HOGAST on osto-osuuskunta, joka koko tavarahankinnan lisäksi käsittelee myös sähkön, polttoaineen, puhelinliikenteen ja monia muita aiheita ja varmistaa aina, että sen jäsenyritykset nauttivat parhaista ehdoista ja optimoiduista prosesseista ja voivat odottaa merkittäviä etuja kaikilla asiaankuuluvilla hankinta- ja palvelualoilla.

HOGAST perustettiin yli 45 vuotta sitten, ja sen perusajatuksena oli luoda hintaetuja niputtamalla määriä yritysten välillä ja vapauttamalla yksittäisiä yrityksiä rutiinitehtävistä.

Nykyään HOGAST on Itävallan suurin hotelli- ja ravintola-alan yritys, johon kuuluu yli 3200 jäsenyritystä, joiden liikevaihto on 415 miljoonaa euroa. Münchenissä sijaitseva tytäryhtiö vastaa Etelä-Saksan alueen palvelemisesta. Lisäksi HOGAST-konserniin kuuluvat myös HOTEL GASTRO POOL pienempiä hotelleja ja ravintoloita varten sekä HANDOVER sosiaalialan tiloja varten.

Yrityksen nimi: HOGAST

Lyhyt kuvaus hankkeesta:
“… pätkätyön ja kotitoimiston vuoksi jouduimme väistämättä miettimään asioita uudelleen, sillä ilman uutta digitaalista järjestelmää emme olisi enää voineet allekirjoittaa sopimuksia, laskuja ja tilauksia.”

Miksi sproof sign:
“Pidämme sproof signista erityisesti sen helppokäyttöisyydestä. Sen lisäksi, että lataamasi asiakirjat löytyvät nopeasti, uuden ominaisuuden ansiosta voit myös määrittää, missä asiakirja on allekirjoitettava. Tämän ansiosta huomaamme yksinkertaisesti, että sproof signissa tapahtuu aina jotain, eli laajennuksia ja päivityksiä työstetään, mikä on meille erittäin tärkeää.

Miten päätös digitaalisen allekirjoituksen käyttöönotosta syntyi?

Sigmond: “Meille yrityksenä kaksi seikkaa oli ratkaisevaa digitaalisen allekirjoitusratkaisun valinnassa. Toinen niistä oli Corona-pandemia, sillä pätkätyö ja kotitoimisto pakottivat meidät miettimään asioita uudelleen, sillä ilman uutta digitaalista järjestelmää emme olisi enää pystyneet allekirjoittamaan sopimuksia, laskuja ja tilauksia.

Toinen näkökohta, josta on varmasti keskusteltu johdon kanssa jo jonkin aikaa, on se, että olemme yhtiönä keskittyneet digitalisointiin ja kestävyyteen samanaikaisesti.

Kun keskityimme tähän, päädyimme lopulta pisteeseen, jossa päätimme allekirjoittaa kaiken digitaalisesti ja jossa on mahdollista luopua kaikista paperilaskuista ja -sopimuksista.”

Missä käyttötapauksissa digitaalista allekirjoitusta käytetään?

Sigmond: “Me olemme periaatteessa linkki toimittajiemme ja asiakkaidemme tai jäsentemme välillä. Tämä tarkoittaa kuitenkin myös sitä, että kaikki laskut ja tilaukset kulkevat HOGASTin kautta, ja meidän on sitten allekirjoitettava ja allekirjoitettava ne joissakin tapauksissa. Allekirjoitusketjua voidaan pitää toimittajan, jäsenen ja HOGASTin välisenä kolmiona.

Esimerkki, jossa digitaalista allekirjoitusta käytetään ja jossa siitä on paljon hyötyä, on uusien toimittajien palvelukseen ottaminen. On myös sopimuksia, jotka on allekirjoitettava jotenkin. Ennen kuin päätimme sähköisen allekirjoituksen ratkaisusta, meidän oli ensin lähetettävä kaikki paperisena postitse ja odotettava.
Koska koko yritys koostuu itse asiassa neljästä yrityksestä, tässä sovelluksessa toimituskumppanin on allekirjoitettava kerran ja HOGASTin neljä kertaa. Voi kestää kahdesta kolmeen viikkoa, ennen kuin kaikki saapui takaisin meille. Digitaalinen sproof signin ratkaisu nopeuttaa kaikkea paljon.

Käytämme sähköistä allekirjoitusta myös toimituksia vastaanotettaessa. Tämä johtuu siitä, että meidän on allekirjoitettava kaikki yli 7500 euron tilausvahvistukset sen jälkeen, kun asiakas ja toimittaja ovat jo allekirjoittaneet ne. Tämä on vastuukysymys! HOGAST on vastuussa asiakkaistaan myös silloin, kun nämä menevät konkurssiin tai ovat maksukyvyttömiä. Tällöin maksamme laskuja jäsenillemme, mutta vain jos tilausvahvistus tai tilaus on etukäteen meidän vasta-asiakirjamme. Tämä on todella tärkeä näkökohta jäsenillemme ja tavarantoimittajillemme.”

Mitä tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevia vaatimuksia ohjelmistoratkaisun on täytettävä yrityksessänne?

Sigmond: “Tietosuoja on nyt ajankohtainen aihe, ja se on nyt yksinkertaisesti perusvaatimus. Kaiken on oltava oikein. Meille oli kuitenkin tärkeää myös käyttäjäystävällisyys, se, että ohjelmistoa on helppo käyttää ja että siinä voi säästää aikaa. “

“Siksi suosittelemme sproofia 7000 asiakkaallemme hyvällä omallatunnolla.”

Peter Sigmond
Senior Merchandise Manager (vanhempi tavarapäällikkö)

Mistä pidät erityisesti sproof signissa?

Sigmond: sproof signissa pidämme erityisesti sen helppokäyttöisyydestä. Ladatut asiakirjat löytyvät nopeasti, ja uuden ominaisuuden ansiosta voit myös määrittää, missä asiakirja on allekirjoitettava. Tämän ansiosta huomaamme yksinkertaisesti, että sproof signissa tapahtuu aina jotain, eli laajennuksia ja päivityksiä työstetään, mikä on meille erittäin tärkeää. Mutta vaikka meidän puoleltamme heräisi kysymys eSignaturesta tai jostain uudesta toiminnosta, meillä on aina loistava ja nopea tuki, jonka puoleen voimme kääntyä.”

Onko sproof signissa erityisiä etuja, jotka ovat erityisen hyödyllisiä toimialallanne?

Sigmond: Sigmond: “Tulevaisuudessa haluaisimme nähdä sproof signin upotettuna kolmannen osapuolen järjestelmiin. Erillinen sovellus olisi tietysti myös jännittävä. Tällä hetkellä se on vielä verkkopohjainen alusta, jossa suurten tietomäärien lataaminen voi viedä aikaa.

Mukavaa sproof signissä on kuitenkin se, että läheisen yhteydenpidon ansiosta tiedämme jo valmiiksi, että olemme sproofissa juuri oikeassa paikassa. Sillä vaikka jokin asia ei sopisikaan, työskentelemme jatkokehityksen parissa ja integroimme uudet ominaisuudet ohjelmistoon. Siksi suosittelemme sproofia 7000 asiakkaallemme hyvällä omallatunnolla.