SEPA mandātu parakstīšana ar digitālo parakstu

Svarīgākie fakti īsumā

• Juridiskā noteiktība: digitālās SEPA pilnvaras ir pilnībā juridiski derīgas saskaņā ar eIDAS regulu (FES vai QES).
  
• Nekādas rakstīšanas: digitālā datu pārsūtīšana, nevis manuāla nesalasāmu skenēšanas datu ievadīšana.
  
• Ātrums: ar sproof Fastlane iekasēšana un parakstīšana aizņem mazāk nekā 2 minūtes.
  
• Hibrīda jauda: sproof Fastlane novērš plaisu starp papīra un digitālo formātu, vienkārši skenējot QR kodu uz fiziskiem dokumentiem.
  
• Labākā prakse: uzziniet , kā enerģētikas un infrastruktūras pakalpojumu sniedzējs Salzburg AG ir optimizējis savu klientu apkalpošanu, izmantojot šo digitālo transformāciju.

Kāpēc parastie SEPA procesi palēnina jūsu uzņēmumu

Manuāla tiešā debeta autorizāciju vākšana ir milzīgs laika patēriņš un analogās pasaules relikts. Tradicionālais process – izdrukāt, nosūtīt pa pastu, parakstīt ar roku, ieskenēt un nosūtīt atpakaļ pa e-pastu – ir ne tikai apgrūtinošs jūsu klientiem, bet arī rada milzīgas pieskaitāmās izmaksas jūsu administrācijai:

• Kļūdas avots datu pārsūtīšanā: IBAN, nosaukums un pilnvarojuma atsauce no (bieži vien nesalasāmiem) skenēšanas dokumentiem uz ERP vai grāmatvedības sistēmu ir jāpārnes manuāli. Tas ir saistīts ar kļūdām un ir dārgi.
  
  
• Augsts atcelšanas biežums: Katrs mediju pārtraukums, piemēram, ceļš uz tipogrāfiju vai pastkastīti, ir šķērslis, kas liek klientiem pārtraukt procesu.
  
  
• Birokrātiskie sastrēgumi: nesalasāms rokraksts rada laikietilpīgas labošanas cilpas un kavē maksājumu procesu, kas tieši apgrūtina jūsu likviditāti un piesaista vērtīgus administratīvos resursus, kurus varētu izmantot produktīvāku uzdevumu veikšanai.

Digitālās SEPA pilnvaras mūsdienīgiem maksājumu procesiem

Pāreja uz daļēji vai pilnībā digitālu procesu sniedz daudz vairāk priekšrocību nekā tikai papīra likvidēšana. Pozitīvā ietekme aptver visu vērtību ķēdi.

Pozitīvā ietekme optimizē visu jūsu administrēšanu:

• Ievērojami īsāks apstrādes laiks: Pilnvarojumi tiek pabeigti dažu minūšu, nevis dienu laikā.

• Kļūdu samazināšana, veicot pārbaudītu datu ievadīšanu: Tā kā klienti ievada savus datus digitāli iepriekš definētos veidlapas laukos, ievadot datus, nav pārraides kļūdu. Validācijas palīglīdzekļi nodrošina, ka jūsu sistēmā tiek ievadītas tikai pilnīgas un pareizi formatētas pilnvaras.

• Augstāks pabeigšanas rādītājs (konversijas koeficients): Jo vienkāršāks paraksta process, jo zemāks atcelšanas rādītājs.

• Ievērojams izmaksu samazinājums: ietaupāt pasta, drukāšanas un arhivēšanas izmaksas, kā arī vērtīgo darba laiku, kas nepieciešams manuālai datu ievadīšanai.

• Centralizēta un auditējama pārvaldība: visi pilnvarojumi tiek arhivēti digitāli, tos var nekavējoties atrast un tie tiek dokumentēti juridiski atbilstošā veidā, pateicoties nepārtrauktai revīzijas liecībai.

• Mūsdienīga klientu pieredze: jūs piedāvājat saviem klientiem mūsdienīgu, lietotājam draudzīgu pakalpojumu bez mediju pārrāvumiem.

Īpaši elastīgs: šo digitālo procesu var izmantot arī hibrīdā veidā.

Kā SEPA tiešā debeta pilnvaras tiek izsniegtas digitāli?

Ja izmantojat digitālā paraksta risinājumu, piemēram, sproof, varat automatizēt visu pilnvarojuma izsniegšanas procesu, izmantojot veidni, un piedāvāt saviem klientiem hibrīdrisinājumu.

Veidojot SEPA tiešā debeta pilnvarojumu, dokumentā ir jāiekļauj noteikta obligāta informācija. Tie ir šādi:

• Debitora nosaukums ( konta turētājs:in)
• Adrese no debitors
• DebitoraIBAN
• Maksājuma saņēmēja ( kreditora) nosaukums
• Kreditora identifikācijas numurs ( Kreditora ID)
• Mandāta atsauce ( unikāla mandāta identifikācija)
• Pilnvarojuma veids ( vienreizējs tiešais debets vai periodisks tiešais debets)
• Atsauce uz tiesībām uz atlīdzību ( piemēram, “Es varu 8 nedēļu laikā…”).
• Pilnvaras piešķiršanas datums
• Paraksts par parādnieks

Bez šīs informācijas bankas nevar apstrādāt mandātu.

sproof Fastlane ļauj šos procesus integrēt jūsu uzņēmuma dizainā. Pēc parakstīšanas dati tiek tieši pārnesti digitāli, padarot manuālu rakstīšanu pilnīgi nevajadzīgu.

Princips ir vienkāršs:

1. Sagatavot: Jūs sagatavojat līgumu vai veidlapu programmā sproof sign un ievietojat QR kodu uz dokumenta.
   
2. Nosūtīšana: Dokuments tiks nosūtīts jūsu klientiem, izmantojot parasto pasta pakalpojumu.
   
3. Parakstiet digitāli: Klients skenē QR kodu ar savu viedtālruni. Parakstīšanas process sākas nekavējoties – bez nepieciešamības reģistrēties vai pieteikties.
   
4. Pabeigt: Tikai ar dažiem klikšķiem līgums tiek juridiski parakstīts un droši nosūtīts atpakaļ jūsu uzņēmumam.

Juridiskais pamats: vai tas ir spēkā esošs?

Jā, uz digitālo SEPA tiešā debeta mandātu ES attiecas eIDAS regula. Lai gan daudzām pilnvarām pietiek ar teksta formu, bankas bieži vien pieprasa rakstisku formu, lai mazinātu risku. Kvalificēts elektroniskais paraksts (QES) ir 100 % līdzvērtīgs pašrocīgam parakstam, un tam ir visaugstākā pierādījuma vērtība tiesā. Praksē uzlabotais elektroniskais paraksts (AES) ir kļuvis par efektīvu starpposmu standarta maksājumu darījumos. Juridiskā noteiktība un ātrums nav savstarpēji izslēdzoši faktori.

Labākā prakse: Salzburg AG

Salzburg AG: Digitale Souveränität und mehr als 250.000 Blatt Papier weniger durch den Wechsel zu sproof

Biežāk uzdotie jautājumi par šo tēmu

1. Kas ir SEPA tiešā debeta pilnvaras?
   SEPA tiešā debeta pilnvara ir juridiska atļauja, ko klients piešķir uzņēmumam, lai tas iekasētu maksājamās summas tieši no klienta bankas konta. Tas kalpo arī kā norādījums bankai veikt maksājumu.
   
2. Vai elektroniskais SEPA mandāts ir juridiski derīgs?
   Jā, elektroniskais SEPA pilnvarojums ir juridiski pilnībā spēkā, ja vien tas atbilst eIDAS standartiem. Pateicoties digitālajiem parakstiem (FES vai QES) un pret viltojumiem izturīgam pārbaudes protokolam, parakstītāja identitāti ir vēl vieglāk pierādīt nekā papīra formātā. Bankas šos e-pierādījumus pieņem vispārēji, jo tie atbilst Eiropas Maksājumu padomes prasībām.
   
3. Vai bankas pieņem digitālos mandātus?
   Jā, ja paraksta standarts (FES vai QES) neapšaubāmi pierāda parakstītāja autentiskumu.
   
4. Vai klientam ir jāizveido sproof konts, lai varētu parakstīties?
   Nē. Jūsu klienti var parakstīt pilnvarojumu tieši, izmantojot saņemto saiti vai pēc QR koda skenēšanas. Nav nepieciešama reģistrācija vai konta izveidošana sproof, kas nodrošina ļoti zemu atteikumu īpatsvaru.
   
5. Kas notiek ar dokumentu pēc tā parakstīšanas?
   Tiklīdz visas puses ir parakstījušas dokumentu, gan jūs, gan jūsu klienti automātiski saņem parakstīto dokumentu PDF formātā pa e-pastu. Datus var pārsūtīt arī tieši uz jūsu vadošo sistēmu (piemēram, ERP vai grāmatvedību), izmantojot saskarni.
   
6. Vai digitālā pilnvara ir arhivēta tā, lai to varētu pārbaudīt?
   Jā, katrs dokuments, kas parakstīts, izmantojot sproof, ietver pret viltojumiem drošu revīzijas izsekojamību. Kopā ar digitālo sertifikātu tas atbilst visām prasībām attiecībā uz auditizturīgu arhivēšanu un nodrošina nepārtrauktu pierādījumu ķēdi.
   
7. Vai var parakstīties arī korporatīvie klienti (B2B)?
   Jā, noteikti. sproof Fastlane ir ideāli piemērots B2B procesiem. Pat uzņēmumu pilnvarotie pārstāvji vai pilnvarotie parakstītāji var juridiski droši digitāli parakstīt SEPA uzņēmējdarbības pilnvaras – ja nepieciešams, arī ar kvalificētu elektronisko parakstu (QES), kas juridiski ir līdzvērtīgs pašrocīgam parakstam.

Citi izmantošanas gadījumi: ievietojiet Fastlane joslu tur, kur tas ir nepieciešams jūsu izmantošanas gadījumiem →