Energie AG Oberösterreich je vodilna energetska in storitvena skupina, ki že od leta 1892 igra ključno vlogo pri oblikovanju regionalne oskrbe z energijo. S širokim portfeljem električne energije, plina, toplote, vode ter storitev odstranjevanja odpadkov in informacijskih in komunikacijskih tehnologij zagotavlja kakovost in zanesljivost za stranke, dobavitelje, zaposlene in javnost. Z obsežnim omrežjem in lastnimi elektrarnami družba Energie AG zagotavlja trajnostno in zanesljivo oskrbo z električno energijo za več kot 450.000 odjemalcev. Kot partner več kot 1.000 občin je dejavno tudi na področju oskrbe z vodo. Vse to vedno v skladu z najvišjimi ekološkimi standardi.

Ime podjetja: Energie AG Oberösterreich

Kratek opis projekta:
Izvedba rešitve za digitalni podpis za podporo učinkovitim in prilagodljivim poslovnim procesom ter izpolnjevanje zahtev glede varstva podatkov.

Zakaj sproof sign:
“V podjetju imamo že več različnih rešitev, kar nas je naučilo, katere funkcije so za nas najpomembnejše in katere nam ne morejo zagotoviti potrebne prilagodljivosti. Pri ocenjevanju potencialnih ponudnikov smo zato opredelili posebne zahteve (…) podjetje sproof sign nam jih je lahko zagotovilo

Kako je prišlo do odločitve o uvedbi digitalnega podpisa?

Burger: “Odločili smo se za rešitev digitalnega podpisa, da bi rešili dva ključna izziva. Prvič, opazili smo, da smo v naših postopkih s končnimi strankami pogosto naleteli na prekinitev medijev. Veliko informacij je bilo predloženih v papirni obliki, kar je vodilo do zamudnih ročnih postopkov zajemanja, arhiviranja in nadaljnje obdelave. Ta medijska prekinitev je precej upočasnila naše procese. Z digitalizacijo teh procesov in uvedbo digitalnega podpisa smo lahko odpravili to ozko grlo in povečali učinkovitost.

Poleg tega nas je pandemija COVID-19 prisilila, da smo prilagodili svoje notranje procese. Tradicionalna metoda fizičnega podpisovanja dokumentov ni bila več praktična zaradi omejitev potovanj in ureditve dela od doma. Pokazala se je potreba po uvedbi digitalne rešitve, da bi ohranili poslovanje. V tem kontekstu smo iskali rešitev, ki bi nam lahko zagotovila potrebno prilagodljivost.”

Za katere primere uporabe se uporablja digitalni podpis?

Burger: “Digitalni podpis uporabljamo za različne aplikacije. Po eni strani ga uporabljamo pri stikih s strankami, na primer, ko želi stranka skleniti pogodbo ali mora potrditi opravljeno storitev. Drugi primer uporabe je notranja uporaba, zlasti v primerih, kot je hitro izvajanje novih predpisov, na primer uredbe o domači pisarni. V takem primeru smo morali hitro obdelati dokumente za 1500 zaposlenih, kar s tradicionalnimi postopki na papirju ne bi bilo mogoče. Za obvladovanje tega procesa smo uporabili notranje rešitve, ki so integrirane prek posebej razvite aplikacije. Izveden je bil postopek izdaje, v katerem so dokumente najprej odobrili neposredni nadrejeni, preden so bili poslani zaposlenim z vnaprej določenimi mesti za podpis.”

Zakaj ste se odločili za evropsko rešitev za podpisovanje in kakšno vlogo ima uredba GDPR?

Burger: “Delujemo kot dobavitelj energije s kritično infrastrukturo na zelo reguliranem območju. Zasebnost je za nas izjemno pomembna, saj nenehno delamo z osebnimi podatki. Zato je bilo ključnega pomena, da poiščemo ponudnika v neposredni bližini, po možnosti v Avstriji ali vsaj v Evropi. Ameriški ponudnik bi bil povezan s preveč negotovostmi in izzivi, saj ne moremo tvegati. Naša politika se zato jasno osredotoča na evropske ponudnike, da bi zagotovili izpolnjevanje zahtev uredbe GDPR in čim bolj zmanjšali tveganja za varstvo podatkov.”

Katere standarde glede varnosti podatkov in skladnosti mora izpolnjevati programska rešitev v vašem podjetju?

Burger: “Poleg GDPR so za nas zelo pomembni tudi drugi standardi, kot je ISO 271001. Ta je za nas še posebej pomemben, ker smo sami certificirani in pričakujemo, da bodo naši dobavitelji lahko izpolnjevali enake varnostne standarde kot mi. Izvajamo tudi redne varnostne revizije, da bi zagotovili, da je naša infrastruktura vedno zaščitena. Te preglede izvajamo vsako leto, da pravočasno odkrijemo in odpravimo morebitne ranljivosti, preden pride do varnostnih incidentov, ki so lahko dragi.”

“Veliko informacij je bilo predloženih v papirni obliki, kar je povzročilo zamudne ročne postopke […]. Ta medijska motnja je precej upočasnila naše postopke. Z digitalizacijo teh procesov in uvedbo digitalnega podpisa smo lahko odpravili to ozko grlo in povečali učinkovitost.”

Dr. Franz Burger
Svetovalec Upravljanje vsebine in sodelovanje

Kakšen je postopek ocenjevanja rešitev za digitalni podpis v podjetju vaše velikosti?

Burger: “ V podjetju imamo že več različnih rešitev, kar nas je naučilo, katere funkcije so za nas najpomembnejše in katere nam ne morejo zagotoviti potrebne prilagodljivosti. Pri ocenjevanju potencialnih ponudnikov smo zato opredelili posebne zahteve, vključno z možnostjo poljubnega premikanja nosilca podpisa in prilagajanja skaliranja ter možnostjo, da uporabniki prilagodljivo konfigurirajo svojo vlogo podpisnika. Tega nismo našli povsod. Poudarek smo dali tudi zmožnosti povezovanja z obstoječimi procesi, zlasti prek vmesnika REST API, da bi zagotovili nemoteno vključevanje v naše delovne tokove. “

Kaj vam je še posebej všeč pri sproof sign?

Burger: “Po raziskavi med našimi ključnimi uporabniki, ki izdelek pogosto uporabljajo, je bila še posebej pozitivno poudarjena uporabnost. Uporabniški vmesnik je intuitivno zasnovan, kar uporabnikom poenostavi postopek podpisovanja. Prav tako nemoteno deluje na poti, kar zelo cenijo naši zaposleni. Poleg tega so za uporabo izdelka potrebovali le malo ali nič usposabljanja. To je bistveno zmanjšalo napor za usposabljanje in je bila za nas velika prednost. Še en pozitiven vidik je možnost prostega konfiguriranja podpisnih žigov. Tako lahko pokrijemo različne zahteve in podpremo posamezne procese. Druge rešitve za podpisovanje preprosto niso bile kos temu izzivu.”

Ali imate kakšne zamisli za prihodnje primere uporabe znaka sproof sign?

Burger: “ Trenutno smo v testni fazi integracije s sistemom SAP za postopek ponudbe. Tu se ustvarijo, odobrijo in podpišejo ponudbe, preden se pošljejo stranki. Ta integracija je bila že vzpostavljena in se bo od poletja postopoma uvajala. Nekaj, kar bi verjetno imelo tudi potencial, je naš notranji kadrovski oddelek. Imamo približno 4500 zaposlenih, za katere je treba skrbeti. Seveda je vse, kar deluje digitalno in opušča papir, ogromen vzvod.”