamme varten.

3.9. LinkedIn Insight Tagin käyttö

Käytämme verkkosivustollamme LinkedIn Ireland Unlimited Companyn (Wilton Place, Dublin 2, Irlanti) tarjoamaa ”LinkedIn Insight Tag” -palvelua.

• Tarkoitus: konversioseuranta (LinkedIn-mainostemme tuloksellisuuden mittaaminen), uudelleen kohdentaminen (sivuston kävijöille suunnattujen, heille merkityksellisten mainosten näyttäminen LinkedInissä) ja verkkosivuston analysointi (kävijöitämme koskevat koottuja demografisia raportteja).
• Kerätyt tiedot: URL-osoite, viittaava URL-osoite, IP-osoite (LinkedInin lyhentämä), laitteen ominaisuudet, aikaleima sekä suoritetut toimet (esim. lomakkeiden lähettäminen).
• Oikeusperusta: Tietojen käsittely (mukaan lukien evästeen li_c asettaminen) tapahtuu yksinomaan asiakkaan nimenomaisen suostumuksen perusteella GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan sekä TKG 2021:n 165 §:n 3 momentin mukaisesti.
• Yhteisvastuu (Joint Controllership): Olemme yhdessä LinkedIn Irelandin kanssa vastuussa tietojen keräämisestä ja siirtämisestä LinkedInille (GDPR:n 26 artikla). Olemme tästä syystä solmineet yhteisvastuullisuutta koskevan lisäpöytäkirjan, jonka voit lukea osoitteessa legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum. LinkedIn on yksin vastuussa tietojen myöhemmästä käsittelystä.
• Siirto kolmansiin maihin: LinkedIn käsittelee tietoja osittain LinkedIn Corporationin palvelimilla Yhdysvalloissa. Tietojen siirto on turvattu EU:n vakiomuotoisilla sopimuslausekkeilla. Lisäksi LinkedInin emoyhtiö on sertifioitu EU–Yhdysvallat-tietosuojakehyksen mukaisesti.
• Suostumuksen peruuttaminen: Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa evästeasetuksistamme tai LinkedIn-jäsenten tilin asetuksissa olevan poistamisvaihtoehdon kautta.

4. automatisoitu päätöksenteko / profilointi

Verkkosivustollamme ei suoriteta automatisoitua päätöksentekoa, mukaan lukien profilointi, GDPR:n 22 artiklan 1 ja 4 kohdan mukaisesti.

5. oikeutesi rekisteröitynä

Rekisteröitynä sinulla on seuraavat GDPR:n mukaiset oikeudet, jos lakisääteiset edellytykset täyttyvät:

• Oikeus saada tietoja (GDPR:n 15 artikla): Voit pyytää tietoja siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja ja mitä tietoja käsittelemme.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen (GDPR:n 16 artikla): Voitte vaatia virheellisten tietojen oikaisemista tai puutteellisten tietojen täydentämistä.
• Oikeus tietojen poistamiseen / ”oikeus tulla unohdetuksi” (GDPR:n 17 artikla): Tietyin edellytyksin voit vaatia tietojesi poistamista.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (GDPR:n 18 artikla): Voit vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus tietojen siirrettävyyteen (GDPR:n 20 artikla): Sinulla on oikeus saada tietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa tai pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus vastustaa käsittelyä (GDPR:n 21 artikla): Voitte milloin tahansa vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), syistä, jotka johtuvat teidän erityistilanteestanne.
• Peruuttamisoikeus (GDPR:n 7 artiklan 3 kohta): Voit milloin tahansa peruuttaa jo antamasi suostumukset, ja peruutus astuu voimaan tulevaisuudessa.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen privacy@sproof.com.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jos katsotte, että tietojenne käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä tai että tietosuojaoikeuksianne on muutoin loukattu, teillä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Itävallassa tämä viranomainen on:

Itävallan tietosuojaviranomainen (DSB) Barichgasse 40–42

1030 Wien

Puhelin: +43 1 52 152-0

Sähköposti: dsb@dsb.gv.at

Verkkosivusto: www.dsb.gv.at

6. Tilanne ja muutokset

Tämä tietosuojaseloste on päivätty heinäkuussa 2026.

Päivitys voi tulla tarpeelliseksi teknisten muutosten tai lakisääteisten vaatimusten muuttumisen vuoksi. Suosittelemme siksi, että luette tämän selosteen uudelleen säännöllisin väliajoin.

Nämä tietosuojasäännöt ovat saatavilla useilla kielillä. Epäselvyyksien, eroavaisuuksien tai tulkintakysymysten osalta ainoastaan näiden tietosuojasääntöjen saksankielinen versio on määräävä.