Monimutkaisten allekirjoitusten työnkulkujen uudistaminen : automatisoitu, turvallinen ja eIDAS-yhteensopiva.

Sähköiset allekirjoitukset tarjoavat allekirjoitustyypistä riippuen korkean tason suojan väärentämistä ja manipuloimista vastaan. Erityisesti edistyneissä (FES) ja pätevissä sähköisissä allekirjoituksissa (QES) kryptografiset menetelmät varmistavat, että allekirjoitettuun asiakirjaan myöhemmin tehdyt muutokset voidaan havaita.

Sproofin avulla allekirjoitusprosessit dokumentoidaan lisäksi väärentämättömän tarkastusjäljen avulla. Näin allekirjoitusprosessia koskevat tärkeät tiedot voidaan tallentaa jäljitettävällä ja todennettavalla tavalla.

Heti kun asiakirja allekirjoitetaan digitaalisesti sproof-palvelun kautta, sen sisältöön lisätään kryptografinen hajautusarvo.

• Jälkikäteen tehdyt muutokset: Jos PDF-tiedostossa muutetaan allekirjoittamisen jälkeen edes yhtä merkkiä, desimaalia tai kuvaa, sinetti rikkoutuu.
• Tulos: Jokainen yleisesti käytetty tarkistustyökalu (esim. Adobe Acrobat tai ilmainen sproof Validator) ilmoittaa välittömästi, että asiakirjaa on muokattu ja että allekirjoitus on pätemätön.

Itävallan allekirjoituslaki (SigG) sääti alun perin sähköisten allekirjoitusten oikeudelliset puitteet Itävallassa. Se kuitenkin kumottiin 30. kesäkuuta 2016. 1. heinäkuuta 2016 lähtien sähköisiin allekirjoituksiin sovelletaan erityisesti suoraan sovellettavaa Euroopan unionin eIDAS-asetusta sekä Itävallan allekirjoitus- ja luottamuspalvelulakia (SVG). SVG-laki täydentää eurooppalaisia eIDAS-vaatimuksia kansallisella tasolla ja sääntelee muun muassa sähköisiä allekirjoituksia, sähköisiä sinettejä, aikaleimoja sekä luottamuspalveluille ja niiden tarjoajille asetettavia vaatimuksia.

Eurooppalaisessa lainsäädännössä sähköisissä allekirjoituksissa erotetaan toisistaan eri allekirjoitustasot: yksinkertainen sähköinen allekirjoitus (EES), edistynyt sähköinen allekirjoitus (FES) ja pätevä sähköinen allekirjoitus (QES). Se, mikä allekirjoitustyyppi vaaditaan, riippuu erityisesti kyseisestä käyttötapauksesta sekä lainsäädännöllisistä tai sopimusperusteisista vaatimuksista.

Itävallassa ID Austria -järjestelmällä on tässä keskeinen rooli, sillä se mahdollistaa turvallisen digitaalisen tunnistautumisen ja varmennetut sähköiset allekirjoitukset. sproof on integroinut ID Austria -järjestelmän suoraan palveluunsa ja tukee lisäksi lukuisia muita eurooppalaisia eID-järjestelmiä digitaalisissa tunnistautumis- ja allekirjoitusprosesseissa.

Edistynyt sähköinen allekirjoitus (FES) sopii asiakirjoihin, joihin liittyy korotettuja vastuuta, todistettavuutta tai turvallisuutta koskevia vaatimuksia. Se on yksiselitteisesti liitetty allekirjoittajaan, mahdollistaa tämän tunnistamisen ja tekee asiakirjaan myöhemmin tehdyt muutokset havaittaviksi. Tyypillisiä käyttötapauksia ovat sopimukset, luvat, henkilöstöasiakirjat tai liiketoimintasopimukset, joihin laki ei vaadi pätevää sähköistä allekirjoitusta. Sopiva allekirjoitustyyppi riippuu kuitenkin aina kyseisestä asiakirjasta ja voimassa olevista muodollisista vaatimuksista. Lisätietoja EES-, FES- ja QES-allekirjoitusten eroista löydät yleiskatsauksestamme kaikista sähköisten allekirjoitusten standardeista.

Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus (EES) sopii asiakirjoihin ja prosesseihin, joihin liittyy vain vähäinen oikeudellinen tai taloudellinen riski ja joissa lakisääteistä kirjallista muotoa ei vaadita. Tyypillisiä esimerkkejä ovat sisäiset hyväksynnät, vahvistukset, pöytäkirjat, tarjoukset tai yksinkertaiset sopimukset. Se mahdollistaa nopean ja mutkattoman allekirjoittamisen, mutta tarjoaa vain rajoitetun varmuuden allekirjoittajan yksiselitteisestä tunnistamisesta. Siksi sopiva allekirjoitustyyppi tulisi aina tarkistaa kunkin konkreettisen käyttötapauksen perusteella. Yleiskatsaus EES-, FES- ja QES-standardeista löytyy sähköisten allekirjoitusten standardien vertailustamme.

Kyllä. Kiinnostuneet yritykset voivat kokeilla sproof signia ilmaiseksi 14 päivän ajan. Lisäksi sproofin asiantuntijat antavat mielellään henkilökohtaista neuvontaa ja esittelevät, miten alusta voidaan integroida parhaalla mahdollisella tavalla olemassa oleviin liiketoimintaprosesseihin. Kokeile sproof sign nyt →

Monet yritykset haluavat varmistaa, että henkilötietoja käsitellään yksinomaan Euroopan unionin alueella ja että niihin sovelletaan eurooppalaisia tietosuojavaatimuksia. sproof käsittelee tietoja yksinomaan EU:ssa ja hyödyntää eurooppalaista infrastruktuuria.

Monille yrityksille Yhdysvaltain CLOUD Act -laki on tärkeä tekijä ohjelmistotoimittajan valinnassa. Laki voi tietyissä olosuhteissa velvoittaa yhdysvaltalaiset tai Yhdysvaltoihin liittyvät yritykset luovuttamaan tietoja viranomaisten määräyksestä – riippumatta siitä, onko tiedot tallennettu Yhdysvalloissa vai ulkomailla. Siksi monet organisaatiot tarkastelevat nykyään paitsi tietojensa tallennuspaikkaa myös yrityksen kotipaikkaa, käytettävää pilvi-infrastruktuuria ja sovellettavaa lainsäädäntöaluetta. sproof käyttää yksinomaan eurooppalaista infrastruktuuria. Tietojen käsittely tapahtuu Euroopan unionin alueella ja se on eurooppalaisen lainsäädännön alaista. Tämä auttaa yrityksiä täyttämään tiukat vaatimukset tietosuojan, säännösten noudattamisen ja digitaalisen itsemääräämisoikeuden osalta.

Kyllä. DocuSign tukee eIDAS-asetuksen mukaisia sähköisiä allekirjoituksia. On kuitenkin tärkeää huomata, että eIDAS-vaatimustenmukaisuus ei kerro mitään siitä, missä tietoja käsitellään tai tallennetaan. Yritysten tulisi siksi lisäksi tarkistaa, missä lainkäyttöalueella niiden tietoja käsitellään, mitä pilvi-infrastruktuuria käytetään ja mitkä tietosuoja- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset täytetään. sproof tukee kaikkia eIDAS-vaatimusten mukaisia allekirjoitustyyppejä ja käsittelee tietoja yksinomaan Euroopan unionin alueella eurooppalaisella infrastruktuurilla.

Kyllä. Kansainvälisten palveluntarjoajien lisäksi on olemassa useita eurooppalaisia sähköisen allekirjoituksen alustoja. Jos tietosuoja, digitaalinen itsemääräämisoikeus ja eIDAS-vaatimustenmukaisuus ovat sinulle erityisen tärkeitä, sinun kannattaa ottaa eurooppalaiset ratkaisut huomioon vertailussasi. sproof on itävaltalainen palveluntarjoaja, joka on kehittänyt alustansa nimenomaan eurooppalaisten yritysten tarpeisiin.

Audit Trail (tarkastusloki) tarjoaa aukottoman, oikeudessa käyttökelpoisen historiatiedon koko allekirjoitusprosessista. Se dokumentoi, kuka on milloin tarkastellut, hyväksynyt ja allekirjoittanut asiakirjan, mukaan lukien käytetyn varmennusmenetelmän (esim. kaksivaiheinen todennus tai pätevä sähköinen henkilöllisyystodistus). Tämä loki toimii auditoinneissa tai oikeudellisissa riita-asioissa ensisijaisena todisteena siitä, että allekirjoitus on tehty asianmukaisesti.

Kyllä. Kun useat henkilöt allekirjoittavat asiakirjan peräkkäin (peräkkäinen työnkulku), PDF-tiedostoon tallentuu niin sanottujen versioiden historia. Tarkistustyökalu (esim. sproof Validate) tarkistaa jokaisen allekirjoituksen erikseen sen asiakirjan tilan perusteella, joka oli voimassa kyseisen allekirjoitushetkellä.

Vakioallekirjoituksia ei useinkaan voida enää validoida virheettömästi sen jälkeen, kun niiden perustana oleva varmenne on vanhentunut (yleensä 2–3 vuoden kuluttua). Siksi sproof sign käyttää johdonmukaisesti LTV-standardia (Long-Term Validation). Tässä menetelmässä estotiedot (kuten CRL- tai OCSP-luettelot) upotetaan suoraan asiakirjaan allekirjoitushetkellä. Näin allekirjoituksen voimassaolo voidaan tarkistaa tarkastuskestävällä tavalla ja allekirjoittajalta riippumatta jopa vuosikymmenten kuluttua.