L’Associazione per la promozione dei servizi sociali volontari organizza l’Anno Sociale Volontario (FSJ) in Austria da oltre 56 anni. L’associazione si occupa di dare ai giovani adulti un’idea del settore sociale, con un buon supporto educativo da parte dei dipendenti dell’FSJ che hanno a cuore il benessere dei partecipanti all’FSJ. L’organizzazione senza scopo di lucro collabora con numerose grandi organizzazioni sociali, come Caritas, Lebenshilfe e cliniche regionali, oltre che con molte istituzioni più piccole, come gruppi privati di bambini.

I partecipanti alla FSJ lavorano 34 ore alla settimana in un’organizzazione sociale in Austria, acquisiscono esperienza, si orientano professionalmente e si sviluppano personalmente. L’organizzazione garantisce un ambiente solidale ed equo nelle istituzioni sociali, con incontri obbligatori di mentoring e di riflessione per il controllo della qualità. A seconda dell’area di lavoro e del luogo, sono previste attività diverse. L’obiettivo principale di ogni tirocinio FSJ è quello di sostenere il rispettivo team e i clienti assistiti.

Nome dell’organizzazione:
Associazione per la promozione dei servizi sociali volontari – Anno sociale volontario

Breve descrizione del progetto:
Digitalizzazione dei processi di firma per ridurre significativamente i costi amministrativi e ottimizzare l’elaborazione dei contratti.

Perché sproof sign:
“Per noi era importante trovare una soluzione pratica e conveniente. I requisiti di protezione dei dati dovevano essere soddisfatti. Lo strumento utilizzato per elaborare la firma doveva essere competente, affidabile, professionale e, soprattutto, “ascoltare” le nostre esigenze. Con sproof abbiamo trovato tutto questo”.

Come è nata la decisione di introdurre la firma digitale?

Quando ho assunto la carica di direttore generale, tre anni fa, l’associazione, che esisteva da oltre 50 anni, era ancora agli inizi in termini di digitalizzazione. Fino a quel momento, tutti i contratti con le organizzazioni sociali e i partecipanti alla FSJ venivano redatti con dei moduli, stampati, firmati, affrancati, messi in una busta e inviati all’ufficio postale. Poi venivano firmati e rispediti per posta. Se era necessario un cambiamento, tutto ricominciava da capo. Questo era ancora fattibile con un numero ridotto di partecipanti, ma più giovani adulti facevano una FSJ, più l’impresa diventava impossibile. Per non parlare della probabilità di errori nei vari elenchi Excel. Erano quindi necessarie soluzioni digitalizzate in linea con il XXI secolo.

Nella prima fase, abbiamo trovato un’azienda informatica che ha digitalizzato tutti i nostri processi. Ciò significava che non potevamo più ricevere le candidature in allegato a un’e-mail (le cui informazioni dovevano poi essere inserite in elenchi Excel), come era solito e necessario, ma attraverso uno strumento di registrazione. I dati potevano poi essere utilizzati direttamente per creare automaticamente i contratti necessari una volta finalizzato un tirocinio FSJ. Ciò significa che la creazione del contratto era completa, ma mancava ancora l’opzione di firma digitale. Dopo alcune ricerche e, soprattutto, grazie alla raccomandazione di un amico, mi sono finalmente imbattuto in sproof.

Quanto è importante la trasformazione digitale per la FSJ?

L’importanza della trasformazione digitale per la FSJ non può essere sopravvalutata. L’anno della FSJ inizia sempre in autunno. Ciò significa che l’estate è il periodo di punta per i collocamenti e anche per i contratti. Per ogni persona collocata sono necessari due contratti con la nostra organizzazione: Con l’organizzazione sociale e con il partecipante alla FSJ. Noi dobbiamo firmare questi contratti e, ovviamente, anche la controparte. sproof ci ha offerto e continua a offrirci la soluzione ideale! Quest’anno prevediamo circa 700 incarichi FSJ, e quindi circa 1400 contratti da firmare.

Quali criteri sono stati decisivi per voi nella ricerca del giusto fornitore di firma elettronica?

Per noi era importante trovare una soluzione pratica e conveniente. La protezione dei dati doveva essere rispettata. Lo strumento utilizzato per elaborare la firma doveva essere competente, affidabile, professionale e, soprattutto, “ascoltare” le nostre esigenze. Con sproof abbiamo trovato tutto questo.

Per quali applicazioni viene utilizzata la firma digitale?

Per le firme dei nostri accordi FSJ con le organizzazioni sociali e con i partecipanti alla FSJ, nonché per i contratti con gli enti finanziatori, i contratti di servizio, ecc. Semplicemente per tutti i documenti che richiedono una firma ufficialmente valida. Ciò significa che sproof non ci aiuta solo per i contratti relativi agli incarichi FSJ, ma anche per i documenti che devono essere firmati dal presidente dell’associazione e dall’amministratore delegato, poiché non ci vediamo spesso – il che rende difficile firmare a mano – ma siamo principalmente in contatto via e-mail e telefono.

Da quando abbiamo lo sproof, che permette anche di disegnare tramite ID-Austria, non c’è più bisogno di riunioni che prima servivano soprattutto per ottenere una firma per un documento importante. Stiamo anche festeggiando la soluzione senza carta. Questo ci permette di risparmiare risorse preziose. Oggi non stampiamo quasi più nulla.

Fino ad allora, tutti i contratti con le organizzazioni sociali e i partecipanti alla FSJ erano stati creati utilizzando un modulo di lettera, stampati, firmati, affrancati, messi in una busta e inviati all’ufficio postale. Poi venivano firmati e rispediti per posta. Se era necessario un cambiamento, si ricominciava da capo. Questa procedura era ancora fattibile con un numero ridotto di partecipanti, ma più i giovani adulti facevano una FSJ, più l’impresa diventava impossibile.

MMag. Elisabeth Marcus
Direttore generale dell’Associazione Volontari dell’Anno Sociale

Come ha funzionato l’integrazione nel cloud?

L’azienda informatica che si è occupata della digitalizzazione per noi e lo sproof se ne sono occupati direttamente. Da specialista a specialista, per così dire. Per noi clienti era l’ideale.

Quali requisiti di sicurezza, conformità e protezione dei dati ha un’organizzazione come la FSJ?

Naturalmente, i nostri standard sono estremamente elevati. La questione della protezione e della sicurezza dei dati è stata una delle prime che ci siamo posti quando abbiamo scoperto sproof.

Cosa le piace in particolare dello sproof sign?

Tutti i dipendenti di sproof sono incredibilmente competenti, cordiali, professionali e si adoperano sempre per trovare la soluzione migliore per noi. Sono presenti e disponibili per domande e problemi e fanno tutto il possibile per garantire che noi, come clienti, otteniamo il risultato che desideriamo e di cui abbiamo bisogno. sproof è la cosa migliore che ci potesse capitare, insieme alla grande azienda IT con cui ci siamo avvicinati alla digitalizzazione.

Utilizzate flussi di lavoro di firma per il vostro caso d’uso?

Sì, soprattutto quando firmo digitalmente i documenti con la nostra presidente, il flusso di firma viene utilizzato. Ma anche per i contratti con le organizzazioni di volontariato e i partecipanti alla FSJ. Passando dalle firme manuali sugli accordi inviati per posta alle firme digitali via e-mail, abbiamo garantito la digitalizzazione anche nelle oltre 700 istituzioni sociali, dato che anche i dirigenti delle istituzioni sociali hanno dovuto gestire le firme digitali.

Ora siamo al terzo anno di utilizzo e funziona meravigliosamente ovunque. sproof è visto come un partner affidabile e senza complicazioni. Tra l’altro, il disegno digitale non è mai stato una sfida per i partecipanti alla FSJ. I giovani adulti lo hanno fatto in pochissimo tempo con i loro telefoni cellulari, come se non avessero mai fatto altro. Anche questo depone a favore della facile e comprensibile usabilità di sproof. Vorremmo dire un grande GRAZIE per la grande collaborazione!!!