neunerhaus aiuta i senzatetto e le persone non assicurate a ritrovare la strada per una vita autodeterminata, indipendentemente dalle difficoltà e dai passi necessari. Ogni anno, più di 1.000 ex senzatetto e senzatetto vengono assistiti e consigliati in tre edifici residenziali della neunerhaus, con l’Housing First e l’abitare assistito mobile. Circa 6.000 persone vengono curate ogni anno presso il centro sanitario della neunerhaus.

Nome dell’organizzazione:
neunerhaus

Breve descrizione del progetto:
Trasformazione digitale dei processi di firma e quindi riduzione significativa del carico amministrativo. Ciò consente all’organizzazione di rendere più efficienti i processi interni e di liberare più tempo per il lavoro sociale diretto con i senzatetto e le persone a rischio di povertà.

Perché sproof sign:
“Dobbiamo utilizzare le nostre scarse risorse di tempo nell’amministrazione in modo particolarmente consapevole – la firma digitale è un grande miglioramento in questo senso”.

Come è nata la decisione di introdurre la firma digitale?

A causa della nostra struttura organizzativa, la maggior parte dei documenti che firmiamo richiede la firma di due persone. Fino al 2023, avevamo cartelle di firma che venivano trasportate da A a B – e un sacco di lavoro amministrativo: bisognava pianificare i tempi di firma e i colleghi chiedevano regolarmente informazioni sui documenti e sul loro stato nel processo di firma. Tutto doveva poi essere scansionato a mano e archiviato in forma cartacea. Dobbiamo utilizzare le nostre scarse risorse di tempo nell’amministrazione in modo particolarmente consapevole: era evidente che c’era bisogno di migliorare questo aspetto. Oltre al fatto che la firma è indipendente dal luogo, il fattore decisivo è stato soprattutto il risparmio di tempo e di risorse ecologiche per la stampa, la posta interna, l’ottenimento delle firme e la scansione dei documenti cartacei. Un altro incentivo è stata la semplificazione della firma e della gestione dei documenti relativi al personale per i nostri dipendenti.

Quanto è importante la trasformazione digitale per neunerhaus?

La maggior parte dei dipendenti di neunerhaus lavora a diretto contatto con le persone, ad esempio nell’assistenza sociale o nel settore sanitario. In relazione alla trasformazione digitale, siamo particolarmente attenti al tema dell’inclusione digitale – in primo luogo l’inclusione dei nostri utenti, ma come datore di lavoro stiamo anche guardando alle competenze dei nostri dipendenti per stare al passo con la digitalizzazione e per essere in grado di utilizzare le firme digitali – questo è richiesto da un numero sempre maggiore di enti o facilita i canali ufficiali.
Negli ultimi anni, abbiamo digitalizzato numerosi processi nei nostri processi di supporto, come ad esempio nella gestione, nel dipartimento HR e nel controlling. Un fattore chiave è stata la pandemia di coronavirus, che ha ulteriormente accelerato questo cambiamento. Un altro fattore importante è la nostra aspirazione a gestire le risorse umane con particolare attenzione e a utilizzarle nel modo più efficace possibile. La digitalizzazione ci aiuta a promuovere sia l’efficienza che l’innovazione, in particolare nel nostro lavoro sulle risorse umane. Gli strumenti digitali e il contatto personale si integrano perfettamente. Un esempio concreto dal lavoro delle risorse umane: abbiniamo sempre la firma digitale di un nuovo contratto di lavoro a un appuntamento personale per la firma del contratto.

Dobbiamo utilizzare le nostre scarse risorse di tempo nell’amministrazione in modo particolarmente consapevole – la firma digitale è un grande miglioramento in questo senso.

Dr. Stephan Gremmel, Direttore generale

Quali criteri sono stati decisivi per voi nella ricerca del giusto fornitore di firma elettronica?

Nella ricerca del giusto fornitore di firma elettronica, per noi sono stati decisivi diversi criteri. Il primo e più importante è stato il costo, perché come organizzazione no-profit dobbiamo utilizzare il nostro budget in modo efficiente. Altrettanto importante era la facilità d’uso: la soluzione non solo doveva essere intuitiva da usare, ma doveva anche offrire funzioni come le firme in batch e una dashboard chiara per ottimizzare i nostri flussi di lavoro. Inoltre, erano essenziali funzioni come l’aggiunta di annotazioni, l’inserimento di firme in più punti del documento e la definizione di sequenze di firma. Cercavamo anche una soluzione basata sul web che fosse facile da integrare e che garantisse la piena validità legale.

Un altro must era la protezione dei dati e la stretta osservanza del GDPR. sproof garantisce che tutti i dati siano archiviati su server europei, il che ci offre un ulteriore livello di sicurezza. Anche la protezione dalle contraffazioni è stata un fattore decisivo per escludere in modo affidabile le manipolazioni. Inoltre, l’assistenza clienti doveva essere sempre disponibile senza dover sostenere costi aggiuntivi per ogni contatto. Tutti questi requisiti sono stati pienamente soddisfatti da sproof.

Per quali applicazioni viene utilizzata la firma digitale?

La firma digitale viene utilizzata in neunerhaus in diverse applicazioni, in particolare per contratti e altri documenti importanti che richiedono una firma rapida e legalmente sicura. Si tratta di contratti con partner esterni, richieste di pagamento, approvazioni di budget e altri documenti rilevanti per l’azienda che devono essere firmati dalla direzione. Dal giugno 2024, la firma digitale viene utilizzata anche per i documenti relativi al personale, come contratti di servizio, accordi supplementari, conferme di lavoro e certificati per i dipendenti.

Come ha funzionato l’integrazione nel cloud?

L’integrazione della soluzione cloud è avvenuta in modo fluido ed efficiente. Per rendere il passaggio il più semplice possibile per tutti i dipendenti, abbiamo creato istruzioni interne che spiegano passo dopo passo come firmare i documenti tramite sproof. Anche noi del team di gestione ci siamo occupati intensamente del processo all’inizio, ma ora i nuovi processi sono diventati molto ben consolidati. Grazie alla struttura chiara e all’interfaccia utente intuitiva di sproof, siamo riusciti a integrare la firma digitale nei nostri flussi di lavoro esistenti senza problemi.

Quali requisiti di sicurezza, conformità e protezione dei dati ha un’organizzazione come neunerhaus?

In quanto organizzazione sociale che lavora con i dati sensibili di molte persone, neunerhaus ha i più alti standard in termini di sicurezza, protezione dei dati e conformità legale. La protezione dei dati personali, in particolare, è di estrema importanza, poiché è necessario mantenere la base della fiducia con i nostri dipendenti e partner.

Cosa le piace in particolare dello sproof sign?

Apprezziamo particolarmente l’eccellente assistenza clienti di sproof. Le richieste vengono elaborate rapidamente e in modo orientato alla soluzione, e il sistema viene continuamente sviluppato sulla base del feedback degli utenti. L’interfaccia intuitiva e facile da usare rende l’utilizzo quotidiano molto più semplice. Anche la “Academy”, accessibile direttamente dall’account, offre un utile supporto per familiarizzare rapidamente con le funzioni. Nel complesso, sproof sign contribuisce in modo significativo ad aumentare l’efficienza e a semplificare i nostri processi di lavoro.

Utilizzate flussi di lavoro di firma per il vostro caso d’uso?

Sì, utilizziamo già i flussi di lavoro di firma in alcune aree, come la direzione e il reparto risorse umane. Questi flussi di lavoro si sono rivelati particolarmente utili per i processi ricorrenti, come la firma dei contratti di servizio o dei documenti aziendali. Tuttavia, a causa delle nostre dimensioni e dell’implementazione relativamente recente, siamo ancora nelle fasi iniziali dell’integrazione completa di questi flussi di lavoro nei nostri processi lavorativi.