Într-un mediu extrem de reglementat, precum cel al plăților, procesele eficiente și conforme din punct de vedere juridic sunt esențiale. Furnizorul austriac de servicii de plată hobex AG arată cum digitalizarea și conformitatea pot fi combinate cu succes – cu soluția de semnătură digitală sproof sign. Prin integrarea perfectă a semnăturii electronice avansate în sistemul existent de gestionare a contractelor, hobex a reușit nu numai să crească calitatea proceselor, ci și să economisească resurse valoroase. În discuția cu Dr. Martina Gsöls, expert în protecția datelor la hobex, devine clar cât de importante sunt standardele europene de protecție a datelor, flexibilitatea tehnică și ușurința în utilizare atunci când se selectează o soluție integrată pentru semnăturile digitale în cadrul companiei.
Numele organizației:
hobex AG
Profilul companiei:
hobex AG este un furnizor austriac de servicii complete de sisteme de plată fără numerar, cu sediul central în Salzburg și alte locații în Germania, Slovenia și Italia. Compania oferă soluții personalizate pentru acceptarea cardurilor de credit și de debit, precum și pentru plățile în comerțul electronic. hobex a fost înființată în 1991 și de atunci este activă pe piață, punând accentul pe inovare și servicii pentru clienți.
De ce sproof sign:
“Trebuie să putem dovedi în orice moment că procesele noastre funcționează perfect din punct de vedere legal și respectă cerințele actuale. Prin urmare, procesele digitale, trasabile și verificabile sunt esențiale, în special în domeniul contractării. O soluție precum sproof sign ne ajută să îndeplinim aceste standarde ridicate.”
Ce reprezintă hobex ca companie?
hobex este unul dintre principalii furnizori de servicii de plată din regiunea DACH, cu o prezență suplimentară în Slovenia și Italia. Activitatea noastră principală constă în sprijinirea companiilor din diverse industrii – în special retail, gastronomie și turism – în procesarea plăților fără numerar în mod sigur și eficient.
Permitem plățile cu cardul atât la punctul de vânzare, cât și în comerțul electronic și deservim aproximativ 44.000 de clienți. Acordăm o mare importanță serviciilor excelente pentru clienți, unui grad ridicat de flexibilitate și asistenței individuale. Pentru a răspunde acestei cerințe, instrumentele moderne și puternice, cum ar fi sproof sign pentru semnături digitale, sunt o componentă centrală a infrastructurii noastre digitale.
Ce rol joacă protecția datelor, conformitatea și reglementările în activitatea dumneavoastră zilnică și în procesul de semnătură digitală?
În calitate de prestator de servicii de plată, hobex este supus supravegherii Autorității austriece pentru piața financiară (FMA). Acest lucru înseamnă că suntem supuși unor cerințe de reglementare similare cu cele ale băncilor tradiționale – acest lucru se aplică în special respectării cerințelor privind protecția datelor, securității IT și proceselor cuprinzătoare de conformitate.
Trebuie să putem dovedi în orice moment că procesele noastre funcționează perfect din punct de vedere juridic și respectă cerințele actuale. Prin urmare, procesele digitale, trasabile și verificabile sunt esențiale, în special în domeniul contractării. O soluție precum sproof sign ne ajută să îndeplinim aceste standarde ridicate.
În ce cazuri specifice de utilizare folosiți în prezent semnătura digitală?
Am integrat complet sproof sign în sistemul nostru digital de gestionare a contractelor. De îndată ce un contract este finalizat, proprietarul responsabil al contractului poate începe direct procesul de semnare. Participanții sunt invitați automat, starea actuală este vizibilă în orice moment – iar după semnare, documentul se întoarce automat în sistem. Toate acestea funcționează prin intermediul unei interfețe API care a fost integrată fără probleme în peisajul nostru IT existent. Acest lucru face ca procesul să fie coerent, eficient și transparent.
Cum a decurs introducerea semnului de probă în peisajul sistemului dvs. IT existent?
Integrarea tehnică a fost ușoară și implementată într-un timp scurt. Aș dori să subliniez în special valoarea adăugată tangibilă: Procesul de semnare a devenit mult mai ușor, mai rapid și mai sigur datorită sproof sign. Pentru noi, a fost esențial să nu ne gândim la digitalizare în mod izolat, ci să o integrăm în fluxurile de lucru existente – exact ceea ce permite sproof API cu soluția sa bazată pe API.
Pentru noi, semnătura electronică avansată oferă combinația ideală de securitate, ușurință de utilizare și eficiență juridică. Este ușor de configurat, simplu de utilizat și este foarte bine primit și de partenerii externi.
Dr. Martina Gsöls
Cum a fost introdusă și acceptată semnătura electronică la nivel intern în cadrul societății? Au existat măsuri de formare?
sproof sign a fost implementat direct ca parte a introducerii noului nostru sistem de gestionare a contractelor. Prin urmare, acesta a făcut parte dintr-un proces de schimbare mai amplu, în cadrul căruia a avut loc o formare specifică. Acceptarea a fost ridicată încă de la început, în special în rândul colegilor care lucrează în mod regulat cu contracte. Aceștia apreciază ușurința în utilizare, transparența procesului și economiile de timp notabile. Soluția de semnătură digitală este utilizată în mod activ și evaluată foarte pozitiv.
De ce ați ales în mod deliberat un furnizor european de software de semnătură electronică?
Majoritatea clienților și companiilor noastre partenere sunt situate în Europa – cu accent pe Austria, Germania și Italia. În consecință, acordăm o mare importanță bazării pe furnizori europeni în domeniul protecției datelor și al infrastructurii IT.
Preferăm soluțiile cloud cu găzduire în UE și conformitate clară cu GDPR. sproof îndeplinește aceste cerințe 100%, iar compania în sine are sediul în Austria – acest lucru se potrivește perfect cu imaginea noastră de companie ancorată regional, dar activă la nivel internațional.
Dacă există o soluție europeană care este convingătoare din punct de vedere tehnic și, în același timp, împărtășește valorile noastre în ceea ce privește protecția datelor, aceasta este prima alegere pentru noi.
De ce folosiți semnătura electronică avansată la Hobex?
Pentru noi, semnătura electronică avansată oferă combinația ideală de securitate, ușurință de utilizare și eficiență juridică. Este ușor de configurat, simplu de utilizat și este foarte bine primit și de partenerii externi.
Pentru contractele din mediul B2B, acesta îndeplinește toate cerințele – atât în ceea ce privește valabilitatea juridică, cât și conformitatea. Acesta este un factor decisiv, în special pentru un prestator de servicii de plată reglementat ca noi.
De ce ați ales o integrare API a semnăturii electronice sproof sign?
Pentru noi, digitalizarea de la un capăt la altul a proceselor noastre de afaceri este în prim-plan. Aceasta înseamnă: fără discontinuități media, fără schimbări de sistem, fără copierea manuală a documentelor înainte și înapoi.
Datorită integrării API, întregul proces de semnare funcționează direct în cadrul sistemului nostru de gestionare a contractelor. Încep semnarea, fereastra sproof sign se deschide, semnez – și imediat ce procesul este finalizat, documentul este redat automat. În acest fel, ne asigurăm că procesele noastre nu sunt doar digitale, ci și eficiente și ușor de utilizat.
Cum a funcționat cooperarea privind integrarea tehnică a software-ului de semnătură?
Punerea în aplicare a fost realizată în strânsă coordonare între furnizorul nostru de gestionare a contractelor și echipa sproof. Cooperarea a fost profesională și orientată către soluții pe tot parcursul. Chiar și în cazul cerințelor individuale sau al cererilor de asistență, sproof a fost întotdeauna disponibil rapid și foarte util.
Din punctul nostru de vedere, a fost un proiect de succes din toate punctele de vedere – atât tehnic, cât și organizațional.
