Il est grand temps! Il est temps d’adapter les processus métier pour travailler plus efficacement et en toute sécurité. Dans le monde des affaires, l’amélioration constante des flux de travail numériques contribue à y parvenir. Il existe de plus en plus de plates-formes et de solutions qui offrent une solution aux processus absolument standard jusqu’aux applications spéciales de niche. L’un de ces processus standard, qui peut être considérablement amélioré grâce aux solutions numériques, est la collecte des signatures.

Dans cet article, nous expliquons ce qu’est un « flux de signature numérique » et comment vous, votre entreprise ou votre réseau pouvez être aidé si vous comptez sur une numérisation significative pour ce cas d’utilisation.

Analogique ou numérique : comment collecter les signatures ?

Bien sûr, il y a la variante « à l’ancienne » : signer avec un stylo sur du papier. Pris isolément, cela ne coûte pas cher non plus – surtout si vous êtes vous-même le signataire – et semble parfois plus « chic » ou même plus formel. Surtout combiné avec une réunion physique. La signature manuscrite est de toute façon juridiquement valable.

Un deuxième regard révèle la « queue du rat » : un processus très complexe, laborieux et gourmand en ressources (impression, numérisation, estampage, expédition, attente du retour, etc.). Cela signifie également que les pauses de support qui diluent la valeur probante, l’archivage chronophage et, enfin et surtout, l’obtention ou l’attente d’un contrat prêt à signer et renvoyé prennent beaucoup de temps.

L’alternative désormais bien connue : la signature numérique ou électronique
Techniquement, il s’agit d’une méthode cryptographique basée sur des algorithmes de chiffrement asymétriques. Cela permet de vérifier l’authenticité du document et l’identité du signataire.

Ce qui est techniquement complexe et hautement sécurisé en arrière-plan est caché au premier plan par une interface utilisateur facile à utiliser. En fin de compte, une signature numérique juridiquement valable est aussi simple qu’un virement en ligne.

En gros, il existe différentes façons de signer numériquement : simple, avancée et qualifiée. Malgré l’apparence superficiellement identique des signatures numériques sur le document final, le statut de chaque type de signature numérique et sa nature contraignante sont différents.

Dr. Fabian Knirsch (PDG et cofondateur, sproof GmbH)

Dans le cas d’une simple signature électronique ou d’une légende, il n’est pas possible de détecter une manipulation.

En bref, seule une signature vérifiable par un service de vérification approuvé par le public peut être classée comme conforme à la loi. Des plateformes telles que sproof sign sont spécialisées dans la création de signatures selon les normes les plus élevées ainsi que dans la vérification intégrée de tout document.

Sans frontières, simple, numérique. Obtention de signatures avec une plateforme de signature électronique (dans le cadre de l’entreprise).

Les plateformes de signature permettent de cartographier plus ou moins les processus de signature numérique, également appelés flux de signature. L’importance est particulièrement importante lors de l’obtention de signatures. Sproof Sign est 100 % spécialisé dans l’émission et l’obtention de signatures et convainc par les flux de travail mentionnés.

Mais qu’est-ce qu’un flux de travail dans le cadre de la signature de documents ?

En général, un flux de travail est considéré comme une séquence structurée d’étapes de travail pour atteindre un objectif ou un résultat spécifique. Les différentes étapes de travail, leur ordre, leurs responsabilités et leurs dépendances sont déterminés afin d’effectuer le travail de manière efficace et efficiente.

Il en va de même pour la collecte des signatures. Un bon outil de signature électronique permet de cartographier tous les processus d’approbation imaginables afin d’économiser du temps et des ressources en personnel. Le tout est fait avec le respect garanti des normes les plus élevées de sécurité et de conformité dans les entreprises.

La puissance du flux de travail : obtenez des signatures numériques externes en seulement 5 étapes

Ajouter des contacts professionnels

Naturellement! Si je souhaite libérer un document pour signature, la première étape consiste à connaître les coordonnées. Dans la plupart des cas, les demandes de signature sont traitées via l’adresse e-mail, car l’adresse e-mail est déjà une bonne base pour authentifier l’autre personne. Dans le cas de la signature électronique avancée (FES), la preuve d’identité est directement liée à l’adresse e-mail personnelle. Selon cela, l’autre personne émet une signature numérique avec la même adresse e-mail que celle utilisée pour la demande de signature.

L’un des avantages d’une plateforme de signature électronique est la gestion simple des données de contact dès le début de la demande de signature. En règle générale, les contacts fréquemment utilisés sont automatiquement suggérés lors des processus de collecte et toutes les coordonnées sont automatiquement saisies dans un système de gestion des contacts simplifié où elles peuvent être consultées et modifiées.

Définir la norme de signature

Comme nous l’avons déjà décrit en détail, la norme de signature est essentielle en ce qui concerne la valeur probante souhaitée d’une signature demandée. Il est important de savoir que vous pouvez définir la norme de signature pour l’homologue de signature, mais vous n’êtes pas obligé de le faire. Si, par exemple, le contrat revêt une grande importance formelle, la signature électronique qualifiée peut être exigée ou d’autres types de signatures peuvent être techniquement exclus. Si l’autre personne n’a pas la possibilité de signer de manière qualifiée, un outil de signature électronique vous guidera automatiquement tout au long du processus d’identification

Définition des séquences et des rôles

Il existe plusieurs cas d’utilisation où vous souhaitez éviter que plusieurs contacts reçoivent un document à signer en même temps. Un cas d’utilisation peut être que la direction signe après que des représentants de deux autres départements le reçoivent et que le secrétariat reçoit enfin le document pour consultation ou téléchargement final.

Définir la position de la signature

L’une des fonctionnalités les plus importantes de toute plateforme de signature est la « Définition des espaces réservés pour les signatures ». Vous pouvez spécifier exactement de quel côté, qui doit signer où. Avec le signe sproof, la taille de la carte de signature peut également être ajustée.

Fixez une date limite pour la signature et envoyez des rappels

Dans la dernière étape du flux de travail, les solutions de signature tout-en-un les plus complètes vous permettent de fixer une date limite, d’écrire un texte d’invitation convivial (trop spécifique) et, surtout, de rappeler automatiquement au destinataire cette date limite. Le taux de réussite de la réception du document contresigné en temps opportun est ainsi considérablement augmenté. Sans oublier que ce flux de travail minimise de toute façon considérablement le « temps de décision ».

(Facultatif 🙂 Vérifiez les signatures reçues directement dans le signe sproof

Comme nous l’avons mentionné, il est important de faire comprendre que la signature électronique qualifiée et avancée garantit le plus haut niveau de sécurité, car sa validité peut être validée très facilement. Un mécanisme de vérification directement intégré – tel que disponible dans le signe sproof – permet une traçabilité et une sécurité complètes pour les processus d’approbation importants.

La signature numérique du point de vue de l’invité

Il est essentiel pour la personne qui invite que toutes les signatures soient renvoyées à temps. Une entrée à bas seuil dans la plateforme de signature est cruciale. Sproof Sign a rationalisé ce processus :

• Comme décrit, la personne invitante envoie le document pour signature par e-mail.
  
• La personne invitée reçoit l’e-mail, clique sur le lien et peut signer directement le document sans s’inscrire ( !).
  
• Si une signature qualifiée est requise et que l’invité n’a pas encore d’identification QES existante (la capacité de signer de manière qualifiée), l’invité passera directement par le processus d’identification post-inscription.
  
• Pour l’invité, il n’y a jamais ( !) Coût.
  
• Si vous êtes déjà un utilisateur de sproof sign, vous pouvez bien sûr stocker le document ou, si vous le souhaitez, le transmettre pour une autre signature, le mettre sur la pile, déléguer les demandes de signature, etc.

Vous voulez vous lancer ? Inscrivez-vous maintenant gratuitement et obtenez votre première signature

Vous ne pouvez le trouver qu’au panneau sproof. Nous avons essayé de donner à nos utilisateurs le départ le plus simple possible dans le monde des signatures numériques. Avec un compte privé gratuit, vous pouvez commencer à utiliser la plateforme immédiatement et effectuer vous-même vos premières signatures numériques ou les obtenir sans obstacle dans toute l’Europe.