Digitalno podpisovanje pooblastil SEPA

Najpomembnejša dejstva na kratko

• Pravna varnost: digitalni mandati SEPA so v celoti pravno veljavni v skladu z uredbo eIDAS (FES ali QES).
  
• Nič več tipkanja: digitalni prenos podatkov namesto ročnega vnosa nečitljivih skenogramov
  
• Hitrost: Zbiranje in podpisovanje traja manj kot 2 minuti s sproof Fastlane
  
• Hibridna moč: sproof Fastlane zapolnjuje vrzel med papirjem in digitalnim tiskom – s preprostim skeniranjem kode QR na fizičnih dokumentih
  
• Najboljša praksa: Preberite , kako je ponudnik energetskih in infrastrukturnih storitev Salzburg AG s to digitalno preobrazbo optimiziral svoje storitve za stranke.

Zakaj običajni postopki SEPA upočasnjujejo vaše poslovanje

Ročno zbiranje dovoljenj za direktne bremenitve je velika poraba časa in relikt iz analognega sveta. Tradicionalni postopek – tiskanje, pošiljanje po pošti, ročno podpisovanje, skeniranje in vračanje po elektronski pošti – ni le dolgočasen za vaše stranke, temveč povzroča tudi ogromne splošne stroške v vaši administraciji:

• Vir napake pri prenosu podatkov: V sistem ERP ali računovodski sistem je treba IBAN, ime in referenco mandata prenesti ročno iz (pogosto nečitljivih) skenogramov. To je nagnjeno k napakam in drago.
  
  
• Visoka stopnja odpovedi: Vsaka prekinitev medija, kot je pot do tiskarne ali poštnega nabiralnika, je ovira, zaradi katere stranke opustijo postopek.
  
  
• Birokratska preobremenjenost: nečitljiva pisava povzroča dolgotrajne popravne zanke in zavlačuje postopek plačila, kar neposredno obremenjuje vašo likvidnost in porablja dragocene upravne vire, ki bi jih lahko uporabili za bolj produktivne naloge.

Digitalni mandati SEPA za sodobne plačilne postopke

Prehod na delno ali v celoti digitalni postopek ponuja veliko več prednosti kot le odpravo papirja. Pozitivni učinki segajo v celotno vrednostno verigo.

Pozitivni učinki optimizirajo celotno upravo:

• Bistveno krajši čas obdelave: Pooblastila so dokončana v nekaj minutah namesto v nekaj dneh.

• Zmanjšanje števila napak s preverjenim vnosom podatkov: Ker stranke vnašajo podatke digitalno v vnaprej določena polja obrazca, pri tipkanju ni napak pri prenosu. Pomoči za preverjanje zagotavljajo, da v sistem vstopajo le popolna in pravilno oblikovana pooblastila.

• višja stopnja zaključka (stopnja konverzije): Enostavnejši kot je postopek podpisovanja, nižja je stopnja odpovedi.

• Znatno zmanjšanje stroškov: prihranite pri stroških poštnine, tiskanja in arhiviranja ter dragocenem delovnem času za ročno vnašanje podatkov.

• Centralizirano in revizijsko zanesljivo upravljanje: Vsa pooblastila so digitalno arhivirana, zaradi brezhibne revizijske sledi jih je mogoče takoj najti in so dokumentirana na pravno skladen način.

• Sodobna uporabniška izkušnja: svojim strankam ponujate sodobne, uporabniku prijazne storitve brez medijske diskontinuitete.

Posebej prilagodljiv: ta digitalni postopek se lahko uporablja tudi v hibridni obliki

Kako se pooblastilo za direktno obremenitev SEPA izda digitalno?

Če uporabljate rešitev za digitalni podpis, kot je sproof, lahko celoten postopek izdaje pooblastila avtomatizirate z uporabo predloge in svojim strankam ponudite hibridno rešitev.

Pri ustvarjanju pooblastila za direktno obremenitev SEPA je treba v dokument vključiti nekatere obvezne informacije. Ti vključujejo:

• Ime dolžnika ( imetnika računa:v)
• Naslov za dolžnika
• IBAN dolžnika
• Ime prejemnika plačila ( upnika)
• Identifikacijska številka upnika ( ID upnika)
• Referenca mandata ( enotna identifikacija mandata)
• Vrsta pooblastila ( enkratna neposredna bremenitev ali ponavljajoča se neposredna bremenitev)
• sklicevanje na pravico do povračila ( npr. “V 8 tednih lahko…”)
• Datum pooblastila
• Podpis za dolžnika

Brez teh podatkov banke ne morejo obdelati pooblastila.

sproof Fastlane omogoča nemoteno integracijo teh procesov v vašo zasnovo podjetja. Po podpisu se podatki neposredno digitalno prenesejo, zaradi česar je ročno tipkanje popolnoma nepotrebno.

Načelo je preprosto:

1. Pripravite se: Pripravi: pogodbo ali obrazec pripravite v programu sproof sign in nanj namestite kodo QR.
   
2. Odprava: Dokument bo vašim strankam poslan z običajnimi poštnimi storitvami.
   
3. Podpisujte digitalno: Stranka s pametnim telefonom skenira kodo QR. Postopek podpisovanja se začne takoj – brez potrebe po registraciji ali prijavi.
   
4. Dokončajte: Z le nekaj kliki je pogodba zakonito podpisana in varno vrnjena v vaše podjetje.

Pravna podlaga: je veljavna?

Da, za digitalno pooblastilo za direktno obremenitev SEPA velja uredba eIDAS v EU. Čeprav za mnoga pooblastila zadostuje besedilna oblika, banke pogosto zahtevajo pisno obliko, da bi zmanjšale tveganje. Kvalificirani elektronski podpis (QES) je 100-odstotno enakovreden lastnoročnemu podpisu in ima najvišjo dokazno vrednost na sodišču. V praksi se je napredni elektronski podpis (AES) uveljavil kot učinkovita vmesna rešitev za standardne plačilne transakcije. Pravna varnost in hitrost se ne izključujeta.

Najboljša praksa: Salzburg AG

Salzburg AG: Digitale Souveränität und mehr als 250.000 Blatt Papier weniger durch den Wechsel zu sproof

Pogosta vprašanja o tej temi

1. Kaj je pooblastilo za direktno obremenitev SEPA?
   Pooblastilo za direktno obremenitev SEPA je pravno pooblastilo, ki ga stranka podeli podjetju, da neposredno z njenega bančnega računa pobira zapadle zneske. Služi tudi kot navodilo banki, da izvrši plačilo.
   
2. Ali je elektronsko pooblastilo SEPA pravno veljavno?
   Da, elektronsko pooblastilo SEPA je pravno popolnoma učinkovito, če je v skladu s standardi eIDAS. Zaradi digitalnih podpisov (FES ali QES) in protokola preverjanja, ki je odporen na ponarejanje, je identiteto podpisnika še lažje dokazati kot na papirju. Banke te elektronske zahteve sprejemajo v celoti, saj izpolnjujejo zahteve Evropskega sveta za plačila.
   
3. Ali banke sprejemajo digitalna pooblastila?
   Da, če standard podpisa (FES ali QES) nedvomno dokazuje pristnost podpisnika.
   
4. Ali mora stranka za podpis ustvariti sproof račun?
   Ne. Vaše stranke lahko pooblastilo podpišejo neposredno prek prejete povezave ali po skeniranju kode QR. Registracija ali ustvarjanje računa pri sproofu ni potrebno, zato je stopnja odpovedi zelo nizka.
   
5. Kaj se zgodi z dokumentom po podpisu?
   Takoj po podpisu vseh strank tako vi kot vaše stranke po e-pošti samodejno prejmete podpisan dokument v obliki datoteke PDF. Podatke lahko prek vmesnika prenesete tudi neposredno v vaš vodilni sistem (npr. ERP ali računovodstvo).
   
6. Ali je digitalno pooblastilo arhivirano na revizijsko zanesljiv način?
   Da, vsak dokument, podpisan s sproofom, vsebuje revizijsko sled, ki je varna pred ponarejanjem. Skupaj z digitalnim potrdilom izpolnjuje vse zahteve za revizijsko zanesljivo arhiviranje in zagotavlja neprekinjeno dokazno verigo.
   
7. Ali lahko podpišejo tudi poslovne stranke (B2B)?
   Da, vsekakor. sproof Fastlane je idealen za procese B2B. Tudi pooblaščeni zastopniki ali pooblaščeni podpisniki podjetij lahko digitalno podpišejo poslovna pooblastila SEPA na pravno varen način – po želji tudi s kvalificiranim elektronskim podpisom (QES), ki je pravno enakovreden lastnoročnemu podpisu.

Nadaljnji primeri uporabe: Postavite Fastlane, kjer jo zahtevajo vaši primeri uporabe →