eMoveUs tarjoaa ratkaisuja sähköisiin ja sähkömekaanisiin voimansiirtojärjestelmiin voimansiirrossa elektronisten laitteistojen, ohjelmistojen, sähkömagneettisten järjestelmien ja mekaanisten järjestelmien tasolla tavoitteena varmistaa tehokas ja kestävä liikkuvuus kaikille. Integroimalla sproof sign yritys digitalisoi ja nopeuttaa sisäisiä sopimusprosesseja.

Yrityksen nimi:
eMoveUs GmbH

Lyhyt kuvaus hankkeesta:
Sopimuskäsittelyn ja sisäisten sopimusprosessien digitalisointi resurssien käytön tehostamiseksi ja käsittelyn nopeuttamiseksi.

Miksi sprooof sign:
“Huomasimme erityisesti sopimusten, toimittajasopimusten, NDA-sopimusten ja sisäisten hyväksyntöjen käsittelyssä, että perinteinen paperinen reitti oli aikaa vievää ja virhealtista etenkin etätyön aikana. Tämä johti viivästyksiin ja ylimääräiseen hallinnolliseen taakkaan, minkä vuoksi halusimme optimoida asiakirjojen työnkulun ja nykyaikaistaa liiketoimintaprosesseja.”

Miten päätös digitaalisen allekirjoituksen käyttöönotosta syntyi?

Autoteollisuudessa toimivana pienenä keskisuurena startup-yrityksenä meillä oli haasteena tehostaa sisäisiä prosessejamme ja lyhentää käsittelyaikoja. Erityisesti sopimusten, toimittajasopimusten, NDA:iden ja sisäisten hyväksyntöjen käsittelyssä huomasimme, että perinteinen paperireitti oli aikaa vievää ja virhealtista, etenkin etätyön aikoina. Tämä johti usein viivästyksiin, lisäkustannuksiin ja hallinnollisen työn lisääntymiseen, minkä vuoksi halusimme optimoida asiakirjojen työnkulun ja nykyaikaistaa liiketoimintaprosesseja.

Kuinka tärkeää digitaalinen muutos on yrityksellesi? Miten se allekirjoitettiin aiemmin?

Digitaalisella muutoksella on keskeinen rooli yrityksessämme, sillä se tarjoaa meille mahdollisuuden vastata tehokkaammin ja ketterämmin autoteollisuuden haasteisiin. Meille startup-yritykselle digitalisaatio on ratkaiseva vipu kilpailukykymme turvaamiseksi ja liiketoimintamme tekemiseksi tulevaisuudenkestäväksi. Käyttämällä digitaalitekniikkaa voimme optimoida prosesseja, parantaa yhteistyötä sekä sisäisesti että ulkoisten kumppaneiden kanssa ja samalla vähentää kustannuksia.

Ennen kuin otimme käyttöön digitaalisen allekirjoituksen, kaikki allekirjoitukset tehtiin perinteisellä tavalla: sopimukset ja tärkeät asiakirjat tulostettiin, allekirjoitettiin käsin ja lähetettiin sitten joko postitse, kuriirin välityksellä tai sähköpostitse uusien allekirjoitusten keräämiseksi. Tämä prosessi oli aikaa vievä, tehoton ja altis viivästyksille, varsinkin kun tarvittiin useita allekirjoituksia tai asiakirjoja oli vaihdettava eri toimipisteiden välillä. Lisäksi paperipohjainen lähestymistapa lisäsi virheiden, hävikin ja puutteellisten arkistojen riskiä.

Mitkä kriteerit olivat ratkaisevia etsiessänne oikeaa sähköisen allekirjoituksen tarjoajaa?

Kun valitsimme oikean sähköisen allekirjoituksen tarjoajan, useat kriteerit olivat meille ratkaisevia. Aluksi turvallisuus oli etusijalla, sillä digitaalista allekirjoitusta käytetään tärkeissä sopimuksissa ja luottamuksellisia tietoja sisältävissä asiakirjoissa. Siksi oli välttämätöntä valita palveluntarjoaja, jolla on korkeat turvallisuusstandardit, kuten salaustekniikat ja tietosuojasäännösten, kuten GDPR:n, noudattaminen.

Lisäksi helppokäyttöisyys oli erittäin tärkeää. Palveluntarjoajan olisi tarjottava intuitiivinen ja helppokäyttöinen alusta, jotta työntekijämme pääsevät heti alkuun ilman paljon koulutusta. Yhteensopivuus nykyisten järjestelmiemme kanssa ja saumaton integroituminen työnkulkuihimme oli myös tärkeä tekijä.

Viimeisimpänä mutta ei vähäisimpänä tekijänä oli myös tarjouksen hinta ja joustavuus. Etsimme tietoisesti eurooppalaista palveluntarjoajaa, joka tarjoaa läpinäkyviä kustannusrakenteita ja skaalautuvia ratkaisuja, jotka voivat kasvaa yrityksemme mukana. Tuki ja asiakaspalvelu olivat myös tärkeitä kriteerejä, jotta saamme nopeasti tukea kysymysten tai ongelmien ilmetessä.

Huomasimme erityisesti sopimusten, toimittajasopimusten, NDA:iden ja sisäisten hyväksyntöjen käsittelyssä, että perinteinen paperinen reitti oli aikaa vievä ja virhealtis, erityisesti etätyön aikana. Tämä johti usein viivästyksiin, lisäkustannuksiin ja hallinnollisen työn lisääntymiseen, minkä vuoksi halusimme optimoida asiakirjojen työnkulun ja nykyaikaistaa liiketoimintaprosesseja.

Christopher Pizarro
Liiketoiminnan kehittäminen ja projektinhallinta

Missä käyttötapauksissa digitaalista allekirjoitusta käytetään?

Tärkein sovellusalue on sopimusten käsittely, erityisesti toimittaja- ja palvelusopimusten, myyntisopimusten, NDA:iden ja puitesopimusten osalta, jotka vaativat usein useita allekirjoituksia.

Mitä tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevia vaatimuksia ohjelmistoratkaisun on täytettävä yrityksessänne?

Yrityksessämme ohjelmistoratkaisun on täytettävä tiukat tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevat standardit, jotta voidaan varmistaa arkaluonteisten tietojen suojaaminen. Tähän kuuluu ennen kaikkea yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) noudattaminen sen varmistamiseksi, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja vastuullisesti. Salausmenetelmät ovat olennaisen tärkeitä sekä tietojen siirtämisessä että tallentamisessa, jotta estetään luvaton pääsy tietoihin. Asetamme etusijalle myös monitekijätodennuksen (MFA) ja pääsynhallinnan varmistaaksemme, että vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää järjestelmiämme ja tietojamme.

Mistä pidät erityisesti sproof signissa?

Pidämme sproof signissa erityisesti korkean turvallisuuden ja helppokäyttöisyyden yhdistelmästä sekä intuitiivisesta käyttöliittymästä, jonka ansiosta työntekijämme voivat käyttää alustaa nopeasti ilman suurempaa koulutusta. Integrointi olemassa oleviin järjestelmiimme sujui ongelmitta, ja sproof signin joustavat räätälöintimahdollisuudet mukautuvat täydellisesti erityisvaatimuksiimme ja työnkulkuihimme.