Cele mai importante fapte pe scurt
- Certitudine juridică: mandatele digitale SEPA sunt pe deplin valabile din punct de vedere juridic în conformitate cu Regulamentul eIDAS (FES sau QES)
- Gata cu tastatura: transfer digital de date în locul introducerii manuale a scanărilor ilizibile
- Viteză: Colectarea și semnarea durează mai puțin de 2 minute cu sproof Fastlane
- Putere hibridă: sproof Fastlane creează o punte între hârtie și digital – prin simpla scanare a unui cod QR pe documentele fizice
- Cele mai bune practici: Aflați cum furnizorul de servicii energetice și de infrastructură Salzburg AG și-a optimizat serviciile pentru clienți prin această transformare digitală
De ce procesele SEPA convenționale vă încetinesc activitatea
Colectarea manuală a autorizațiilor de debitare directă este o pierdere masivă de timp și o relicvă a lumii analogice. Procesul tradițional – tipărirea, trimiterea prin poștă, semnarea de mână, scanarea și returnarea prin e-mail – nu este doar plictisitor pentru clienții dvs., ci și cauzează cheltuieli generale enorme în administrarea dvs:
- Sursa de eroare în transferul de date: IBAN, numele și referința mandatului trebuie să fie transferate manual din scanări (adesea ilizibile) în sistemul ERP sau contabil. Acest lucru este predispus la erori și costisitor.
- Ratele ridicate de anulare: Fiecare întrerupere a mijloacelor de comunicare – cum ar fi mersul la imprimantă sau la cutia poștală – este un obstacol care determină clienții să abandoneze procesul.
- Aglomerație birocratică: scrisul de mână ilizibil conduce la corecții care consumă mult timp și întârzie procesul de plată, ceea ce vă împovărează în mod direct lichiditățile și blochează resurse administrative valoroase care ar putea fi utilizate pentru sarcini mai productive.
Mandate digitale SEPA pentru procese de plată moderne
Trecerea la un proces parțial sau complet digital oferă mult mai multe avantaje decât simpla eliminare a hârtiei. Efectele pozitive se extind de-a lungul întregului lanț valoric.
Efectele pozitive vă optimizează întreaga administrație:
- Termene de procesare semnificativ mai scurte: Mandatele sunt finalizate în câteva minute în loc de zile.
- Reducerea erorilor prin introducerea datelor verificate: Deoarece clienții își introduc datele digital în câmpuri de formular predefinite, nu există erori de transmitere la tastare. Ajutoarele de validare asigură faptul că numai mandatele complete și formatate corect intră în sistemul dumneavoastră.
- Rata de finalizare (rata de conversie) mai mare: Cu cât procesul de semnare este mai simplu, cu atât rata de anulare este mai mică.
- Reducerea semnificativă a costurilor: economisiți costuri de expediere, tipărire și arhivare, precum și timp de lucru prețios pentru introducerea manuală a datelor.
- Gestionare centralizată și rezistentă la audit: Toate mandatele sunt arhivate digital, pot fi găsite imediat și sunt documentate în conformitate cu legislația, datorită unei piste de audit transparente.
- Experiență modernă pentru clienți: Oferiți clienților dvs. un serviciu contemporan, ușor de utilizat, fără discontinuitate media.
Deosebit de flexibil: acest proces digital poate fi utilizat și în formă hibridă
Dacă trimiteți încă documente pe suport de hârtie, puteți imprima pur și simplu un cod QR. Clienții dvs. îl scanează și intră imediat în fluxul de semnături digitale – puntea perfectă între corespondența analogică și eficiența digitală. Acest lucru transformă un proces lent, bazat pe hârtie, într-un proces digital standard.
Cum se emite digital un mandat de debitare directă SEPA?
Dacă utilizați o soluție de semnătură digitală precum sproof, puteți automatiza întregul proces de emitere a unui mandat utilizând un șablon și puteți oferi clienților dvs. o soluție hibridă.
La crearea unui mandat de debitare directă SEPA, anumite informații obligatorii trebuie să fie incluse în document. Acestea includ:
- Numele debitorului (titular de cont:în)
- Adresa a debitorului
- IBAN al debitorului
- Numele beneficiarului plății (creditorului)
- Numărul de identificare a creditorului (Creditor ID)
- Referința mandatului (identificarea unică a mandatului)
- Tipul de mandat (debit direct unic sau debit direct recurent)
- Trimiterea la dreptul la rambursare (de exemplu, “Pot în termen de 8 săptămâni…”)
- Data mandatului
- Semnătura a debitor
Fără aceste informații, un mandat nu poate fi procesat de bănci.
sproof Fastlane permite integrarea fără probleme a acestor procese în designul dvs. corporativ. După semnare, datele sunt transferate direct digital, făcând complet inutilă tastarea manuală.
Principiul este simplu:
- Pregătiți: Pregătiți un contract sau un formular în sproof Sign și plasați un cod QR pe document.
- Expediere: Documentul va fi trimis clienților dvs. prin serviciul poștal obișnuit.
- Semnați digital: Clientul scanează codul QR cu smartphone-ul său. Procesul de semnare începe imediat – fără a fi nevoie să se înregistreze sau să se conecteze.
- Finalizați: Cu doar câteva clicuri, contractul este semnat legal și returnat în siguranță companiei dumneavoastră.
Temeiul juridic: este el valabil?
Da, un mandat digital de debit direct SEPA face obiectul Regulamentului eIDAS în UE. Deși forma text este suficientă pentru multe mandate, băncile solicită adesea forma scrisă pentru a minimiza riscurile. Semnătura electronică calificată (QES) este 100% echivalentă cu o semnătură manuscrisă și oferă cea mai mare valoare probatorie în instanță. În practică, semnătura electronică avansată (AES) s-a impus ca o soluție intermediară eficientă pentru tranzacțiile de plată standard. Certitudinea juridică și rapiditatea nu se exclud reciproc.
Cea mai bună practică: Salzburg AG
Întrebări frecvente pe această temă
- Ce este un mandat de debitare directă SEPA?
Un mandat SEPA de debitare directă este autorizația legală dată de un client unei societăți de a încasa sumele datorate direct din contul său bancar. Mandatul servește, de asemenea, drept instrucțiune pentru bancă de a executa plata. - Este un mandat SEPA electronic valabil din punct de vedere juridic?
Da, un mandat SEPA electronic este pe deplin eficient din punct de vedere juridic atâta timp cât respectă standardele eIDAS. Datorită semnăturilor digitale (FES sau QES) și a unui protocol de verificare antifalsificare, identitatea semnatarului este chiar mai ușor de dovedit decât pe hârtie. Băncile acceptă aceste e-mandate în mod general, deoarece acestea îndeplinesc cerințele Consiliului European pentru Plăți. - Acceptă băncile mandatele digitale?
Da, cu condiția ca standardul de semnătură (FES sau QES) să dovedească autenticitatea semnatarului dincolo de orice îndoială. - Clientul trebuie să creeze un cont sproof pentru semnătură?
Nu. Clienții dvs. pot semna mandatul direct prin intermediul linkului pe care îl primesc sau după scanarea codului QR. Nu este necesară înregistrarea sau crearea unui cont cu sproof, ceea ce menține rata de anulare extrem de scăzută. - Ce se întâmplă cu documentul după ce a fost semnat?
Imediat ce toate părțile au semnat, atât dumneavoastră, cât și clienții primiți automat documentul semnat în format PDF prin e-mail. De asemenea, datele pot fi transferate direct în sistemul dumneavoastră principal (de exemplu, ERP sau contabilitate) prin intermediul unei interfețe. - Mandatul digital este arhivat într-o manieră rezistentă la audit?
Da, fiecare document semnat prin sproof conține o pistă de audit inviolabilă. Împreună cu certificatul digital, acesta îndeplinește toate cerințele pentru arhivarea în condiții de audit și oferă un lanț de dovezi fără cusur. - Pot semna și clienții corporativi (B2B)?
Da, absolut. sproof Fastlane este ideal pentru procesele B2B. Chiar și reprezentanții autorizați sau semnatarii autorizați ai companiilor pot semna digital mandatele comerciale SEPA într-un mod sigur din punct de vedere juridic – dacă se dorește, și cu semnătura electronică calificată (QES), care este echivalentă din punct de vedere juridic cu o semnătură scrisă de mână.
Alte cazuri de utilizare: Plasați Fastlane acolo unde cazurile dvs. de utilizare o cer →
