Energie AG Oberösterreich este un grup lider în domeniul energiei și al serviciilor, care a jucat un rol-cheie în modelarea aprovizionării regionale cu energie încă din 1892. Cu un portofoliu larg de energie electrică, gaze, energie termică, apă, precum și servicii de eliminare a deșeurilor și TIC, compania reprezintă calitatea și fiabilitatea pentru clienți, furnizori, angajați și public. Prin intermediul unei rețele extinse și al propriilor centrale electrice, Energie AG asigură o alimentare cu energie durabilă și fiabilă pentru mai mult de 450 000 de clienți. În calitate de partener a peste 1.000 de municipalități, Energie Energie este activă și în domeniul apei. Toate acestea întotdeauna în conformitate cu cele mai înalte standarde ecologice.

Numele companiei: Energie AG Oberösterreich

Scurtă descriere a proiectului:
Implementarea unei soluții de semnătură digitală pentru a sprijini procesele de afaceri eficiente și flexibile și pentru a îndeplini cerințele privind protecția datelor.

De ce sproof sign:
“Avem deja mai multe soluții interne diferite, ceea ce ne-a învățat care sunt caracteristicile cele mai importante pentru noi și care nu ne pot oferi flexibilitatea de care avem nevoie. Prin urmare, atunci când am evaluat potențialii furnizori, am definit cerințe specifice (…) sproof sign a fost în măsură să ni le ofere.”

Cum a apărut decizia de a introduce semnătura digitală?

Burger: “Am decis să implementăm o soluție de semnătură digitală pentru a răspunde la două provocări cheie. În primul rând, am observat că ne confruntam deseori cu o întrerupere mediatică în procesele noastre cu clienții finali. Multe informații erau transmise pe suport de hârtie, ceea ce ducea la procese manuale de capturare, arhivare și prelucrare ulterioară, care consumau mult timp. Această întrerupere media ne încetinea considerabil procesele. Prin digitalizarea acestor procese și introducerea semnăturii digitale, am reușit să eliminăm acest blocaj și să creștem eficiența.

În plus, pandemia COVID-19 ne-a obligat să ne adaptăm procesele interne. Metoda tradițională de semnare fizică a documentelor nu a mai fost practică din cauza restricțiilor de călătorie și a aranjamentelor de lucru de la domiciliu. Necesitatea de a implementa o soluție digitală a devenit evidentă pentru a menține operațiunile de afaceri. În acest context, am căutat o soluție care să ne poată oferi flexibilitatea necesară.”

Pentru ce cazuri de utilizare este utilizată semnătura digitală?

Burger: “Folosim semnătura digitală pentru diverse aplicații. Pe de o parte, o folosim în contactul cu clienții, de exemplu atunci când un client dorește să încheie un contract sau trebuie să confirme un serviciu furnizat. Un alt caz de utilizare este cel intern, în special în situații precum punerea în aplicare rapidă a unor noi reglementări, cum ar fi regulamentul privind biroul la domiciliu. Într-un astfel de caz, trebuia să procesăm rapid documente pentru 1 500 de angajați, ceea ce nu ar fi fost posibil cu procesele tradiționale bazate pe hârtie. Pentru a gestiona acest proces, am utilizat soluții interne care sunt integrate prin intermediul unei aplicații special dezvoltate. A fost implementat un proces de eliberare în care documentele au fost mai întâi aprobate de supervizorii direcți înainte de a fi trimise angajaților cu spațiile de semnătură predefinite.”

De ce ați ales o soluție de semnătură europeană și ce rol joacă GDPR?

Burger: “Ne desfășurăm activitatea ca furnizor de energie cu infrastructură critică într-o zonă foarte reglementată. Confidențialitatea este extrem de importantă pentru noi, deoarece lucrăm constant cu date personale. Prin urmare, a fost esențial să găsim un furnizor în imediata vecinătate, de preferință în Austria sau cel puțin în Europa. Un furnizor american ar fi fost asociat cu prea multe incertitudini și provocări, deoarece nu ne putem asuma niciun risc. Prin urmare, politica noastră pune un accent clar pe furnizorii europeni pentru a ne asigura că îndeplinim cerințele GDPR și minimizăm riscurile legate de protecția datelor.”

Ce standarde în ceea ce privește securitatea și conformitatea datelor trebuie să îndeplinească o soluție software în compania dumneavoastră?

Burger: “În plus față de GDPR, alte standarde sunt foarte importante pentru noi, cum ar fi ISO 271001. Acest lucru este deosebit de important pentru noi, deoarece suntem noi înșine certificați și ne așteptăm ca furnizorii noștri să fie capabili să îndeplinească același standard de siguranță ca și noi. De asemenea, efectuăm periodic audituri de securitate pentru a ne asigura că infrastructura noastră este întotdeauna protejată. Aceste revizuiri sunt efectuate anual pentru a identifica și remedia potențialele vulnerabilități în timp util, înainte de apariția incidentelor de securitate, care pot fi costisitoare.”

“O mulțime de informații au fost transmise pe suport de hârtie, ceea ce a dus la procese manuale consumatoare de timp […] Led. Această perturbare mediatică ne-a încetinit considerabil procesele. Prin digitalizarea acestor procese și introducerea semnăturii digitale, am reușit să eliminăm acest blocaj și să creștem eficiența.”

Dr. Franz Burger
Consultant Managementul conținutului și colaborare

Cum este procesul de evaluare a soluțiilor de semnătură digitală într-o companie de mărimea dumneavoastră?

Burger: “Avem deja mai multe soluții interne diferite, ceea ce ne-a învățat care sunt caracteristicile cele mai importante pentru noi și care nu ne pot oferi flexibilitatea de care avem nevoie. Prin urmare, atunci când am evaluat potențialii furnizori, am definit cerințe specifice, inclusiv capacitatea de a muta placeholderul semnăturii după cum dorim și de a ajusta scalarea, precum și capacitatea utilizatorilor de a-și configura în mod flexibil rolul semnăturii. Nu am găsit acest lucru peste tot. De asemenea, am pus accentul pe capacitatea de integrare cu procesele existente, în special prin intermediul API REST, pentru a asigura o integrare perfectă în fluxurile noastre de lucru. “

Ce vă place în mod deosebit la sproof sign?

Burger: “În urma unui sondaj efectuat în rândul utilizatorilor noștri cheie care utilizează frecvent produsul, a fost evidențiată în mod deosebit ușurința în utilizare. Interfața cu utilizatorul este concepută intuitiv, ceea ce simplifică procesul de semnare pentru utilizatori. De asemenea, funcționează fără probleme în deplasare, ceea ce este foarte apreciat de angajații noștri. În plus, aceștia au avut nevoie de puțină sau deloc instruire pentru a utiliza produsul. Acest lucru a minimizat semnificativ efortul de instruire și a reprezentat un mare avantaj pentru noi. Un alt aspect pozitiv este posibilitatea de a configura liber ștampilele de semnătură. Acest lucru ne permite să acoperim diferite cerințe și să susținem procese individuale. Alte soluții de semnătură pur și simplu nu au reușit să facă față acestei provocări.”

Aveți idei pentru cazuri viitoare de utilizare a sproof sign?

Burger: “Suntem în prezent în faza de testare a unei integrări cu SAP pentru procesul de ofertare. Aici sunt create, aprobate și semnate ofertele înainte de a fi trimise clientului. Această integrare a fost deja configurată și va fi lansată treptat începând din vară. De asemenea, departamentul nostru intern de resurse umane ar avea probabil potențial. Avem aproximativ 4.500 de angajați care trebuie să fie îngrijiți. Desigur, tot ceea ce funcționează digital și renunță la hârtie este o pârghie enormă.”