L’essentiel en bref
- Sécurité juridique : les mandats numériques SEPA sont entièrement valables d’un point de vue juridique conformément au règlement eIDAS (FES ou QES).
- Plus besoin de recopier : transfert numérique des données au lieu de la saisie manuelle de scans illisibles
- Rapidité : l’obtention et la signature prennent moins de 2 minutes avec sproof Fastlane.
- Puissance hybride : sproof Fastlane fait le lien entre le papier et le numérique – en scannant simplement un code QR sur des documents physiques
- Meilleure pratique : découvrez comment Salzburg AG, fournisseur d’énergie et d’infrastructures, a optimisé son service client grâce à cette transformation numérique.
Pourquoi les processus SEPA traditionnels ralentissent-ils votre activité ?
La collecte manuelle des autorisations de prélèvement est une perte de temps considérable et un vestige du monde analogique. Le processus classique – impression, envoi par courrier, signature manuelle, numérisation et renvoi par e-mail – est non seulement pénible pour vos clients, mais génère également un énorme surcroît de travail pour votre administration :
- Source d’erreurs Transfert de données : L’IBAN, le nom et la référence du mandat doivent être transférés manuellement dans le système ERP ou comptable à partir de scans (souvent illisibles). Cela est source d’erreurs et coûteux.
- Taux d’abandon élevé : Chaque rupture de média – par exemple le passage à l’imprimante ou à la boîte aux lettres – est un obstacle auquel les clients se heurtent pour abandonner le processus.
- Embouteillage bureaucratique : les écritures illisibles entraînent des boucles de correction qui prennent beaucoup de temps et retardent le cycle de paiement, ce qui pèse directement sur vos liquidités et mobilise de précieuses ressources administratives qui pourraient être utilisées pour des tâches plus productives.
Mandats SEPA numériques pour des processus de paiement modernes
Le passage à un processus partiellement ou entièrement numérique présente bien plus d’avantages que la simple suppression du papier. Les effets positifs s’étendent à l’ensemble de la chaîne de valeur.
Les effets positifs optimisent l’ensemble de votre administration :
- Des temps de traitement considérablement réduits : Les mandats sont finalisés en quelques minutes et non en quelques jours.
- Réduction des erreurs grâce à la saisie vérifiée des données : Comme les clients saisissent leurs données numériquement dans des champs de formulaire prédéfinis, les erreurs de transcription sont évitées. Les aides à la validation garantissent que seuls les mandats complets et correctement formatés sont introduits dans votre système.
- Un taux de conclusion (taux de conversion) plus élevé: Plus le processus de signature est simple, plus le taux d’abandon est faible.
- Réduction significative des coûts : vous économisez des frais d’affranchissement, d’impression et d’archivage ainsi qu’un temps de travail précieux lors de la saisie manuelle des données.
- Gestion centralisée et sécurisée : tous les mandats sont archivés numériquement, peuvent être retrouvés immédiatement et sont documentés de manière légale par une piste d’audit complète.
- Expérience client moderne : vous offrez à vos clients un service moderne et convivial sans rupture de média.
Particulièrement flexible : ce processus numérique peut également être utilisé de manière hybride
Si vous envoyez encore des documents papier, vous pouvez simplement imprimer un code QR. Vos clients le scannent et accèdent immédiatement au flux de signature numérique – le pont parfait entre le courrier analogique et l’efficacité numérique. Ainsi, un processus papier lent devient un processus numérique standard.
Comment donner un mandat de prélèvement SEPA de manière numérique ?
Si vous utilisez une solution de signature numérique comme sproof, vous pouvez automatiser l’ensemble du processus d’émission de mandat via un modèle et offrir à vos clients une solution hybride.
Lors de la création d’un mandat de prélèvement SEPA, certaines informations obligatoires doivent figurer dans le document. Il s’agit notamment de
- Nom du débiteur (titulaire du compte:in)
- Adresse du Débiteur
- IBAN du débiteur
- Nom du bénéficiaire (créancier)
- Numéro d’identification du créancier (Creditor ID)
- Référence du mandat (identification unique du mandat)
- Type de mandat (prélèvement unique ou récurrent)
- Mention du droit au remboursement (par exemple : “Je peux dans un délai de 8 semaines…”)
- Date d’émission du mandat
- Signature du Débiteur
Sans ces informations, un mandat ne peut pas être traité par les banques.
sproof Fastlane permet d’intégrer ces processus en toute transparence dans votre charte graphique. Une fois la signature apposée, les données sont directement reprises sous forme numérique, ce qui élimine complètement la nécessité de les taper manuellement.
Le principe est simple :
- Préparer : Vous préparez un contrat ou un formulaire dans sproof sign et placez un code QR sur le document.
- Envoyer le document : Le document est envoyé à vos clients par la voie postale habituelle.
- Signer numériquement le document : Le client scanne le code QR avec son smartphone. Le processus de signature démarre immédiatement, sans qu’il soit nécessaire de s’inscrire ou de se connecter.
- Conclure le contrat : En quelques clics, le contrat est valablement signé et renvoyé en toute sécurité à votre entreprise.
La base légale : est-ce valable ?
Oui, un mandat de prélèvement numérique SEPA est soumis au règlement eIDAS dans l’UE. Alors que la forme texte suffit pour de nombreux mandats, les banques exigent souvent la forme écrite pour minimiser les risques. La signature électronique qualifiée (QES) est équivalente à 100 % à la signature manuscrite et offre la plus grande force de preuve devant les tribunaux. Dans la pratique, la signature électronique avancée (SEA) s ‘est imposée comme une voie médiane efficace pour les opérations de paiement standard. Sécurité juridique et rapidité ne sont pas incompatibles.
Meilleure pratique : Salzburg AG
FAQ sur le sujet
- Qu’est-ce qu’un mandat de prélèvement SEPA ?
Un mandat de prélèvement SEPA est l’autorisation légale donnée par un client à une entreprise de prélever des montants dus directement sur son compte bancaire. Il sert également d’instruction à la banque pour effectuer le paiement. - Un mandat électronique SEPA est-il juridiquement valable ?
Oui, un mandat électronique SEPA est pleinement valable sur le plan juridique, à condition qu’il soit conforme aux normes eIDAS. Grâce aux signatures numériques (FES ou QES) et à un protocole de vérification infalsifiable, l’identité du signataire est même plus facile à prouver que sur papier. Les banques acceptent ces mandats électroniques de manière généralisée, car ils répondent aux exigences du Conseil européen des paiements. - Les banques acceptent-elles les mandats numériques ?
Oui, à condition que la norme de signature (FES ou QES) prouve sans aucun doute l’authenticité du signataire. - Le client/la cliente doit-il/elle créer un compte sproof pour signer ?
Non. Vos clients peuvent signer le mandat directement via le lien reçu ou en scannant le code QR. Il n’est pas nécessaire de s’inscrire ou de créer un compte chez sproof, ce qui réduit considérablement le taux d’abandon. - Que devient le document après la signature ?
Dès que toutes les parties ont signé, vous et vos clients recevez automatiquement le document signé au format PDF par e-mail. Les données peuvent également être transférées directement dans votre système principal (par exemple, ERP ou comptabilité) via une interface. - Le mandat numérique est-il archivé de manière à garantir la sécurité de l’audit ?
Oui, chaque document signé via sproof contient un rapport d’audit infalsifiable (Audit Trail). Associé au certificat numérique, il répond à toutes les exigences d’un archivage inviolable et offre une chaîne de preuves sans faille. - Les entreprises clientes (B2B) peuvent-elles également signer ?
Oui, absolument. sproof Fastlane est idéal pour les processus B2B. Les fondés de pouvoir ou les signataires autorisés des entreprises peuvent également signer numériquement les mandats commerciaux SEPA en toute sécurité juridique – et si vous le souhaitez, avec la signature électronique qualifiée (QES), qui est légalement équivalente à la signature manuscrite.
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