Vapaaehtoisten sosiaalipalvelujen edistämisyhdistys on järjestänyt vapaaehtoisten sosiaalipalvelujen teemavuotta (FSJ) Itävallassa yli 56 vuoden ajan. Yhdistys tekee tämän antaakseen nuorille aikuisille näkemyksiä sosiaalialasta, ja tähän liittyvät pedagogisesti hyvin FSJ:n työntekijät, jotka huolehtivat FSJ:n osallistujien hyvinvoinnista. Voittoa tavoittelematon yhdistys tekee yhteistyötä lukuisten suurten sosiaalialan järjestöjen, kuten Caritaksen, Lebenshilfe-järjestön tai valtion klinikoiden kanssa, mutta myös monien pienempien laitosten, kuten yksityisten lapsiryhmien, kanssa.
FSJ:n osallistujat työskentelevät 34 tuntia viikossa sosiaalialan laitoksessa Itävallassa, saavat kokemusta, voivat suuntautua ammatillisesti ja kehittyä henkilökohtaisesti. Yhdistys varmistaa suotuisat ja oikeudenmukaiset olosuhteet sosiaalilaitoksissa ja järjestää laadunvarmistusta varten pakollisia ohjaajia ja pohdintakokouksia. Hakemusalueesta ja sijainnista riippuen vaaditaan erilaisia toimintoja. Jokaisen FSJ-tehtävän päätavoitteena on tukea kyseistä tiimiä ja hoidettavia asiakkaita.
Organisaation nimi:
Association for the Promotion of Voluntary Social Services – Vapaaehtoisten sosiaalipalvelujen edistämisyhdistys – Vapaaehtoinen sosiaalinen vuosi
Lyhyt kuvaus hankkeesta:
Allekirjoitusprosessien digitalisointi hallinnollisen työn vähentämiseksi merkittävästi ja sopimusten käsittelyn optimoimiseksi.
Miksi sproof sign:
“Meille oli tärkeää löytää ratkaisu, joka on käytännöllinen ja edullinen. Tietosuojan oli täytyttävä. Allekirjoituksen käsittelyyn käytettävän työkalun oli toimittava asiantuntevasti, luotettavasti, ammattimaisesti ja ennen kaikkea “kuunneltava” tarpeitamme. Kaiken tämän löysimme sproofista.
Miten päätös digitaalisen allekirjoituksen käyttöönotosta syntyi?
Kun otin johtovastuun kolme vuotta sitten, yli 50 vuotta toiminut yhdistys oli digitalisaation osalta vasta lapsenkengissä. Siihen asti kaikki sopimukset sosiaalilaitosten ja FSJ:n osallistujien kanssa laadittiin lomakekirjeellä, joka tulostettiin, allekirjoitettiin, leimattiin, laitettiin kirjekuoreen ja vietiin postiin. Ja allekirjoitettiin takaisin postitse. Jos muutoksia tarvittiin, kaikki aloitettiin alusta. Tämä oli vielä mahdollista pienemmällä osallistujamäärällä, mutta mitä useampi nuori aikuinen tekee FSJ:n, sitä mahdottomammaksi yritys muuttuu. Puhumattakaan erilaisten Excel-listojen virheiden todennäköisyydestä. Tarvittiin siis 2000-luvulle sopivia digitalisoituja ratkaisuja.
Ensimmäisessä vaiheessa löydettiin tietotekniikkayritys, joka muutti kaikki prosessimme digitaaliseksi prosessiksi. Näin ollen emme enää voineet vastaanottaa hakemuksia sähköpostin liitteenä (jonka tiedot oli sitten lisättävä Excel-listoihin), kuten aiemmin oli yleistä ja välttämätöntä, vaan rekisteröintityökalun kautta. Tietoja voitiin sitten käyttää suoraan tarvittavien sopimusten automaattiseen luomiseen sen jälkeen, kun FSJ-tehtävä oli vahvistettu. Tämä selkeytti sopimuksen luomista, mutta digitaalinen allekirjoitusvaihtoehto puuttui edelleen. Joidenkin tutkimusten jälkeen ja lähinnä ystävän suosituksen ansiosta törmäsin lopulta sproofiin.
Kuinka tärkeää digitaalinen muutos on FSJ:lle?
Digitaalisen muutoksen merkitystä FSJ:lle ei voi yliarvioida. FSJ-vuosi alkaa aina syksyllä. Näin ollen kesä on sovittelun huippuvaihe ja myös sopimusten huippuvaihe. Jokaisesta sijoitetusta henkilöstä tarvitaan kaksi sopimusta yhdistyksemme kanssa: sosiaalilaitoksen ja FSJ:n osallistujan kanssa. Meidän on allekirjoitettava nämä sopimukset ja tietysti myös toinen osapuoli. sproof tarjosi ja tarjoaa meille ihanteellisen ratkaisun tänäkin päivänä! Tänä vuonna odotamme noin 700 FSJ-toimeksiantoa ja siten noin 1400 sopimusta, jotka on allekirjoitettava.
Mitkä kriteerit olivat ratkaisevia etsiessänne oikeaa sähköisen allekirjoituksen tarjoajaa?
Meille oli tärkeää löytää ratkaisu, joka oli toteutettavissa ja kohtuuhintainen. Tietosuojan oli täytyttävä. Allekirjoituksen käsittelyyn käytettävän työkalun oli toimittava asiantuntevasti, luotettavasti, ammattimaisesti ja ennen kaikkea “kuunneltava” tarpeitamme. Kaiken tämän löysimme sproofilta.
Missä käyttötapauksissa digitaalista allekirjoitusta käytetään?
Sosiaalilaitosten ja FSJ:n osallistujien kanssa tehtyjen FSJ-sopimusten tilaukset sekä sponsoreiden kanssa tehdyt sopimukset, palvelusopimukset jne. Yksinkertaisesti kaikkiin asiakirjoihin, jotka edellyttävät virallisesti pätevää allekirjoitusta. Sproof ei siis auta meitä ainoastaan FSJ:n tehtäviin liittyvissä sopimuksissa, vaan myös asiakirjoissa, jotka yhdistyksen puheenjohtajan ja toimitusjohtajan on allekirjoitettava, koska emme näe toisiamme kovin usein – mikä vaikeuttaa käsin allekirjoittamista – vaan olemme yhteydessä pääasiassa sähköpostitse ja puhelimitse.
Koska meillä on sproof-järjestelmä, joka mahdollistaa myös piirustusten tekemisen ID-Austrian kautta, ei enää tarvita kokouksia, joissa ennen oli kyse lähinnä allekirjoituksen saamisesta tärkeään asiakirjaan. Juhlimme myös paperitonta ratkaisua. Näin voimme säästää arvokkaita resursseja. Nykyään emme tulosta juuri mitään.
Siihen asti kaikki sosiaalilaitosten ja FSJ:n osallistujien kanssa tehdyt sopimukset laadittiin lomakekirjeenä, tulostettiin, allekirjoitettiin, leimattiin, laitettiin kirjekuoreen ja vietiin postiin. Ja allekirjoitettiin takaisin postitse. Jos muutoksia tarvittiin, kaikki aloitettiin alusta. Tämä oli vielä mahdollista pienemmällä osallistujamäärällä, mutta mitä useampi nuori aikuinen tekee FSJ:n, sitä mahdottomammaksi yritys muuttuu.
MMag. Elisabeth Marcus
Vapaaehtoisen sosiaalivuoden yhdistyksen toimitusjohtaja.
Miten pilven integrointi toimi?
IT-yritys, joka teki meille digitalisoinnin, ja sproof hoitivat asian suoraan. Asiantuntijalta asiantuntijalle, niin sanotusti. Meille asiakkaana tämä oli ihanteellista.
Mitä vaatimuksia FSJ:n kaltaisella organisaatiolla on turvallisuuden, vaatimustenmukaisuuden ja tietosuojan suhteen?
Meillä on tietenkin erittäin korkeat vaatimukset. Kysymys yksityisyydestä ja turvallisuudesta oli yksi ensimmäisistä kysymyksistämme, kun törmäsimme sproofiin.
Mistä pidät erityisesti sproof signissa?
Kaikki sproofin työntekijät ovat uskomattoman päteviä, ystävällisiä, ammattitaitoisia ja aina innokkaita löytämään meille parhaan mahdollisen ratkaisun. He ovat paikalla ja käytettävissä kysymyksissä ja ongelmissa ja tekevät kaikkensa varmistaakseen, että me asiakkaina saavutamme tarvitsemamme ja haluamamme tuloksen. sproof on parasta, mitä meille on voinut tapahtua, sen suuren IT-yrityksen ohella, jonka kanssa tartuimme digitalisointiin.
Käytetäänkö käyttötarkoituksessasi allekirjoitusten työnkulkuja?
Kyllä. Erityisesti kun allekirjoitan digitaalisesti asiakirjoja puheenjohtajamme kanssa, allekirjoituksen työnkulku tulee mukaan. Mutta myös sopimuksissa toimeksiantopaikkojen ja FSJ:n osallistujien kanssa. Siirtymällä postitse lähetettyjen sopimusten manuaalisesta allekirjoittamisesta digitaaliseen allekirjoittamiseen sähköpostitse olemme varmistaneet digitalisoinnin myös yli 700 sosiaalilaitoksessa, koska sosiaalilaitosten johtajien oli silloin myös käsiteltävä digitaalista allekirjoitusta.
Nyt olemme jo kolmatta vuotta käytössä ja kaikkialla se toimii aivan loistavasti. sproof on koettu luotettavaksi ja mutkattomaksi kumppaniksi. Digitaalinen piirtäminen ei muuten ollut FSJ:n osallistujille koskaan haaste. Alusta alkaen nuoret aikuiset tekivät sen hetkessä kännykällä, aivan kuin eivät olisi koskaan tehneet sitä millään muulla tavalla. Tämäkin puhuu sproofin helpon ja ymmärrettävän käytettävyyden puolesta. Sanomme sydämellisen KIITOKSEN hyvästä yhteistyöstä!!!
