La digitalizzazione sta avanzando in tutti i settori della vita quotidiana. Tuttavia, molte aziende pubbliche sono ancora in gran parte nel mondo analogico.
All’Agenzia federale di contabilità è diverso! L’azienda, che conta 500 dipendenti e opera in 7 sedi in tutta l’Austria, si affida a una strategia di digitalizzazione deliberata e pianificata a lungo termine.
“Siamo quasi obbligati a implementare i processi di digitalizzazione con grande tempestività”, afferma Alexander Sellner, responsabile IT dell’Agenzia federale di contabilità.
La conseguenza: l’introduzione di una piattaforma di firma digitale come ulteriore passo verso l’ottimizzazione dei processi. Questo semplifica in modo significativo uno dei processi operativi più importanti: la firma sicura e legalmente valida dei documenti.
Situazione iniziale
La digitalizzazione è sulla bocca di tutti, anche dei responsabili delle aziende pubbliche. Sempre più aziende si stanno già concentrando sull’ufficio senza carta, mettendo in rete le loro sedi o offrendo nuovi servizi online. Di conseguenza, stanno migliorando l’esperienza del cliente e la collaborazione con partner, fornitori e tutti gli altri stakeholder.
Nel valutare ulteriori misure di digitalizzazione per la propria azienda, i vertici dell’Agenzia federale di contabilità si sono subito resi conto che l’introduzione di una piattaforma di firma digitale avrebbe potuto offrire enormi vantaggi. Questa forma di firma è equivalente al 100% alla firma autografa in tutta Europa ed è soggetta alle severe linee guida del Regolamento eIDAS (UE) 910/2014 (Servizi di identificazione e autenticazione elettronica).
Tuttavia, molti imprenditori non sono consapevoli dei vantaggi di una piattaforma aziendale per la firma digitale dei documenti. Un “credo” molto persistente si oppone ancora all’introduzione di una piattaforma di firma: “Ho la firma del cellulare e posso già firmare digitalmente”.
Infatti, quasi la metà dei cittadini austriaci utilizza già la firma sul cellulare come servizio gratuito di eGovernment.
Tuttavia, le firme digitali da sole sono di solito del tutto inadeguate in un ambiente aziendale. Ciò che manca sono i processi, i flussi di lavoro personalizzati. Un “cruscotto” comune per avere una panoramica perfetta dei documenti importanti in azienda e molto altro ancora.
Nel frattempo, alcune aziende internazionali hanno già optato per una piattaforma digitale in grado di mappare digitalmente tutti i flussi di lavoro e i casi d’uso della firma in azienda.
BHAG si affida a un software proveniente dall’Austria.
Come primo passo, il team del progetto BHAG guidato da Sellner ha valutato quali fornitori europei e austriaci si sono già affermati e hanno portato sul mercato strumenti potenti.
“Non vogliamo scendere a compromessi quando si tratta di archiviare documenti sensibili. Questi dati devono essere conservati al 100% in Europa. A nostro avviso, sproof soddisfa questi criteri selezionando esplicitamente centri dati indipendenti dalle società statunitensi”.
DI (FH) Alexander Sellner
Agenzia contabile federale
Oltre alla sicurezza e alla conformità dell’archiviazione dei dati, una piattaforma di firma deve supportare vari processi di firma che fanno parte dell’attività quotidiana dell’Agenzia federale di contabilità.
L’attenzione si è subito rivolta a sproof. Dopo un’intensa fase di test e audit, è stata scelta la giovane azienda certificata IÖB. La soluzione cloud si è presentata molto bene come una piattaforma all-in-one con i più alti standard di sicurezza e protezione dei dati. “Siamo stati davvero onorati di essere stati scelti e di essere riusciti a soddisfare le esigenze molto elevate dell’Agenzia federale per la contabilità”, afferma il Dr. Fabian Knirsch, cofondatore e CTO di sproof GmbH.
La firma digitale consente un notevole risparmio di risorse fin dalla sua introduzione.
Il feedback finora è stato molto positivo. Molti dipendenti, soprattutto tra i dirigenti, utilizzano la piattaforma per vari processi di firma e da allora hanno risparmiato tempo e risorse misurabili. I documenti non devono più essere stampati, firmati a mano, scansionati e inviati per posta, ma possono essere firmati digitalmente con pochi clic.
Così anche l’ambiente è contento! 500 fogli di carta consumano 7,5 kg di legno, 130 litri di acqua e 26,8 kilowattora di energia. Un effetto collaterale positivo che spinge sempre più aziende a introdurre una piattaforma di firma.
La perfetta integrazione della piattaforma nel panorama IT dell’azienda è stata particolarmente impressionante fin dal primo passo dopo il lancio. Grazie al cloud, l’onboarding ha richiesto solo poche ore ed è stato supportato da sproof per tutto il tempo.
Alexander Sellner è rimasto colpito dalla comunicazione fluida e dalla flessibilità. “Sproof è aperta ai feedback e alle richieste dei clienti e persegue quindi l’approccio di migliorare costantemente la piattaforma”, spiega Sellner.
