LeasePlan on maailmanlaajuinen yritys, joka on erikoistunut autojen leasing- ja kalustonhallintaratkaisujen tarjoamiseen. LeasePlan hallinnoi yli 1,9 miljoonan ajoneuvon kalustoa ja tarjoaa kaikenkokoisille yrityksille kattavaa palvelua niiden hyötyajoneuvoille. Valittaessa oikeaa palveluntarjoajaa allekirjoitusprosessien digitalisointiin käytettiin sproof signia erityisessä käyttötapauksessa.
Yrityksen nimi: LeasePlan
Lyhyt kuvaus hankkeesta:
Erään erityistapauksen vuoksi meidän oli otettava käyttöön digitaalisen allekirjoituksen järjestelmä joidenkin suurten asiakkaidemme välistä vuorovaikutusta varten.”
Miksi sproof sign:
“Yksi sproof signin eduista on suurten
allekirjoitettavien asiakirjamäärien erittäin helppo käsittely (asiakirjojen lataaminen ja eräajona tapahtuva allekirjoitus)”
Roland Woerle, ulkoinen IT-projektipäällikkö
Miten päätös digitaalisen allekirjoituksen käyttöönotosta syntyi?
Woerle: “Meillä oli jo käytössä sähköisten allekirjoitusten allekirjoitusalusta, ja olimme periaatteessa tyytyväisiä siihen. Tarvittaessa noin 4 000 sopimusta 1 500 B2B-asiakkaalle, meidän oli löydettävä uusi ratkaisu, jotta voisimme täyttää sopimukset täysin sähköisesti, lähettää ne ja välittää ne asiakkaillemme allekirjoituskierrossa.
Tehtävämme oli löytää palveluntarjoaja, joka pystyisi teknisesti käsittelemään näitä määriä, mahdollistamaan pätevien allekirjoitusten teknisen tason ja vastaamaan joustavasti yksityiskohtaisiin vaatimuksiimme.
Lähestyimme useita toimittajia näiden vaatimusten osalta, mutta löysimme parhaan ratkaisun sproof signista.
Miksi pätevää allekirjoitusta käytettiin yksinomaan hanketta varten? Mitkä kriteerit olivat ratkaisevia etsiessänne oikeaa sähköisen allekirjoituksen tarjoajaa?
Woerle: “Jotkut asiakkaistamme tai toimittajistamme halusivat allekirjoittaa sopimukset vain hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen avulla, toisille riitti kehittynyt allekirjoitus. Tästä syystä meidän oli reagoitava joustavasti vaatimuksiin.”
He puhuvat “monimutkaisista allekirjoitusjuoksuista”. Miten kuvailisit sproof signin käyttötapausta?
Woerle: “LeasePlanissa noudatamme palvelukeskeistä lähestymistapaa asiakkaitamme kohtaan ja vastaamme mahdollisuuksien mukaan aina joustavasti asiakkaiden erilaisiin tarpeisiin. Näin oli myös sopimusasiakirjojen allekirjoitusten keräämisessä. Tavoitteena oli esitäyttää noin 4000 sopimusta kaikilla sopimustiedoilla ja valmistella ne valtuutetuille allekirjoittajille siten, että ne voitiin vain tarkistaa, yksinkertaisesti allekirjoittaa ja palauttaa ilman suurempaa vaivaa.”
Eli pinon allekirjoitusta käytettiin hyvin intensiivisesti?
Woerle: “Eräallekirjoitusta käyttivät pääasiassa tavarantoimittajamme, joiden oli allekirjoitettava asiakassopimukset. He arvostavat sitä, että kaikki siihen mennessä tehdyt sopimukset voitaisiin allekirjoittaa pätevällä allekirjoituksella vain kerran viikossa.
Testasimme tätä ominaisuutta intensiivisesti etukäteen, ja kunhan yksittäisten asiakirjojen tietomäärät eivät olleet liian suuria, prosessi toimi ongelmitta.”
Yksi sproof signin eduista on allekirjoitettavien asiakirjojen suurten määrien erittäin yksinkertainen käsittely (asiakirjojen lataaminen ja eräajona tapahtuva allekirjoittaminen).
Roland Woerle
IT-projektipäällikkö
Mikä oli palaute asiakkaan puolelta – tunnistettiinko digitaalinen allekirjoitus?
Woerle: “Asiakaskuntamme vaihtelee pk-yrityksistä ja keskisuurista yrityksistä suurimpiin kansallisiin ja kansainvälisiin yrityksiin. Digitaalisten allekirjoitusten hyväksyntä on kuitenkin vaihdellut suuresti. Joitakin yrityksiä kiehtoi paperittomien allekirjoitusten sujuva käsittely, kun taas toiset yritykset eivät joko halunneet allekirjoittaa sopimuksia digitaalisesti tai niiden sisäiset käytännöt eivät sallineet sitä. Tällöin asiakkaat saattoivat ladata sopimukset PDF-muodossa, allekirjoittaa ne käsin ja käsitellä ne sitten uudelleen Sproofin kautta vastavuoroista allekirjoitusta varten.
Näen Itävallalla vielä jonkin verran kurottavaa umpeen ja toivon, että sproofin kaltaiset yritykset, joilla on kotimainen ratkaisu, luovat tarvittavan luottamuksen ja mahdollistavat yrityksissämme turvallisen, luotettavan ja täysin digitalisoidun ratkaisun, jonka avulla voimme saavuttaa monia prosessien tehokkuuden, ajan ja kustannusten säästöjä.
Mitä tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevia vaatimuksia ohjelmistoratkaisun on täytettävä yrityksessänne?
Woerle: “ Oli tietenkin tärkeää, että allekirjoitusratkaisu täytti kaikki tietosuojavaatimukset. Koska kyseessä on pilviratkaisu, meidän ei tarvinnut huolehtia myöskään asiakirjojen isännöinnistä.”
Mistä pidät erityisesti sproof signissa?
Woerle: “ Teknisten ominaisuuksien lisäksi ratkaisevaa meille oli nopea reagointi ja vaatimusten toteuttaminen sekä hyvä yhteistyö sproofin tiimin kanssa.
sproof oli erittäin dynaaminen ja ammattitaitoinen käsittelyssä, mitä todella arvostimme projektissa. Loppujen lopuksi kaikki sujui erittäin sujuvasti ja olimme erittäin tyytyväisiä. “
