Perheyritys PÖTTINGER on yksi maailman johtavista asiantuntijoista nurmen, maanmuokkauksen ja kylvötekniikan alalla. Yläitävaltalainen konserni ei keskity vain omien tuotteidensa kestävyyden ja tehokkuuden lisäämiseen. Allekirjoitusprosessien digitalisointia varten valittaessa oikeaa palveluntarjoajaa käytettiin sproof signia. Menestyksekkäästi!
Nuori IT-projektipäällikkö Matthias Oberegger ja hänen tiiminsä olivat allekirjoittamisalustan arvioinnin ja integroinnin liikkeellepaneva voima. Tässä haastattelussa kuulet kriteereistä, joiden mukaan digitaalisen allekirjoituksen käyttöönottoa mitattiin ja lopulta päätettiin.

Yrityksen nimi:
PÖTTINGER Landtechnik GmbH

Lyhyt kuvaus hankkeesta:
“PÖTTINGER käsittelee digitaalista maatalousteknologiaa ja on digitaalisten ratkaisujen edelläkävijä. Erilaisia sähköisen allekirjoituksen ratkaisuja arvioitiin jo vuosia sitten. Lopullinen laukaiseva tekijä “Digitaalinen allekirjoitus” -hankkeelle oli Corona-tilanne.”

Miksi sproof sign:
“… koska kaikki asiakkaat saavat uusia kehitystoimia ilman lisämaksua. Meille tämä on tärkeä kohta vaatimuksissamme”

Huippuominaisuus:
“Eräallekirjoituksen avulla kaksi toimitusjohtajaa voi allekirjoittaa satoja asiakirjoja vain muutamalla napsautuksella.”

Miten päätös digitaalisen allekirjoituksen käyttöönotosta syntyi?

Oberegger: “PÖTTINGER käsittelee digitaalista maatalousteknologiaa ja on digitaalisten ratkaisujen edelläkävijä. Vuosia sitten lähetimme tuntosarvet digitaalisten allekirjoitusten alalla. Digitaalinen allekirjoitus -hankkeen lopullinen käynnistäjä oli selvästi Corona-tilanne.
PÖTTINGERillä on viisi toimitusjohtajaa: pätevään allekirjoitukseen tarvitaan aina kaksi allekirjoitusta. Kotitoimisto- ja rajoitussääntöjen aikana tämä ei ollut aina helppoa. Siksi pöydälle oli saatava nopeampi ja kätevämpi ratkaisu.”

Mitkä kriteerit olivat ratkaisevia etsiessänne oikeaa sähköisen allekirjoituksen tarjoajaa?

Vaatimusanalyysin aikana tarkastelimme yrityksemme tärkeimpiä käyttötapauksia. Meitä lähestyttiin myös toiveiden osalta. Esimerkiksi allekirjoitusprosessi pitäisi voida käynnistää suoraan SharePoint-kirjastosta tai integroida SAP:n prosesseihin. Kaiken tämän voimme kartoittaa sproof signin tarjoaman API:n kautta.
Ratkaiseva tekijä sproof signin pilviratkaisun valinnassa oli myös sijainti Itävallassa ja tietty läheisyys itse yritykseen. Perheyrityksenä PÖTTINGER suosii suoraa yhteyttä.

Missä käyttötapauksissa digitaalista allekirjoitusta käytetään?

Oberegger: “Digitaalinen allekirjoitus korvaa päivittäisessä käytössä allekirjoituskansion, joka kulkee päivittäin kaikkien osastojen läpi. Tämä tekee meistä riippumattomia toimitusjohtajien ja osastopäälliköiden nykyisestä sijainnista.
Vetävä osasto oli kassamme. Myös päivittäinen työ pankkien kanssa vaati digitaalisen ratkaisun käyttöönottoa.
Tulevaisuudessa käytämme Sproofia myös suurten allekirjoituspakettien käsittelyyn. Corona-kriisi edellytti palvelusopimusten muuttamista kotitoimiston osalta. Kahden toimitusjohtajan oli allekirjoitettava satoja asiakirjoja. sproof API:n avulla pystymme tulevaisuudessa käsittelemään tämän eräänlaisen massakirjeen avulla ja säästämään johdon työtunteja.

Miten pilven integrointi toimi?

Oberegger: “Jotta yritys pysyisi digitaalisesti mukana nykymaailmassa, se tarvitsee lisäohjelmistojen tukea. Lisäohjelmistot paikan päällä (toim. huom.: ohjelmistojen isännöinti omilla palvelimilla) merkitsevät myös lisävaatimuksia henkilöresursseille. PÖTTINGERille oli tärkeää löytää pilvipalvelu, jolla on eurooppalainen sivuliike ja joka tarjoaa korkean käytettävyyden ja hätätapauksissa nopean korjauksen mahdollisiin ongelmiin.
Pysyminen ajan hermolla tarkoittaa myös jatkuvaa kehittymistä. Kun sproof signin lähestymistapa, jonka mukaan uudet kehitystyöt ovat kaikkien asiakkaiden saatavilla ilman lisämaksua, yksi tärkeä vaatimuksiemme kohta on täyttynyt.

“Usein kahden toimitusjohtajan on allekirjoitettava satoja asiakirjoja. Sproof API:n avulla voimme käsitellä tämän eräänlaisen joukkokirjeen avulla ja säästää johdon työtunteja.

Matthias Oberegger
IT-projektipäällikkö, PÖTTINGER

Mitä tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevia vaatimuksia ohjelmistoratkaisun on täytettävä yrityksessänne?

Oberegger: “PÖTTINGER pitää erittäin tärkeänä tietosuojan noudattamista. Oli tärkeää, että tiedot tallennetaan vain EU:n alueella, mutta myös tietojen vastuualueet on selkeästi säännelty. Koska sekä työntekijöitämme että asiakkaitamme pyydetään allekirjoittamaan, haluamme varmistaa, että nämä tiedot ovat turvassa.”

Mistä pidät erityisesti sproof signissa?

Oberegger: sproof signissa pidämme paitsi sijainnista Itävallassa ja käyttäjäystävällisestä käyttöliittymästä myös tukeen ja asiakasystävällisyyteen liittyvästä keskustelupohjasta. Olipa sproof signissa kuka tahansa, jonka kanssa puhuu, näkee selvästi, millainen motivaatio koko tiimissä on, ja se tarttuu mielellään.