Egy olyan szigorúan szabályozott környezetben, mint a pénzforgalom, a jogszabálynak megfelelő és hatékony folyamatok alapvető fontosságúak. Az osztrák hobex AG pénzforgalmi szolgáltató megmutatja, hogyan lehet sikeresen kombinálni a digitalizációt és a megfelelőséget – a sproof sign digitális aláírási megoldással. A fejlett elektronikus aláírásnak a meglévő szerződéskezelő rendszerbe való zökkenőmentes integrálásával a hobex nemcsak a folyamatok minőségét tudta növelni, hanem értékes erőforrásokat is megtakarított. A hobex adatvédelmi szakértőjével, Dr. Martina Gsöls-szel folytatott beszélgetésből kiderül, hogy mennyire fontosak az európai adatvédelmi szabványok, a technikai rugalmasság és a felhasználóbarátság a vállalatnál a digitális aláírás integrált megoldásának kiválasztásakor.

Szervezet neve:
hobex AG

Cégprofil:
A hobex AG készpénzmentes fizetési rendszerek teljes körű osztrák szolgáltatója, székhelye Salzburgban, további telephelyei Németországban, Szlovéniában és Olaszországban vannak. A vállalat személyre szabott megoldásokat kínál a hitel- és betéti kártyák elfogadásához, valamint az e-kereskedelemben történő fizetésekhez. 1991-ben alapították a hobexet, és azóta is aktívan tevékenykedik a piacon, az innovációra és az ügyfélszolgálatra összpontosítva.

Miért a sproof sign:
“Mindig tudnunk kell bizonyítani, hogy folyamataink jogilag kifogástalanul működnek és megfelelnek az aktuális követelményeknek. A digitális, nyomon követhető és auditálható folyamatok ezért elengedhetetlenek, különösen a szerződéskötéseknél. Egy olyan megoldás, mint a sproof sign segít nekünk abban, hogy megfeleljünk ezeknek a magas követelményeknek.”

Mit jelent a hobex mint vállalat?

A hobex a DACH régió vezető pénzforgalmi szolgáltatója, amely Szlovéniában és Olaszországban is jelen van. Fő tevékenységünk a különböző iparágak – különösen a kiskereskedelem, a gasztronómia és a turizmus – vállalatainak támogatása a készpénzmentes fizetések biztonságos és hatékony feldolgozásában.

Lehetővé tesszük a kártyás fizetést mind az értékesítési pontokon, mind az e-kereskedelemben, és mintegy 44 000 ügyfelet szolgálunk ki. Nagy hangsúlyt fektetünk a kiváló ügyfélszolgálatra, a nagyfokú rugalmasságra és az egyéni támogatásra. Ezen igények kielégítése érdekében digitális infrastruktúránk központi elemei az olyan modern, nagy teljesítményű eszközök, mint a digitális aláírásokhoz szükséges sproof sign.

Milyen szerepet játszik az adatvédelem, a megfelelés és a szabályozás az Ön mindennapi üzletmenetében és a digitális aláírási folyamatban?

Fizetési szolgáltatóként a hobex az osztrák pénzpiaci hatóság (FMA) felügyelete alá tartozik. Ez azt jelenti, hogy a hagyományos bankokéhoz hasonló szabályozási követelmények vonatkoznak ránk – ez különösen az adatvédelmi követelményeknek való megfelelésre, az IT-biztonságra és az átfogó megfelelési folyamatokra vonatkozik.

Mindig tudnunk kell bizonyítani, hogy folyamataink jogilag kifogástalanul működnek, és megfelelnek az aktuális követelményeknek. A digitális, nyomon követhető és ellenőrizhető folyamatok ezért elengedhetetlenek, különösen a szerződéskötés során. Egy olyan megoldás, mint a sproof sign segít nekünk abban, hogy megfeleljünk ezeknek a magas követelményeknek.

Milyen konkrét felhasználási esetekben használja jelenleg a digitális aláírást?

A sproof sign-t teljes mértékben integráltuk a digitális szerződéskezelésünkbe. Amint egy szerződés véglegesítésre kerül, a szerződés felelős tulajdonosa közvetlenül elindíthatja az aláírási folyamatot. A résztvevők automatikusan meghívást kapnak, az aktuális állapot bármikor látható – és az aláírás után a dokumentum automatikusan visszaáramlik a rendszerbe. Mindez egy API-interfészen keresztül működik, amelyet zökkenőmentesen beágyaztunk a meglévő informatikai környezetünkbe. Ezáltal a folyamat következetessé, hatékonnyá és átláthatóvá válik.

Hogyan zajlott a proof sign bevezetése a meglévő informatikai rendszereibe?

A technikai integráció zökkenőmentes volt, és rövid időn belül megvalósult. Külön kiemelném a kézzelfogható hozzáadott értéket: Az aláírási folyamat sokkal egyszerűbbé, gyorsabbá és biztonságosabbá vált a sproof signnek köszönhetően. Számunkra kulcsfontosságú volt, hogy ne elszigetelten gondolkodjunk a digitalizálásról, hanem integráljuk azt a meglévő munkafolyamatokba – a sproof pontosan ezt teszi lehetővé API-alapú megoldásával.

Számunkra a fejlett elektronikus aláírás a biztonság, a felhasználóbarátság és a jogi hatékonyság ideális kombinációját kínálja. Könnyen beállítható, használata nem bonyolult, és a külső partnerek is nagyon jól fogadják.

Dr. Martina Gsöls

Hogyan vezették be és fogadták el az elektronikus aláírást a vállalaton belül? Voltak-e képzési intézkedések?

A sproof sign- közvetlenül az új szerződéskezelő rendszerünk bevezetésének részeként vezettük be. Ennek eredményeképpen egy nagyobb változtatási folyamat része volt, amelynek keretében célzott képzésre került sor. Az elfogadottság kezdettől fogva magas volt, különösen a szerződésekkel rendszeresen foglalkozó kollégák körében. Nagyra értékelik a könnyű kezelhetőséget, a folyamat átláthatóságát és az észrevehető időmegtakarítást. A digitális aláírási megoldást aktívan használják, és nagyon pozitívan értékelik.

Miért választott szándékosan egy európai elektronikus aláírási szoftverszolgáltatót?

A legtöbb ügyfelünk és partnercégünk Európában található – elsősorban Ausztriában, Németországban és Olaszországban. Ennek megfelelően nagy hangsúlyt fektetünk arra, hogy az adatvédelem és az IT-infrastruktúra területén európai szolgáltatókra támaszkodjunk.

A felhőmegoldásokat az EU-ban történő tárhelyszolgáltatással és egyértelmű GDPR-megfelelőséggel preferáljuk. A sproof 100%-ban megfelel ezeknek a követelményeknek, és maga a vállalat székhelye Ausztriában van – ez tökéletesen illeszkedik a saját önképünkhöz, mint regionálisan lehorgonyzott, de nemzetközileg aktív vállalat.

Ha van olyan európai megoldás, amely technikailag meggyőző, ugyanakkor az adatvédelem tekintetében osztja az értékeinket, az az első választásunk.

Miért használja a hobex a fejlett elektronikus aláírást?

Számunkra a fejlett elektronikus aláírás a biztonság, a felhasználóbarátság és a jogi hatékonyság ideális kombinációját kínálja. Könnyen beállítható, használata nem bonyolult, és a külső partnerek is nagyon jól fogadják.

A B2B-környezetben kötött szerződések esetében minden követelménynek megfelel – mind a jogi érvényesség, mind a megfelelőség szempontjából. Ez döntő tényező, különösen egy olyan szabályozott pénzforgalmi szolgáltató számára, mint mi.

Miért döntött a sproof sign elektronikus aláírásának API integrációja mellett?

Számunkra az üzleti folyamatok végponttól végpontig tartó digitalizálása áll az előtérben. Ez azt jelenti: nincs médiaszünet, nincs rendszerváltás, nincs a dokumentumok kézi másolása oda-vissza.

Az API-integrációnak köszönhetően a teljes aláírási folyamat közvetlenül a szerződéskezelésünkön belül működik. Elindítom az aláírást, megnyílik a sproof ablak, aláírom – és amint a folyamat befejeződött, a dokumentum automatikusan lejátszódik. Így biztosítjuk, hogy folyamataink nemcsak digitálisak, hanem hatékonyak és felhasználóbarátok is legyenek.

Hogyan működött az együttműködés az aláírási szoftver technikai integrációja terén?

A megvalósítás szoros együttműködésben zajlott a szerződéskezelő szolgáltató és a sproof csapata között. Az együttműködés végig professzionális és megoldásorientált volt. A sproof még az egyedi követelmények vagy támogatási kérések esetén is mindig gyorsan elérhető és nagyon segítőkész volt.

A mi szempontunkból ez egy minden szempontból sikeres projekt volt – mind technikai, mind szervezési szempontból.