Energie AG Oberösterreich este un grup lider în domeniul energiei și serviciilor, care a jucat un rol-cheie în modelarea aprovizionării regionale cu energie încă din 1892. Cu un portofoliu larg de energie electrică, gaze, energie termică, apă, eliminarea deșeurilor și servicii TIC, compania reprezintă calitate și fiabilitate pentru clienți, furnizori, angajați și public. Cu o rețea extinsă și centrale proprii, Energie AG garantează o furnizare durabilă și fiabilă de energie electrică pentru peste 450 000 de clienți. În calitate de partener pentru peste 1.000 de municipalități, Energie Energie este activă și în sectorul apei. Toate acestea sunt întotdeauna realizate la cele mai înalte standarde ecologice.

Numele companiei: Energie AG Oberösterreich

Scurtă descriere a proiectului:
Implementarea unei soluții de semnătură digitală pentru a sprijini procesele de afaceri eficiente și flexibile și pentru a îndeplini cerințele privind protecția datelor.

De ce sproof sign:
“Avem deja mai multe soluții interne diferite, ceea ce ne-a învățat care sunt funcțiile deosebit de importante pentru noi și care nu ne pot oferi flexibilitatea de care avem nevoie. Prin urmare, atunci când am evaluat potențialii furnizori, am definit cerințe specifice (…) sproof sign a fost în măsură să ne ofere acestea.”

Cum a apărut decizia de a introduce semnătura digitală?

Burger: “Am decis să implementăm o soluție de semnătură digitală pentru a aborda două provocări cheie. În primul rând, ne-am dat seama că ne confruntăm adesea cu o discontinuitate media în procesele noastre cu clienții finali. Multe informații erau transmise pe suport de hârtie, ceea ce ducea la procese manuale consumatoare de timp pentru înregistrare, arhivare și prelucrare ulterioară. Această discontinuitate a suporturilor ne încetinea considerabil procesele. Prin digitalizarea acestor procese și introducerea semnăturilor digitale, am reușit să eliminăm acest blocaj și să creștem eficiența.

În plus, pandemia COVID-19 ne-a obligat să ne adaptăm procesele interne. Metoda tradițională de semnare fizică a documentelor nu a mai fost viabilă din cauza restricțiilor de călătorie și a reglementărilor biroului de origine. Necesitatea de a implementa o soluție digitală a devenit evidentă pentru a menține operațiunile de afaceri. În acest context, am căutat o soluție care să ne poată oferi flexibilitatea necesară.”

Pentru ce aplicații este utilizată semnătura digitală?

Burger: “Folosim semnăturile digitale pentru diverse aplicații. Pe de o parte, le folosim în contactul cu clienții, de exemplu atunci când un client dorește să încheie un contract sau trebuie să confirme un serviciu furnizat. Un alt caz de utilizare este cel intern, în special în situații precum punerea în aplicare rapidă a unor noi reglementări, cum ar fi regulamentul privind biroul la domiciliu. Într-un astfel de caz, a trebuit să procesăm rapid documente pentru 1 500 de angajați, ceea ce nu ar fi fost posibil cu procesele convenționale bazate pe hârtie. Pentru a gestiona acest proces, am utilizat soluții interne care sunt integrate printr-o aplicație special dezvoltată. A fost implementat un proces de aprobare în care documentele au fost mai întâi aprobate de superiorii direcți înainte de a fi trimise angajaților, utilizând spațiile de semnătură predefinite.”

De ce v-ați decis în favoarea unei soluții de semnătură europeană și ce rol joacă GDPR?

Burger: “În calitate de furnizor de energie cu infrastructură critică, operăm într-un domeniu foarte reglementat. Protecția datelor este extrem de importantă pentru noi, deoarece lucrăm constant cu date personale. Prin urmare, a fost esențial să găsim un furnizor în zona locală, de preferință în Austria sau cel puțin în Europa. Un furnizor american ar fi fost asociat cu prea multe incertitudini și provocări, deoarece nu ne putem asuma niciun risc. Prin urmare, politica noastră pune un accent clar pe furnizorii europeni pentru a ne asigura că îndeplinim cerințele GDPR și minimizăm riscurile legate de protecția datelor.”

Ce standarde de securitate și conformitate a datelor trebuie să îndeplinească o soluție software în compania dumneavoastră?

Burger: “În plus față de GDPR, alte standarde sunt foarte importante pentru noi, cum ar fi ISO 271001, care este deosebit de important pentru noi, deoarece suntem certificați și ne așteptăm ca furnizorii noștri să poată îndeplini aceleași standarde de securitate ca și noi. De asemenea, efectuăm periodic audituri de securitate pentru a ne asigura că infrastructura noastră este întotdeauna protejată. Aceste audituri sunt efectuate anual pentru a identifica în timp util potențialele vulnerabilități și pentru a le remedia înainte de apariția incidentelor de securitate, care pot fi foarte costisitoare.”

“Multe informații au fost transmise pe suport de hârtie, ceea ce a dus la procese manuale consumatoare de timp […]. Această perturbare mediatică ne-a încetinit considerabil procesele. Prin digitalizarea acestor procese și introducerea semnăturilor digitale, am reușit să eliminăm acest blocaj și să creștem eficiența.”

Dr. Franz Burger
Consultant Managementul conținutului și colaborare

Cum este organizat procesul de evaluare a soluțiilor de semnătură digitală într-o companie de mărimea dumneavoastră?

Burger: “Avem deja mai multe soluții interne diferite, ceea ce ne-a învățat care sunt funcțiile deosebit de importante pentru noi și care nu ne pot oferi flexibilitatea de care avem nevoie. Prin urmare, atunci când am evaluat potențialii furnizori, am definit cerințe specifice, inclusiv capacitatea de a muta marcajul de poziție al semnăturii după cum este necesar și de a ajusta scalarea, precum și opțiunea ca utilizatorii să își configureze în mod flexibil rolul semnăturii. Nu am găsit acest lucru peste tot. De asemenea, am acordat prioritate capacității de integrare în procesele existente, în special prin intermediul API REST, pentru a asigura o integrare perfectă în fluxurile noastre de lucru. “

Ce vă place în mod deosebit la sproof sign?

Burger: “În urma unui sondaj efectuat în rândul principalilor noștri utilizatori, care utilizează frecvent produsul, aspectul utilizabilității a fost evidențiat deosebit de pozitiv. Interfața cu utilizatorul este concepută intuitiv, ceea ce simplifică procesul de semnare pentru utilizatori. De asemenea, funcționează fără probleme pe dispozitivele mobile, ceea ce este foarte apreciat de angajații noștri. În plus, aceștia au avut nevoie de puțină sau deloc instruire pentru a utiliza produsul. Acest lucru a minimizat considerabil efortul de instruire și a reprezentat un mare avantaj pentru noi. Un alt aspect pozitiv este capacitatea de a configura liber ștampilele de semnătură. Acest lucru ne permite să acoperim diferite cerințe și să susținem procese individuale. Alte soluții de semnătură pur și simplu nu au reușit să facă față acestei provocări.”

Există deja idei pentru aplicații viitoare ale sproof sign?

Burger: “Suntem în prezent în faza de testare a unei integrări cu SAP pentru procesul de ofertare. Aici sunt create, aprobate și semnate ofertele înainte de a fi trimise clientului. Această integrare a fost deja configurată și va fi lansată treptat începând din vară. Un alt domeniu care ar avea, probabil, potențial este cel al resurselor umane interne. Avem aproximativ 4 500 de angajați care trebuie să beneficieze de asistență. Desigur, orice lucru care funcționează digital și se îndepărtează de hârtie este o pârghie uriașă.”