Digitalisaatio etenee kaikilla jokapäiväisen elämän osa-alueilla. Monet julkiset yritykset ovat kuitenkin vielä pitkälti analogisessa maailmassa.
Tilinpäätösviraston kohdalla tilanne on toinen! Yritys, jolla on 500 työntekijää, toimii seitsemässä toimipisteessä eri puolilla Itävaltaa ja luottaa tietoiseen ja pitkällä aikavälillä suunniteltuun digitalisointistrategiaan.
“Meidän on lähes pakko toteuttaa digitalisointiprosessit hyvin nopeasti”, Mag. DI (FH) Alexander Sellner, liittovaltion kirjanpitoviraston IT-päällikkö.
Seurauksena oli digitaalisen allekirjoitusalustan käyttöönotto, joka on yksi askel kohti prosessien optimointia. Näin yksi tärkeimmistä toimintaprosesseista – asiakirjojen turvallinen ja oikeudellisesti pätevä allekirjoittaminen – helpottuu huomattavasti.
Lähtötilanne
Digitalisaatio on kaikkien huulilla, ja niin ovat myös pörssiyhtiöiden vastuuhenkilöt. Yhä useampi yritys luottaa jo paperittomaan toimistoon, verkottaa toimipisteitään tai tarjoaa uusia palveluja verkossa. Näin ne parantavat asiakaskokemusta, mutta myös yhteistyötä kumppaneiden, toimittajien ja kaikkien muiden sidosryhmien kanssa.
Kun liittovaltion tiliviraston ylin johto arvioi oman yrityksensä digitalisoinnin jatkotoimenpiteitä, se ymmärsi nopeasti, että digitaalisen allekirjoitusalustan käyttöönotto voisi tuoda valtavia etuja. Tämä allekirjoitusmuoto vastaa 100-prosenttisesti käsinkirjoitettuja allekirjoituksia kaikkialla Euroopassa, ja siihen sovelletaan eIDAS-asetuksen (EU) 910/2014 (sähköiset tunnistus- ja todentamispalvelut) tiukkoja ohjeita.
Monet yrityksen omistajat eivät kuitenkaan ole tietoisia koko yrityksen laajuisen alustan eduista asiakirjojen digitaalista allekirjoittamista varten. Allekirjoitusalustan käyttöönottoa vastaan on edelleen hyvin johdonmukainen “uskontunnustus”: “Minulla on matkapuhelimen allekirjoitus ja voin jo allekirjoittaa digitaalisesti”.
Itse asiassa lähes puolet Itävallan kansalaisista käyttää jo matkapuhelimen allekirjoitusta ilmaisena sähköisen hallinnon palveluna.
Pelkkä digitaalinen allekirjoitus on kuitenkin yleensä täysin riittämätön liiketoimintaympäristössä. Puuttuvat prosessit, räätälöidyt työnkulut. Yhteinen “kojelauta”, josta saa täydellisen yleiskuvan yrityksen tärkeistä asiakirjoista, ja paljon muuta.
Tällä välin eräät kansainvälisesti toimivat yritykset ovat jo valinneet digitaalisen alustan, jolla voidaan digitaalisesti kartoittaa kaikki yrityksen allekirjoitusten työnkulut ja käyttötapaukset.
BHAG käyttää itävaltalaista ohjelmistoa.
Ensimmäisessä vaiheessa Sellnerin johtama BHAG-hankeryhmä arvioi, mitkä eurooppalaiset ja itävaltalaiset palveluntarjoajat ovat jo vakiinnuttaneet asemansa ja tuoneet markkinoille tehokkaita työkaluja.
“Emme halua tinkiä arkaluonteisten asiakirjojen tallentamisesta. Nämä tiedot on tallennettava 100-prosenttisesti Eurooppaan. Mielestämme sproof täyttää nämä kriteerit valitsemalla nimenomaisesti datakeskukset, jotka ovat riippumattomia yhdysvaltalaisista yrityksistä.
Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Liittovaltion kirjanpitovirasto
Tietojen tallentamisen turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden lisäksi allekirjoitusalustan on tuettava erilaisia allekirjoitusprosesseja, jotka ovat osa liittovaltion tiliviraston päivittäistä toimintaa.
Niinpä huomio kiinnittyi nopeasti sproofiin. Intensiivisen testaus- ja auditointivaiheen jälkeen nuori IÖB-sertifioitu yritys valittiin lopulta. Pilviratkaisu pystyi esittäytymään erittäin hyvin all-in-one-alustana, jossa on korkeimmat turvallisuus- ja tietosuojastandardit. “Meille oli todella suuri kunnia, että meidät valittiin ja että pystyimme lopulta täyttämään liittovaltion tiliviraston erittäin korkeat vaatimukset”, sanoo tohtori Fabian Knirsch, sproof GmbH:n toinen perustaja ja teknologiajohtaja.
Digitaalinen allekirjoitus säästää huomattavasti resursseja siitä lähtien, kun se otetaan käyttöön.
Tähänastinen palaute on ollut erittäin hyvää. Monet työntekijät, erityisesti johtotehtävissä toimivat, käyttävät alustaa erilaisiin allekirjoitusprosesseihin, ja he ovat sittemmin säästäneet mitattavasti aikaa ja resursseja. Asiakirjoja ei enää tarvitse tulostaa, allekirjoittaa käsin, skannata ja lähettää postitse, vaan ne voidaan allekirjoittaa digitaalisesti muutamalla klikkauksella.
Joten myös ympäristö on tyytyväinen! 500 paperiarkkia kuluttaa 7,5 kiloa puuta, 130 litraa vettä ja 26,8 kilowattituntia energiaa. Positiivinen sivuvaikutus, joka saa yhä useammat yrittäjät ottamaan käyttöön allekirjoitusalustan.
Käyttöönoton jälkeisessä ensimmäisessä vaiheessa alustan sujuva integrointi yrityksen IT-maisemaan oli erityisen vaikuttavaa. Pilvipalvelun ansiosta käyttöönotto kesti vain muutaman tunnin ja siihen liittyi koko ajan sproof.
Sujuva viestintä ja joustavuus vakuuttivat Alexander Sellnerin. “sproof on avoin palautteelle ja asiakkaiden toiveille, ja siksi se pyrkii jatkuvasti parantamaan alustaa”, Sellner kertoo.
