“Il nostro settore si basa sull’impegno e sulla fiducia. La firma digitale, nella classe di qualità più elevata, è ormai diventata un modo comune per prendere decisioni vincolanti o per ottenerle digitalmente”.

Dr Christian Zwick | Partner

Binder Grösswang è uno dei principali studi legali austriaci da 60 anni e ha sede a Vienna e Innsbruck. Oltre 100 avvocati e un volume di transazioni di 50 miliardi di euro parlano da soli. Dopo aver deciso di integrare una piattaforma di firma digitale, sproof è emerso come il preferito dopo una rigorosa fase di valutazione.

“È un onore molto speciale essere riusciti a convincere Binder Grösswang, uno studio legale affermato ma soprattutto innovativo, a scegliere sproof e a ottenere la sua fiducia”, afferma il Dr. Fabian Knirsch, fondatore e CTO dell’azienda.

Binder Grösswang, in particolare il team che ruota attorno al Dr. Christian Zwick, firma digitalmente ogni volta che è legalmente possibile. “In linea di principio, firmiamo ogni volta che la penna deve essere sostituita. In Austria, questo vale per quasi tutti i documenti, in quanto il principio della libertà di forma si applica al diritto civile”, afferma il Dr. Zwick.

La firma digitale viene quindi utilizzata, tra l’altro, per questi documenti:

• Poteri di procura
• Contratti di vendita
• Accordi di non divulgazione
• Risoluzioni

2 motivi convincenti per cui gli avvocati si affidano alla firma digitale

La professione legale è sempre stata parte integrante di una società funzionante. La fiducia e la buona comunicazione tra avvocati e clienti ne costituiscono la base. Può sembrare un po’ dogmatico, ma il settore legale non è certo un pioniere quando si tratta di avanzare nella digitalizzazione. Ciò è probabilmente dovuto al fatto che le tecniche e i flussi di lavoro tradizionali, consolidati e collaudati da secoli, non vogliono essere sostituiti.

Tuttavia, anche la “professione legale” ha ormai riconosciuto i punti di forza di una sensibile digitalizzazione per vari motivi. Che si tratti del fascicolo digitale, invece di archivi stracolmi, o anche della sperimentazione di varie applicazioni digitali “speech to text” che potrebbero alleggerire la segreteria in alcuni settori o addirittura sostituirla in futuro per molte pratiche.

Un’opportunità di digitalizzazione in particolare, che ha un grande potenziale anche per il settore legale, è in crescita: la firma digitale!

Dichiarazioni, risoluzioni e contratti: sono tutti documenti che devono essere firmati da una o più persone. Anche un documento su cui tre persone devono apporre la propria firma analogica comporta un dispendio di tempo complessivo di circa 45 minuti: Questo include la stampa in triplice copia, l’invio dei documenti per posta o il coordinamento di un appuntamento comune per le firme. Questo spreco di risorse non è necessario.

Nel settore privato, la firma digitale si è già affermata in Austria sotto forma di “firma del cellulare”. Molti cittadini austriaci utilizzano questo servizio governativo gratuito da diversi anni.

Tuttavia, la “sola” firma digitale è solitamente insufficiente in un ambiente aziendale. Mancano opzioni tecniche, strumenti o piattaforme in grado di mappare i casi d’uso specifici e i “processi di firma” di un settore o di un’azienda. Un cruscotto comune fornisce una buona panoramica dei documenti importanti. Ciò richiede un’amministrazione centralizzata di tutti gli utenti e la gestione dei diritti e dei ruoli. Anche questo comporta molti vantaggi.

In molte aziende, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore, una piattaforma di firma digitale è già parte integrante di molti flussi di lavoro standard. Questa tecnologia legalmente riconosciuta viene già utilizzata nel settore legale, in quello fiscale e in quello finanziario, oltre che da grandi aziende internazionali di alto livello con rigide linee guida IT e nel settore pubblico.

3 Al posto di carta e inchiostro: crittografia e prova d’identità digitale

La firma digitale è una componente indispensabile della trasformazione digitale. Tuttavia, molti dubitano che la firma digitale sia legalmente valida e quindi conforme alla legge. Tuttavia, le firme digitali e la loro natura vincolante sono definite e regolamentate con precisione nell’Unione Europea. Nel 2006, il Regolamento eIDAS (UE) 910/2014 (Servizi di identificazione e autenticazione elettronica) ha stabilito le regole per l’Europa in merito al massimo livello di sicurezza e conformità delle firme digitali. Il regolamento disciplina il riconoscimento legale dei servizi elettronici di prova dell’identità e di autenticazione, rafforzando così la fiducia nella comunicazione elettronica tra aziende e cittadini e facilitando in modo significativo i servizi e i processi commerciali transfrontalieri di ogni tipo.

Esistono tre standard di firma digitale che sono stati definiti con precisione nel Regolamento eIDAS per quanto riguarda la validità legale: semplice, avanzata e qualificata.

In apparenza le firme sono quasi uguali, ma lo status della firma e la sua natura vincolante sono molto diversi. Solo la “firma elettronica qualificata”, nota anche come QES, è legalmente paragonabile a una firma (si veda la sezione 4 (1) della legge austriaca sulla firma e sui servizi fiduciari (SVG)).

A causa del massimo livello di conformità e sicurezza, molti studi legali prendono in considerazione solo le firme elettroniche qualificate. Una firma digitale equivalente a una firma tradizionale su carta.

Ma come si raggiunge l’elevato livello di sicurezza dal punto di vista tecnico? Qual è l’elevato valore probatorio della firma elettronica qualificata?

4 La firma qualificata: nessun mistero

Anche se i media specializzati si sforzano sempre di presentare la firma elettronica qualificata nella luce più complessa e tecnica possibile, noi di sproof ci siamo prefissi di svelare il presunto “mistero” – in poche parole.

Come per molte altre transazioni elettroniche legali o bancarie, dovete essere in grado di dimostrare la vostra identità con certezza al 100%. Ciò avviene inizialmente attraverso una breve procedura di identificazione video (circa 10 minuti) in cui i vostri dati personali e biometrici vengono verificati da un servizio riconosciuto dallo Stato (Trust Service Provider).

Sarà quindi possibile utilizzare un’applicazione per cellulare per verificare ulteriormente ogni firma digitale apposta. Il telefono cellulare è quindi il vostro secondo fattore di sicurezza accanto all’indirizzo e-mail, che vi serve comunque per firmare e ottenere firme.

I documenti firmati sono criptati digitalmente con metodi crittografici. Solo i proprietari di un documento, o coloro che sono stati invitati a firmarlo, possono modificare il documento o semplicemente firmarlo. Ogni documento è sempre dotato di una chiave crittografica unica, impossibile da leggere per qualsiasi persona o computer. La validità e il valore probatorio del documento sono inoltre indipendenti dalla piattaforma di firma utilizzata, poiché la chiave crittografica (o “valore di hash”) è impressa nel file PDF stesso. Di conseguenza, anche la stampa e l’archiviazione fisica del documento sono inutili, poiché la tracciabilità del documento si esaurisce con la sua stampa.

Per verificare la validità di una firma elettronica e la conformità descritta sopra, il documento firmato (digitale!) può essere verificato utilizzando i servizi nazionali di verifica delle firme, ad esempio tramite l’Autorità austriaca per le comunicazioni:
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
Piattaforme come sproof offrono un servizio di verifica integrato.

In breve: la firma digitale qualificata è al 100% a prova di falsificazione e legalmente valida. Anche una firma autografa è valida al 100%, ma non è mai a prova di falsificazione.

5 Non ci vuole molto per iniziare con la firma digitale qualificata

Le firme digitali sono tecnicamente sofisticate e richiedono un particolare grado di responsabilità da parte del produttore: dopo tutto, le firme che generano offrono un elevato grado di affidabilità. Tuttavia, un’ampia gamma di utenti, dagli avvocati e dalle segretarie ai clienti, deve poter lavorare con esse in modo semplice, rapido e intuitivo.

In sproof la complessità tecnica è completamente nascosta e viene creato un approccio semplice e a bassa soglia. Philipp Gernerth è responsabile dell’UI e dell’UX (Interfaccia Utente ed Esperienza Utente) presso sproof.

“Stiamo sviluppando un prodotto moderno e tecnicamente sofisticato, che offre le massime garanzie di sicurezza e affidabilità. Tuttavia, deve essere semplice e intuitivo da usare. Altrimenti manchiamo il bersaglio”, spiega Philipp Gernerth, responsabile dell’UX (esperienza utente) e dell’UI (usabilità) presso sproof.

Dal punto di vista dell’utente, la firma elettronica qualificata significa essenzialmente quanto segue:

• Si dispone di un documento da firmare, disponibile come documento Word o PDF. Lo si carica nel software di firma per firmarlo. Il software di firma è disponibile all’indirizzo https://sign.sproof.com . È possibile iniziare gratuitamente in qualsiasi momento.
• Per la firma elettronica qualificata è necessaria un’identificazione unica. Ciò significa che è necessario identificarsi in una breve videochiamata (“procedura di identificazione video”) e mostrare il passaporto o la carta d’identità (validi). Questa identificazione è richiesta una sola volta ed è valida per cinque anni o (se ciò avviene prima) fino alla scadenza del documento d’identità.
• Come parte del processo di identificazione, installate un’applicazione sul vostro cellulare o, in alternativa, se non potete o non volete installare l’applicazione, riceverete in seguito un codice unico via SMS.
• Per firmare un documento, selezionare la posizione della firma digitale e, facoltativamente, caricare una foto della propria firma autografa. A questo punto, autorizzare la firma sul cellulare tramite l’app o inserire il codice univoco ricevuto via SMS. L’immagine della firma non ha alcuna rilevanza legale, ma fornisce una rappresentazione comune e familiare della firma. La firma legalmente vincolante viene apposta “invisibilmente” sullo sfondo, in forma puramente digitale.
  Il documento è ora firmato digitalmente con validità legale. sproof converte inoltre il documento nel formato PDF/A, comunemente utilizzato o richiesto dagli avvocati. Voi, il vostro cliente o il tribunale potete verificare la conformità del documento e della firma elettronica in qualsiasi momento, ad esempio presso il servizio di verifica statale RTR.

6 Dati sensibili in mani sicure

La protezione dei dati è particolarmente importante quando si utilizzano servizi di firma digitale. Ciò è particolarmente importante per il cosiddetto “software cloud” (cioè il software che non deve essere installato, ma può essere utilizzato direttamente tramite un browser web e Internet). Questo offre il vantaggio di essere immediatamente pronto per l’uso, senza bisogno di hardware proprio o di un progetto IT. Inoltre, è possibile accedere al software da qualsiasi luogo, compresi i dispositivi mobili. La trasmissione dei dati avviene sempre in modo criptato, utilizzando la tecnologia più avanzata e il massimo livello di sicurezza.

“Il cloud funziona fin dal primo giorno. Tutto è servito da sproof, è conforme alle normative europee sulla protezione dei dati ed è quindi ideale anche per noi avvocati”.

Dr Christian Zwick
Binder Grösswang

In termini di protezione dei dati, da un lato devono essere soddisfatti i requisiti legali del GDPR e dall’altro deve essere garantito il massimo livello di sicurezza dal punto di vista della sicurezza informatica. Il fornitore di software di firma sproof garantisce entrambe le cose, archiviando ed elaborando i dati esclusivamente in centri dati all’interno dell’Unione Europea ed evitando qualsiasi riferimento agli Stati Uniti. Un concetto di cancellazione che è parte integrante della soluzione e un contratto di elaborazione dei dati basato sul modello UE garantiscono inoltre il massimo standard di protezione dei dati dal punto di vista legale.

Conclusione

I vantaggi della firma digitale sono evidenti: è veloce, semplice e, soprattutto, sicura al 100%. Sempre più avvocati lo riconoscono e traggono vantaggio dalla firma digitale nel loro lavoro. Si tratta di una chiara tendenza che continuerà nei prossimi anni.