L’ÖH FH Alta Austria rappresenta gli studenti nei confronti dell’Università di Scienze Applicate dell’Alta Austria. Oltre al mandato legale di rappresentare gli studenti, l’ÖH FH Alta Austria è una società pubblica ed è soggetta a numerosi regolamenti, leggi e a un organo di controllo del Ministero federale.

L’Università di Scienze Applicate dell’Alta Austria (FH OÖ) offre corsi di laurea orientati alla pratica in quattro sedi: Hagenberg (informatica, comunicazione e media), Linz (ingegneria medica e scienze sociali), Steyr (economia e gestione) e Wels (ingegneria e scienze naturali). Dalla sua fondazione nel 1993, l’Università di Scienze Applicate dell’Alta Austria si è trasformata in un’istituzione educativa di primo piano, con oltre 5.000 studenti iscritti nell’anno accademico 2023/2024.

Nome dell’organizzazione:
ÖH FH Alta Austria

Breve descrizione del progetto:
Digitalizzazione del corpo studentesco: introduzione della firma digitale per aumentare l’efficienza dei processi amministrativi.

Perché sproof sign:
sproof sign offre un vantaggio significativo grazie alla possibilità di invitare persone esterne a firmare via e-mail. Queste persone possono quindi firmare facilmente i documenti in tutta l’UE utilizzando un’ampia gamma di metodi di firma.

Come è nata la decisione di introdurre la firma digitale?

All’interno del corpo studentesco esistono diversi livelli di rappresentanza e amministrazione. Ciò richiede l’approvazione di vari documenti e autorizzazioni di pagamento su base giornaliera. Queste richieste richiedono l’uso di firme qualificate o, in alternativa, di firme fisiche e dei relativi documenti originali. Si tratta di un processo che richiede molto tempo. Abbiamo deciso di digitalizzare e modernizzare i nostri processi e compiti amministrativi, in modo da poter investire più tempo nel nostro lavoro di rappresentanza. Per questo motivo, abbiamo collegato sproof sign al nostro strumento interno di gestione del bilancio, in modo che in futuro i documenti vengano firmati digitalmente dalle tre persone necessarie, senza dover perdere molto tempo a scambiarli e inviarli via e-mail.

Quali criteri sono stati decisivi per voi nella ricerca del giusto fornitore di firma elettronica?

Diversi criteri sono stati decisivi per noi nella ricerca del giusto fornitore di firma elettronica. Un aspetto fondamentale era la connessione API, poiché dovevamo crearla da un sistema di terze parti. Era inoltre importante che le persone esterne potessero essere facilmente invitate a firmare via e-mail. Un altro criterio era la facilità d’uso e la modernità del software, che doveva riflettersi in un’interfaccia utente intuitiva. Un fornitore che combina tutti questi requisiti in un pacchetto software accessibile è per noi un grande vantaggio e credo che questo sia un punto a favore di sproof sign. Per questi motivi, anche noi abbiamo deciso di lavorare con sproof.

Per quali applicazioni viene utilizzata la firma digitale?

Utilizziamo la firma digitale per diverse applicazioni. Da un lato, le utilizziamo per l’approvazione dei pagamenti, consentendo di autorizzare le transazioni finanziarie in modo rapido e sicuro. In secondo luogo, la utilizziamo per i documenti interni, al fine di ottimizzare i processi di lavoro e ridurre i costi amministrativi. Utilizziamo la firma digitale anche per i documenti degli studenti dell’Università di Scienze Applicate dell’Alta Austria. Questi documenti confermano che gli studenti svolgono una determinata funzione all’interno dell’Unione degli Studenti Austriaci (ÖH). La firma digitale ci permette di creare e inviare queste conferme in modo semplice e legalmente sicuro. Grazie alle numerose possibilità di utilizzo della firma digitale, possiamo lavorare in modo più efficiente e allo stesso tempo garantire la sicurezza dei nostri documenti.

Come ha funzionato l’integrazione nel cloud?

L’integrazione del cloud è stata realizzata per noi tramite un partner e si è svolta senza problemi. L’integrazione API ha funzionato bene e ci ha permesso di collegare senza problemi i nostri sistemi esistenti con la nuova soluzione di firma. Tuttavia, la conversione dei processi rilevanti per i dipendenti e la familiarizzazione con questi nuovi e moderni metodi di lavoro è un processo che richiede tempo.

Quali sono gli standard di sicurezza e conformità dei dati che una soluzione software deve soddisfare nella vostra organizzazione?

Anche noi, come Unione degli Studenti dell’Alta Austria, siamo soggetti alle normative e alle leggi vigenti. La soluzione software che utilizziamo per la firma digitale deve quindi soddisfare diversi standard in termini di sicurezza e conformità dei dati. Da un lato, è essenziale che la soluzione di firma sia conforme al regolamento UE eIDAS, che definisce il quadro giuridico per le firme elettroniche nell’Unione Europea. Inoltre, il software deve essere conforme alle leggi e ai regolamenti nazionali in vigore, in modo da essere legalmente protetto. Senza dimenticare che deve essere conforme al GDPR. La nostra soluzione deve quindi fondamentalmente garantire che tutte le informazioni e i documenti personali siano trattati e archiviati in conformità ai severi requisiti del GDPR.

Cosa le piace in particolare dello sproof sign?

Ciò che mi piace particolarmente di sproof sign è la presentazione chiara e moderna di tutte le applicazioni, nonché la pratica funzione di filtro per identificare rapidamente i documenti aperti da firmare. Naturalmente è utile anche la funzione batch, che consente di firmare contemporaneamente grandi quantità di documenti in modo efficiente con QES. Soprattutto quando si elaborano fino a 400 documenti, questa funzione è un vero sollievo nel lavoro quotidiano.

Naturalmente è utile anche la funzione batch, che consente di etichettare in modo efficiente grandi quantità di documenti contemporaneamente con il QES. Questa funzione è un vero sollievo nel lavoro di tutti i giorni, soprattutto quando si elaborano fino a 400 documenti.

Sascha Bauer
Presidente dell’Unione degli studenti dell’Università di Scienze Applicate dell’Alta Austria

Ci sono vantaggi speciali dello sproof sign che sono particolarmente utili nel vostro settore?

Sproof sign ci offre un vantaggio significativo grazie alla possibilità di invitare persone esterne a firmare via e-mail. Queste persone possono quindi firmare facilmente i documenti in tutta l’UE utilizzando un’ampia varietà di metodi di firma.