Pats laikas! Atėjo laikas pritaikyti verslo procesus, kad jie veiktų efektyviau ir saugiau. Verslo pasaulyje tai pasiekti padeda vis tobulėjantys skaitmeniniai darbo procesai. Atsiranda vis daugiau platformų ir sprendimų, kurie yra priemonė nuo absoliučiai standartinių procesų iki nišinių specialių programų. Vienas iš tokių standartinių procesų, kurį skaitmeniniai sprendimai gali gerokai patobulinti, yra parašų rinkimas.

Šiame straipsnyje paaiškinsime, kas yra skaitmeninio parašo darbo eiga ir kaip jums, jūsų įmonei ar tinklui gali padėti prasmingas skaitmeninimas šiuo naudojimo atveju.

Analoginis ir skaitmeninis: Kaip rinkti parašus?

Žinoma, yra ir senovinis variantas: pasirašymas rašikliu ant popieriaus. Šis būdas taip pat nekainuoja daug, ypač jei pats pasirašote, ir kartais atrodo “prašmatnesnis” ar net oficialesnis. Ypač kartu su fiziniu susitikimu. Ranka rašytas parašas bet kuriuo atveju yra teisiškai galiojantis.

Antrasis žvilgsnis atskleidžia “žiurkės uodegą”: labai sudėtingas, daug darbo ir išteklių reikalaujantis procesas (spausdinimas, skenavimas, antspaudavimas, siuntimas, laukimas, kol grįš ir t. t.). Tai taip pat reiškia: įrodomąją vertę sumenkinančias laikmenų pertraukas, ilgai trunkantį archyvavimą ir, galiausiai, labai daug laiko atima paruoštos pasirašyti ir grąžintos sutarties gavimas arba laukimas, kol ji bus grąžinta.

Dabar gerai žinoma alternatyva: skaitmeninis arba elektroninis parašas
Techniškai tai yra kriptografinis metodas, pagrįstas asimetriniais šifravimo algoritmais. Tai leidžia patikrinti dokumento autentiškumą ir pasirašančiojo asmens tapatybę.

Tai, kas fone yra techniškai sudėtinga ir labai saugu, pirmame plane paslėpta lengvai naudojamoje naudotojo sąsajoje. Galiausiai teisiškai galiojantis skaitmeninis pasirašymas yra toks pat paprastas, kaip ir pervedimas internetu.

Iš esmės yra įvairių skaitmeninio pasirašymo būdų: paprastas, išplėstinis ir kvalifikuotas. Nepaisant to, kad iš pažiūros skaitmeniniai parašai galutiniame dokumente atrodo vienodai, kiekvieno tipo skaitmeninio parašo statusas ir privalomumas skiriasi.”

Dr. Fabianas Knirschas (generalinis direktorius ir vienas iš “sproof GmbH” įkūrėjų)

Paprasto elektroninio parašo ar parašo atveju manipuliacijų nustatyti neįmanoma.

Trumpai tariant, tik tas parašas, kurį galima patikrinti viešai patvirtinta tikrinimo paslauga, gali būti laikomas atitinkančiu teisės aktų reikalavimus. Tokios platformos, kaip “sproof sign”, specializuojasi kuriant aukščiausius standartus atitinkančius parašus ir integruotai tikrinant bet kokį dokumentą.

Be sienų, paprastas, skaitmeninis. Parašų gavimas naudojant e. parašo platformą (įmonės kontekste).

Pasirašymo platformos leidžia daugiau ar mažiau kartografuoti skaitmeninio parašo procesus, dar vadinamus parašo darbo srautais. Tai ypač svarbu gaunant parašus. “sproof sign” 100 % specializuojasi parašų išdavimo ir gavimo srityje ir įtikina minėtomis darbo eigomis.

Tačiau kas yra darbo eiga dokumentų pasirašymo kontekste?

Apskritai darbo eiga laikoma struktūrizuota darbo etapų seka, skirta konkrečiam tikslui ar rezultatui pasiekti. Atskiri darbo etapai, jų eiliškumas, atsakomybė ir priklausomybė nustatomi siekiant veiksmingai ir efektyviai atlikti darbą.

Tas pats pasakytina ir apie parašų rinkimą. Geras e. parašo įrankis leidžia atvaizduoti visus įmanomus patvirtinimo procesus, kad būtų taupomas laikas ir personalo ištekliai. Visa tai atliekama garantuotai laikantis aukščiausių saugumo ir atitikties standartų įmonėse.

Darbo eigos galia: Gaukite išorinius skaitmeninius parašus vos 5 veiksmais

Pridėti verslo kontaktus

Natūralu! Jei noriu pateikti dokumentą pasirašyti, pirmiausia turiu sužinoti kontaktinius duomenis. Daugeliu atvejų prašymai pasirašyti tvarkomi per el. pašto adresą, nes el. pašto adresas jau yra geras pagrindas kitam asmeniui autentifikuoti. Išplėstinio elektroninio parašo (FES) atveju tapatybės įrodymas tiesiogiai siejamas su asmeniniu el. pašto adresu. Pagal tai kitas asmuo išduoda elektroninį parašą tuo pačiu el. pašto adresu, kuris buvo naudotas parašo prašymui.

Vienas iš e. parašo platformos privalumų – paprastas kontaktinių duomenų valdymas pačioje parašo prašymo pradžioje. Paprastai dažnai naudojami kontaktai automatiškai pasiūlomi per surinkimo procesus, o visi kontaktiniai duomenys automatiškai įvedami į supaprastintą kontaktų valdymo sistemą, kurioje juos galima peržiūrėti ir redaguoti.

Apibrėžti parašo standartą

Kaip jau buvo išsamiai aprašyta, parašo standartas yra labai svarbus atsižvelgiant į pageidaujamą prašomo parašo įrodomąją vertę. Svarbu žinoti, kad parašo standartą galite apibrėžti pasirašančiam partneriui, tačiau neprivalote. Pavyzdžiui, jei sutartis yra labai svarbi formaliuoju požiūriu, gali būti reikalaujama kvalifikuoto elektroninio parašo arba gali būti techniškai atmesti kitų rūšių parašai. Jei kitas asmuo neturi galimybės pasirašyti kvalifikuotu parašu, e. parašo priemonė automatiškai padės jums atlikti identifikavimo procesą

Nustatykite sekas ir vaidmenis

Būna įvairių naudojimo atvejų, kai norite išvengti, kad vienu metu dokumentą pasirašyti gautų keli kontaktai. Vienas iš naudojimo atvejų gali būti toks, kad vadovybė turėtų pasirašyti po to, kai dokumentą pasirašo kitų dviejų skyrių atstovai, ir galiausiai sekretoriatas gauna dokumentą peržiūrai arba galutiniam atsisiuntimui.

Apibrėžti parašo padėtį

Viena iš svarbiausių bet kurios parašų platformos funkcijų yra “Parašų simbolių apibrėžimas”. Galite tiksliai nurodyti, kurioje pusėje, kur kas turi pasirašyti. Naudojant “sproof sign”, taip pat galima reguliuoti parašo kortelės dydį.

Nustatykite galutinį pasirašymo terminą ir siųskite priminimus

Paskutiniame darbo eigos etape dauguma išsamių “viskas viename” pasirašymo sprendimų leidžia nustatyti terminą, parašyti draugišką (konkretų) kvietimo tekstą ir, svarbiausia, automatiškai priminti gavėjui apie šį terminą. Taip gerokai padidėja sėkmės procentas laiku gauti pasirašytą dokumentą. Jau nekalbant apie tai, kad ši darbo eiga ir taip gerokai sumažina “laiką iki sprendimo priėmimo”.

(Neprivaloma:) Patikrinkite gautus parašus tiesiogiai “sproof sign” programoje

Kaip minėta, svarbu suprasti, kad kvalifikuotas ir pažangus elektroninis parašas garantuoja aukščiausią saugumo lygį, nes jo galiojimą galima labai lengvai patikrinti. Tiesiogiai integruotas tikrinimo mechanizmas – toks, koks yra “sproof sign” – leidžia užtikrinti visišką svarbių patvirtinimo procesų atsekamumą ir saugumą.

Skaitmeninis parašas kviečiamojo asmens požiūriu

Kviečiančiajam asmeniui labai svarbu, kad visi parašai būtų grąžinti laiku. Labai svarbus žemo slenksčio įėjimas į pasirašymo platformą. sproof sign supaprastino šį procesą:

• Kaip aprašyta, kviečiantysis asmuo siunčia dokumentą pasirašyti el. paštu.
  
• Kviečiamas asmuo gauna el. laišką, paspaudžia nuorodą ir gali pasirašyti dokumentą tiesiogiai, neužsiregistravęs (!).
  
• Jei reikia kvalifikuoto parašo, o kviečiamasis dar neturi QES identifikavimo (gebėjimo kvalifikuotai pasirašyti), kviečiamasis tiesiogiai pereis identifikavimo po registracijos procesą.
  
• Kviečiamajam niekada (!) nėra išlaidų.
  
• Jei jau esate “Sproof Sign” naudotojas, žinoma, galite išsaugoti dokumentą arba, jei norite, persiųsti jį pasirašyti kitam asmeniui, padėti į steką, perduoti pasirašymo užklausas ir t. t.

Norite pradėti? Užsiregistruokite dabar nemokamai ir gaukite pirmąjį parašą

Jį galite rasti tik “sproof” sign. Stengėmės savo naudotojams suteikti kuo lengvesnę pradžią skaitmeninių parašų pasaulyje. Turėdami nemokamą asmeninę paskyrą galite iš karto pradėti naudotis platforma ir patys kurti pirmuosius skaitmeninius parašus arba gauti juos be kliūčių visoje Europoje.