Corona-pandemian aiheuttamat haasteet ja lisääntynyt kotoa käsin tehtävä työ antoivat Hendrickson Europelle sysäyksen uudistaa asiakirjaprosessinsa. Ranskan ja Itävallan tuotantolaitokset ovat hyödyntäneet tätä tilaisuutta ja muuttaneet allekirjoitusten työnkulkujaan digitaalisesti. Ottamalla käyttöön sproof signin digitaalisen allekirjoitusratkaisun Hendrickson pystyi paitsi nopeuttamaan merkittävästi asiakirjojen käsittelyä ja vähentämään merkittävästi hallinnollista taakkaa myös noudattamaan kansainvälisiä tietosuojastandardeja.
Hendrickson Commercial Vehicle Systems Europe GmbH on osa Hendricksonia, joka on johtava maailmanlaajuinen raskaiden ajoneuvojen alustajärjestelmien ja komponenttien toimittaja. Euroopan Hendrickson-konsernin pääkonttori sijaitsee Fohnsdorfissa (Itävalta), Steiermarkin sydämessä. Tuotantolaitokset Ranskassa, Puolassa, Romaniassa, Isossa-Britanniassa ja Itävallassa valmistavat ja toimittavat hyötyajoneuvojen parabolisia ja monilehtisiä jousia, parabolisia tukivarret, vakaajia, nostoakseleita ja jousitusjärjestelmiä. Alustaratkaisuja käytetään eri kuljetusluokissa, kuten maantie- ja maastoajoneuvoissa, linja-autoissa ja muissa erikoisajoneuvoissa.
Yrityksen nimi: Hendrickson Commercial Vehicle Systems Europe GmbH
Lyhyt kuvaus hankkeesta:
Allekirjoitusprosessien digitaalinen muutos: Digitaalisten allekirjoitusten käyttöönotto hallinnollisten prosessien optimoimiseksi ja tehostamiseksi Hendricksonilla Ranskassa ja Itävallassa.
Miksi sproof sign:
“Pidämme sproof signista Itävallassa sijaitsevan sijainnin ja käyttäjäystävällisen käyttöliittymän lisäksi myös virhetapausten tuesta ja asiakasystävällisyydestä yleisten tiedustelujen yhteydessä.” “Me pidämme sproof signista. Tiimi sproofin ympärillä on erittäin sitoutunut ja täysin motivoitunut viemään tuotetta eteenpäin innovaatioilla.
Miten päätös digitaalisen allekirjoituksen käyttöönotosta syntyi?
Hendrickson Europe on jo useiden vuosien ajan puhunut digitaalisesta allekirjoituksesta ja sen ratkaisusta, mutta vain taustalla. Muut ERP- ja MES-järjestelmiin liittyvät hankkeet olivat yhä tärkeämpiä Euroopan tehtaille. Coronan ja kotitoimiston jälkeen lopullinen vaatimus digitaalisen allekirjoituksen ratkaisusta tuli Ranskassa sijaitsevalta tehtaalta. Koska muissa tehtaissa oli jo käytössä paikallisia allekirjoitusratkaisuja, nyt etsittiin käyttökelpoista ratkaisua kahta ranskalaista tehdasta ja Itävallassa sijaitsevaa holdingyhtiötä varten, ja se löytyi sproof signista.
Mitkä kriteerit olivat ratkaisevia etsiessänne oikeaa sähköisen allekirjoituksen tarjoajaa?
Arvioimme ja testasimme ranskalaisen kollegani kanssa useita palveluntarjoajia. Pitäydyimme yksinkertaisessa toiminnassa, koska Ranskan ja Itävallan holdingyhtiön vaatimukset oli määritelty selkeästi. Samaan aikaan otettiin käyttöön myös P2P-ratkaisu SAP-laitoksissamme, ja tämän SAP-ohjelmiston lisäosan hyväksyntätyönkulkujen avulla oletettiin, että digitaalista allekirjoitusta ei enää tarvittaisi, mutta asia oli päinvastoin. Toinen ratkaisuperuste oli se, että sproof sign on itävaltalainen ratkaisu.
Missä käyttötapauksissa digitaalista allekirjoitusta käytetään?
Ranskassa useimmat käyttötapaukset liittyvät tällä hetkellä laadunhallintaan, ja täällä Itävallan holdingyhtiössä digitaalisesti allekirjoitetut NDA-sopimukset ja muut sopimukset ovat tällä hetkellä edelleen käytössä. Vielä ei ole selvää, mitä muita käyttötapauksia molemmissa maissa lisätään.
Maailmanlaajuisena toimijana pidämme luonnollisesti tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa erittäin tärkeänä, ja olemme luonnollisesti tyytyväisiä, jos tietojamme säilytetään EU:ssa.
DI (FH) Viktor Gruber, MBA
Konsernin IT-päällikkö Euroopassa.
Miten pilven integrointi toimi?
Maailmanlaajuisena yrityksenä käytämme jo useita pilvipohjaisia ohjelmistoratkaisuja, joten tämä askel ei ollut meille suuri haaste, ja sproof sign sopii saumattomasti muuhun sovellusympäristöömme.
Mitä tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevia vaatimuksia ohjelmistoratkaisun on täytettävä yrityksessänne?
Maailmanlaajuisena toimijana pidämme luonnollisesti tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa erittäin tärkeänä, ja olemme luonnollisesti tyytyväisiä, jos tietojamme säilytetään EU:ssa.
Mistä pidät erityisesti sproof signissa?
Pidämme sproof signista Itävallassa sijaitsevan sijainnin ja käyttäjäystävällisen käyttöliittymän lisäksi myös virhetilanteiden tukemisesta ja asiakasystävällisyydestä yleisten tiedustelujen yhteydessä. Sproofin ympärillä toimiva tiimi on erittäin sitoutunut ja täysin motivoitunut viemään tuotetta eteenpäin innovaatioilla.
