A legfontosabb tények röviden
- Jogbiztonság: A digitális SEPA-mandátumok az eIDAS-rendeletnek megfelelően teljes mértékben jogilag érvényesek (FES vagy QES).
- Nincs több gépelés: digitális adatátvitel az olvashatatlan szkennelések kézi bevitele helyett
- Gyorsaság: A gyűjtés és az aláírás kevesebb, mint 2 percet vesz igénybe a sproof Fastlane-nel
- Hibrid teljesítmény: a sproof Fastlane áthidalja a papír és a digitális közötti szakadékot – egyszerűen a fizikai dokumentumokon található QR-kód beolvasásával.
- Legjobb gyakorlat: Tudja meg, hogyan optimalizálta ügyfélszolgálatát a Salzburg AG energetikai és infrastrukturális szolgáltató a digitális átalakulás révén.
Miért lassítják a hagyományos SEPA-folyamatok az Ön vállalkozását
A beszedési megbízások kézi gyűjtése hatalmas időveszteség és az analóg világból származó reliktum. A hagyományos eljárás – kinyomtatás, postai küldés, kézzel történő aláírás, szkennelés és e-mailben történő visszaküldés – nemcsak az ügyfelek számára fárasztó, hanem az adminisztrációban is hatalmas rezsiköltséget okoz:
- Hibaforrás az adatátvitelben: Az IBAN-t, a nevet és a mandátumhivatkozást kézzel kell átvinni a (gyakran olvashatatlan) szkennelésekről az ERP- vagy számviteli rendszerbe. Ez hibakockázatos és költséges.
- Magas lemondási arány: Minden médiaszünet – például a nyomdába vagy a postaládába való eljutás – olyan akadály, amely miatt az ügyfelek félbehagyják a folyamatot.
- Bürokratikus torlódás: az olvashatatlan kézírás időigényes javítási ciklusokhoz vezet, és késlelteti a fizetési folyamatot, ami közvetlenül megterheli a likviditását, és értékes adminisztratív erőforrásokat köt le, amelyeket valójában produktívabb feladatokra lehetne fordítani.
Digitális SEPA megbízások a modern fizetési folyamatokhoz
A részben vagy teljesen digitális folyamatra való áttérés sokkal több előnnyel jár, mint a papír megszüntetése. A pozitív hatások a teljes értékláncra kiterjednek.
A pozitív hatások optimalizálják az egész adminisztrációt:
- Jelentősen rövidebb feldolgozási idő: A megbízásokat napok helyett percek alatt véglegesítik.
- Hibák csökkentése ellenőrzött adatbevitel révén: Mivel az ügyfelek digitálisan adják meg adataikat az előre meghatározott űrlapmezőkbe, a gépelés során nem fordulnak elő átviteli hibák. Az érvényesítési segédletek biztosítják, hogy csak teljes és helyesen formázott megbízások kerüljenek be a rendszerbe.
- Magasabb befejezési arány (konverziós arány): Minél egyszerűbb az aláírási folyamat, annál alacsonyabb a törlési arány.
- Jelentős költségcsökkentés: megtakarítja a postázási, nyomtatási és archiválási költségeket, valamint a kézi adatbevitelre fordított értékes munkaidőt.
- Központosított és ellenőrzésbiztos kezelés: Minden megbízás digitálisan archiválva van, azonnal megtalálható, és a zökkenőmentes ellenőrzési nyomvonalnak köszönhetően jogszabálynak megfelelően dokumentált.
- Modern ügyfélélmény: Ön korszerű, felhasználóbarát szolgáltatást kínál ügyfeleinek, média-megszakítás nélkül.
Különösen rugalmas: ez a digitális eljárás hibrid formában is használható.
Ha továbbra is papír alapú dokumentumokat küld, egyszerűen kinyomtathat egy QR-kódot. Ügyfelei beolvassák azt, és azonnal a digitális aláírási folyamban landolnak – tökéletes híd az analóg posta és a digitális hatékonyság között. Ezáltal a lassú, papír alapú folyamatot egy szabványos digitális folyamattá alakítja át.
Hogyan történik a SEPA beszedési megbízás digitális úton történő kiállítása?
Ha olyan digitális aláírási megoldást használ, mint a sproof, akkor a megbízás kiállításának teljes folyamatát automatizálhatja egy sablon segítségével, és hibrid megoldást kínálhat ügyfeleinek.
A SEPA beszedési megbízás létrehozásakor a dokumentumnak tartalmaznia kell bizonyos kötelező információkat. Ezek a következők:
- Az adós neve ( számlatulajdonos:in)
- Cím: a adós
- Az adósIBAN-számlaszáma
- A kedvezményezett ( hitelező) neve
- Hitelezői azonosító szám ( Hitelezői azonosító)
- Mandátumhivatkozás ( a mandátum egyedi azonosítója)
- A megbízás típusa ( egyszeri vagy ismétlődő beszedési megbízás)
- Hivatkozás a visszatérítéshez való jogra ( pl. “8 héten belül…”).
- A megbízás dátuma
- Aláírás a adós
Ezen információk nélkül a bankok nem biztos, hogy feldolgozzák a megbízást.
A sproof Fastlane lehetővé teszi ezeknek a folyamatoknak a zökkenőmentes integrálását az Ön vállalati arculatába. Az aláírás után az adatok közvetlenül digitálisan kerülnek átvitelre, így a kézi gépelés teljesen feleslegessé válik.
Az elv egyszerű:
- Készülj: Elkészít egy szerződést vagy űrlapot a sproof sign programban, és elhelyez egy QR-kódot a dokumentumon.
- Küldés: A dokumentumot a szokásos postai szolgáltatással küldik el ügyfeleinek.
- Digitálisan aláírni: Az ügyfél okostelefonjával beolvassa a QR-kódot. Az aláírási folyamat azonnal elindul – regisztráció vagy bejelentkezés nélkül.
- Véglegesíteni: A szerződést néhány kattintással jogszerűen aláírja és biztonságosan visszaküldi vállalatának.
A jogalap: érvényes-e?
Igen, a digitális SEPA beszedési megbízás az EU-ban az e IDAS-rendelet hatálya alá tartozik. Bár a szöveges forma sok megbízás esetében elegendő, a bankok a kockázat minimalizálása érdekében gyakran megkövetelik az írásbeli formát. A minősített elektronikus aláírás (QES) 100%-ban egyenértékű a kézzel írott aláírással, és a bíróságon a legnagyobb bizonyító erővel bír. A gyakorlatban a fejlett elektronikus aláírás (AES) a szabványos fizetési műveleteknél hatékony középútnak bizonyult. A jogbiztonság és a gyorsaság nem zárja ki egymást.
Legjobb gyakorlat: Salzburg AG
GYIK a témában
- Mi az a SEPA beszedési megbízás?
A SEPA beszedési megbízás az ügyfél által egy vállalatnak adott jogi felhatalmazás arra, hogy az esedékes összegeket közvetlenül a bankszámlájáról beszedje. Ez egyben utasításként is szolgál a bank számára a fizetés végrehajtására. - Jogilag érvényes-e az elektronikus SEPA-felhatalmazás?
Igen, az elektronikus SEPA-felhatalmazás jogilag teljes mértékben érvényes, amennyiben megfelel az eIDAS-szabványoknak. A digitális aláírásoknak (FES vagy QES) és a hamisításbiztos ellenőrzési protokollnak köszönhetően az aláíró személyazonossága még könnyebben bizonyítható, mint papíron. A bankok általánosan elfogadják ezeket az e-mandátumokat, mivel azok megfelelnek az Európai Fizetési Tanács követelményeinek. - Elfogadják a bankok a digitális megbízásokat?
Igen, feltéve, hogy az aláírási szabvány (FES vagy QES) kétséget kizáróan bizonyítja az aláíró hitelességét. - Az ügyfélnek létre kell hoznia egy sproof-fiókot az aláíráshoz?
Nem. Ügyfelei közvetlenül a kapott linken keresztül vagy a QR-kód beolvasása után írhatják alá a megbízást. Nem szükséges regisztráció vagy fiók létrehozása a sproofnál, ami rendkívül alacsonyan tartja a lemondási arányt. - Mi történik a dokumentummal az aláírás után?
Amint minden fél aláírta, Ön és ügyfelei automatikusan megkapják az aláírt dokumentumot PDF formátumban e-mailben. Az adatok egy interfészen keresztül közvetlenül is átvihetők az Ön vezető rendszerébe (pl. ERP vagy könyvelés). - A digitális megbízást ellenőrzésbiztos módon archiválják?
Igen, minden sproofon keresztül aláírt dokumentum hamisításbiztos ellenőrzési nyomvonalat tartalmaz. A digitális tanúsítvánnyal együtt ez megfelel az ellenőrzésbiztos archiválás minden követelményének, és zökkenőmentes bizonyítási láncot biztosít. - A vállalati ügyfelek (B2B) is aláírhatnak?
Igen, abszolút. A sproof Fastlane ideális a B2B folyamatokhoz. Még a vállalatok meghatalmazott képviselői vagy aláírásra jogosult képviselői is jogilag biztonságos módon digitálisan aláírhatják a SEPA üzleti megbízásokat – ha kívánatos, akkor a minősített elektronikus aláírással (QES) is, amely jogilag egyenértékű a kézzel írott aláírással.
