Energie AG Oberösterreich je vodilna energetska in storitvena skupina, ki že od leta 1892 igra ključno vlogo pri oblikovanju regionalne oskrbe z energijo. S širokim portfeljem storitev na področju električne energije, plina, toplote, vode, odstranjevanja odpadkov in informacijskih in komunikacijskih tehnologij zagotavlja kakovost in zanesljivost za stranke, dobavitelje, zaposlene in javnost. Z obsežnim omrežjem in lastnimi elektrarnami družba Energie AG zagotavlja trajnostno in zanesljivo oskrbo z električno energijo za več kot 450.000 odjemalcev. Kot partner več kot 1.000 občin je podjetje dejavno tudi na področju oskrbe z vodo. Vse to se vedno izvaja v skladu z najvišjimi ekološkimi standardi.

Ime podjetja: Energie AG Oberösterreich

Kratek opis projekta:
Izvedba rešitve za digitalni podpis za podporo učinkovitim in prilagodljivim poslovnim procesom ter izpolnjevanje zahtev glede varstva podatkov.

Zakaj sproof sign:
“V podjetju imamo že več različnih rešitev, kar nas je naučilo, katere funkcije so za nas še posebej pomembne in katere nam ne morejo ponuditi potrebne prilagodljivosti. Pri ocenjevanju potencialnih ponudnikov smo zato opredelili posebne zahteve (…) podjetje sproof sign nam jih je lahko zagotovilo

Kako je prišlo do odločitve o uvedbi digitalnega podpisa?

Burger: “Odločili smo se za uvedbo rešitve digitalnega podpisa, da bi rešili dva ključna izziva. Prvič, ugotovili smo, da se v naših postopkih s končnimi strankami pogosto srečujemo z medijsko nepovezanostjo. Veliko informacij je bilo predloženih v papirni obliki, kar je vodilo do zamudnih ročnih postopkov za beleženje, arhiviranje in nadaljnjo obdelavo. Ta medijska prekinitev je precej upočasnila naše procese. Z digitalizacijo teh procesov in uvedbo digitalnih podpisov smo lahko odpravili to ozko grlo in povečali učinkovitost.

Poleg tega nas je pandemija COVID-19 prisilila, da smo prilagodili svoje notranje procese. Tradicionalna metoda fizičnega podpisovanja dokumentov zaradi omejitev potovanj in predpisov matične pisarne ni bila več izvedljiva. Pokazala se je potreba po uvedbi digitalne rešitve, da bi ohranili poslovanje. V tem kontekstu smo iskali rešitev, ki bi nam lahko zagotovila potrebno prilagodljivost.”

Za katere aplikacije se uporablja digitalni podpis?

Burger: “ Digitalne podpise uporabljamo za različne aplikacije. Po eni strani ga uporabljamo pri stikih s strankami, na primer, ko želi stranka skleniti pogodbo ali mora potrditi opravljeno storitev. Drug primer uporabe je notranja uporaba, zlasti v primerih, kot je hitro izvajanje novih predpisov, na primer uredbe o domači pisarni. V enem od takih primerov smo morali hitro obdelati dokumente za 1500 zaposlenih, kar z običajnimi postopki na papirju ne bi bilo mogoče. Za obvladovanje tega procesa smo uporabili interne rešitve, ki so integrirane prek posebej razvite aplikacije. Izveden je bil postopek odobritve, v katerem so dokumente najprej odobrili neposredni nadrejeni, preden so bili poslani zaposlenim z uporabo vnaprej določenih mest za podpis.”

Zakaj ste se odločili za rešitev z evropskim podpisom in kakšno vlogo ima uredba GDPR?

Burger: “Kot dobavitelj energije s kritično infrastrukturo delujemo na zelo reguliranem področju. Varstvo podatkov je za nas izredno pomembno, saj nenehno delamo z osebnimi podatki. Zato je bilo ključnega pomena, da najdemo ponudnika na lokalnem območju, po možnosti v Avstriji ali vsaj v Evropi. Ameriški ponudnik bi bil povezan s preveč negotovostmi in izzivi, saj ne moremo tvegati. Naša politika se zato jasno osredotoča na evropske ponudnike, da bi zagotovili izpolnjevanje zahtev uredbe GDPR in čim bolj zmanjšali tveganja za varstvo podatkov.”

Katere standarde varnosti podatkov in skladnosti mora izpolnjevati programska rešitev v vašem podjetju?

Burger: “Poleg GDPR so za nas zelo pomembni tudi drugi standardi, kot je ISO 271001, ki je za nas še posebej pomemben, saj smo sami certificirani in pričakujemo, da bodo naši dobavitelji izpolnjevali enake varnostne standarde kot mi. Izvajamo tudi redne varnostne revizije, da zagotovimo, da je naša infrastruktura vedno zaščitena. Te revizije izvajamo vsako leto, da pravočasno odkrijemo morebitne ranljivosti in jih odpravimo, preden pride do varnostnih incidentov, ki so lahko zelo dragi.”

“Veliko informacij je bilo predloženih v papirni obliki, kar je povzročilo zamudne ročne postopke […]. Ta medijska motnja je precej upočasnila naše postopke. Z digitalizacijo teh procesov in uvedbo digitalnih podpisov smo lahko odpravili to ozko grlo in povečali učinkovitost.”

Dr. Franz Burger
Svetovalec za upravljanje vsebin in sodelovanje

Kako je organiziran postopek ocenjevanja rešitev za digitalni podpis v podjetju vaše velikosti?

Burger: “ V podjetju imamo že več različnih rešitev, kar nas je naučilo, katere funkcije so za nas še posebej pomembne in katere nam ne morejo ponuditi potrebne prilagodljivosti. Pri ocenjevanju potencialnih ponudnikov smo zato opredelili posebne zahteve, vključno z možnostjo premikanja nosilca podpisa po potrebi in prilagajanja skaliranja ter možnostjo, da lahko uporabniki prilagodljivo konfigurirajo svojo vlogo podpisnika. Tega nismo našli povsod. Prav tako smo dali prednost zmožnosti vključevanja v obstoječe procese, zlasti prek vmesnika REST API, da bi zagotovili nemoteno vključevanje v naše delovne tokove. “

Kaj vam je še posebej všeč pri sproof sign?

Burger: “Po raziskavi med našimi ključnimi uporabniki, ki izdelek pogosto uporabljajo, je bil vidik uporabnosti še posebej pozitivno poudarjen. Uporabniški vmesnik je intuitivno zasnovan, kar uporabnikom poenostavlja postopek podpisovanja. Brezhibno deluje tudi na mobilnih napravah, kar naši zaposleni zelo cenijo. Poleg tega so za uporabo izdelka potrebovali malo ali nič usposabljanja. To je znatno zmanjšalo prizadevanja za usposabljanje in je bila za nas velika prednost. Še en pozitiven vidik je možnost prostega konfiguriranja podpisnih žigov. To nam omogoča, da pokrijemo različne zahteve in podpremo posamezne procese. Druge rešitve za podpisovanje preprosto niso bile kos temu izzivu.”

Ali že obstajajo ideje za prihodnjo uporabo sproof sign?

Burger: “ Trenutno smo v testni fazi integracije s sistemom SAP za postopek ponudbe. Tu se ponudbe ustvarijo, odobrijo in podpišejo, preden se pošljejo stranki. Ta integracija je bila že vzpostavljena in se bo od poletja postopoma uvajala. Nekaj, kar bi verjetno imelo tudi potencial, je naše notranje kadrovsko področje. Imamo približno 4 500 zaposlenih, ki jih je treba podpirati. Seveda je vse, kar deluje digitalno in se odmika od papirja, velik vzvod.”