Digitalni podpis (ali e-podpis, e-podpis itd.) je postal nepogrešljivo orodje podjetij in posameznikov za učinkovitejše in okolju prijaznejše upravljanje dokumentov. V tem članku ponujamo izhodišče za vse, ki želijo posodobiti star postopek – podpisovanje dokumentov.

Kaj je digitalni podpis?

Digitalni podpis je varna in učinkovita metoda podpisovanja pogodb v digitalnem okolju kot alternativa lastnoročnim podpisom.

Digitalni podpis deluje podobno kot človeški prstni odtis, saj ima vsak dokument svoj edinstven elektronski prstni odtis. Noben drug dokument ne more imeti enakega digitalnega podpisa. Če je digitalni dokument “zapečaten” s podpisom, je mogoče dokazati, da

• datoteka po podpisu ni bila spremenjena (celovitost).
  
• da je dokument podpisala določena oseba (overitev).
  
• je podpisnik dejansko podpisal dokument. Po ustvarjenem digitalnem podpisu oseba ne more zanikati, da je podpisala dokument.
  
• dokument ni ponarejen.

Digitalni podpisi se že uporabljajo v številnih panogah za najrazličnejše aplikacije.

Kaj ni (veljaven) digitalni podpis?

Samo podpis, ki ga je mogoče preveriti tudi s pooblaščeno spletno storitvijo za preverjanje (npr. Acrobat Reader, RTR ali neposredno v sproof sign), se lahko opredeli kot pravno skladen.

Skenirana slika lastnoročnega podpisa ne ustvari pravno podpisanega dokumenta in ni pravno veljavna!

Uredba eIDAS za Evropo ureja, kako se lahko dokumenti podpišejo na pravno veljaven in preverljiv način. Več informacij najdete tukaj.

Kako deluje digitalno podpisovanje dokumentov PDF

Uporaba veljavnega digitalnega podpisa v dokumentu (PDF) je tehnično zapleten postopek, ki pri digitalnem podpisovanju dokumenta poteka neopazno v ozadju.

Zaradi tega se pravilen digitalni podpis zelo razlikuje od preprostega vstavljanja skeniranega lastnoročnega podpisa.

Veljavni digitalni podpis omogoča prepoznavanje poznejših sprememb dokumenta. To ne velja za preprosto vstavljanje slik.

Tako deluje digitalno dokazilo o nameri s platformo za podpisovanje:

Korak 1: Prenos in pretvorba

Najprej dokument naložite prek spletnega računa na platformi za podpisovanje. Dokument se pretvori v dokument PDF.

Korak 2: Uporaba digitalnega podpisa

Za sam podpis potrebujete digitalno potrdilo, ki dokazuje vašo identiteto kot podpisnika. To se ustvari, ko se registrirate na platformi za podpisovanje. Če želite podpisovati z najvišjim standardom, kvalificiranim elektronskim podpisom, ta korak opravi certifikacijski organ, ki ga priznava država.

S platformo za podpis lahko svoj podpis prilagodite (podobno kot pri lastnoročnem podpisu) in ustvarite svoj slog podpisa.

Korak 3: Šifriranje dokumenta in podpisov

V zadnjem koraku se celotna pogodba, vključno s priloženimi podpisi, kriptografsko šifrira. Ustvari se tako imenovana vrednost hash. Pogodba postane varna pred ponarejanjem in preverljiva.

Priloženi podpisi imajo največjo dokazno vrednost in jih ni več mogoče ponarediti.

Seveda lahko podpisane pogodbe prenesete, pošljete ali shranite kjer koli.

Ali lahko digitalno podpišem tudi v programu Word ali drugih programih Office?

Načeloma je mogoče digitalno podpisati tudi številne formate datotek. Vendar je pogoj za nespremenljivost uporabljenega digitalnega podpisa ta, da se vsak dokument najprej pretvori v dokument PDF. Znano je, da so dokumenti PDF nespremenljivi (v nasprotju z dokumenti docx, na primer).
Platforme za digitalni podpis samodejno pretvorijo številne formate datotek v pravilen dokument PDF, običajno ob prenosu dokumenta.

Kako pridobim digitalni podpis?

Digitalni podpis lahko pridobite na različne načine.

1. registracija na platformi za digitalni podpis (FES)

Kot je bilo že pojasnjeno, je ustvarjanje digitalnega podpisa osrednji element platforme za digitalni podpis. Uveljavljene in dobro znane rešitve vključujejo DocuSign, AdobeSign ali novejše evropske rešitve, kot sta sproof sign ali yousign, ki so se specializirale posebej za uporabo v evropskih podjetjih.

Ob registraciji je za vas ustvarjen napredni elektronski podpis.

2. identifikacija s platformo za podpisovanje (QES)

Številni ponudniki uporabnikom omogočajo tudi kvalificiran elektronski podpis, ki je globoko integriran v samo aplikacijo. Poleg visoke dokazne vrednosti tega standarda podpisa vam koristijo tudi številne možnosti prilagajanja postopka podpisovanja.

3. identifikacija z državno storitvijo (QES; npr. podpis mobilnega telefona)

V Avstriji ima več kot 50 % državljanov že podpis na mobilnem telefonu. Tega izdajajo javni organi in izpolnjuje standard za kvalificirane elektronske podpise.

Pravna veljavnost digitalnega podpisa

Veljavna pogodba je sklenjena, ko obe stranki izrazita svoje soglasje. Zakonodajalec praviloma prepušča pogodbenim strankam, da se same odločijo, ali bodo pogodbo sklenile ustno, pisno ali elektronsko. To se imenuje svoboda oblike.

Če se odločite za rešitev digitalnega podpisa, imate prednost, da so vsi podpisi vključeni v datoteko PDF na nespremenljiv način, ki je varen pred ponarejanjem.

Obstaja le nekaj izjem, pri katerih je elektronski podpis kljub stalnim spremembam zakona še vedno zakonsko izključen. Primer: oporoka.

V vsakem primeru je treba izbrati pravi standard e-podpisa glede na pogodbo.

Za to so bili določeni trije standardi, ki so opredeljeni v uredbi eIDAS in služijo kot pravni okvir.

• EES: enostavni elektronski podpis
  
• FES: napredni elektronski podpis
  
• QES: kvalificirani elektronski podpis

Kvalificirani elektronski podpis (QES) izpolnjuje najvišja merila kakovosti in je pravno stoodstotno enakovreden lastnoročnemu podpisu.

Ker se pravne posledice lahko zelo razlikujejo, so dejavniki, kot so stroški izvajanja, enostavnost uporabe (izkušnje strank), zakonodaja, politike podjetja in ocenjeno poslovno tveganje, običajno odločilni pri določanju, katero metodo je treba uporabiti v določenem primeru.

V ta namen lahko uporabite naslednji pripomoček za odločanje.

Na izbiro ustreznega standarda za elektronski podpis torej vplivata dva dejavnika:

• Tveganja, povezana z odgovornostjo, operativna tveganja
  
• Pravne zahteve

Prednosti platforme za digitalni podpis so, da lahko

• kadar koli spremeniti standard e-podpisa glede na vrsto pogodbe.
  
• pri naročanju zunanjih podpisov lahko določi želeni standard e-podpisa.

Evropski ponudniki podpisov so se večinoma osredotočili na dva najvišja standarda digitalnega podpisa.

sproof sign je strokovnjak na področju kvalificiranih elektronskih podpisov (QES).

Ali je skeniran podpis ali slika podpisa veljavna?

Izraz “skeniran podpis” pomeni, da gre za digitalno podobo lastnoročnega podpisa. Originalni podpis na papirju se s skenerjem ali fotoaparatom pretvori v digitalno obliko (.jpg, .doc, .pdf itd.).

Takšni skenirani podpisi so načeloma veljavni, če za ustrezno izjavo o nameri ni potrebna pisna oblika.

Podpisana kopija ni pravno veljavna, saj podpisnika ni mogoče identificirati in soglasja ni mogoče dokazati.

Skeniran podpis je enostavno ponarediti, tako da ga lahko prejemnik podpisane pogodbe enostavno kopira (#SnippingTool #Screenshot). Očitno je, da to ni zakonito.

Skeniran podpis nima dokazne vrednosti na sodišču, saj je le kopija vašega izvirnega podpisa. Brez dokazila o tem, kako je bil podpis narejen, se šteje za navadno kopijo in ne za verodostojen podpis. Zato je neveljaven, zlasti v poslovnih transakcijah.

Razlika med digitalnim in elektronskim podpisom?

Izraza “elektronski podpis” in “digitalni podpis” je mogoče zlahka zamenjati. Izraza se pogosto uporabljata izmenično, vendar strogo gledano ne gre za isto stvar.

Elektronski podpis (ali e-podpis) je način sklenitve pravnega dogovora v digitalnem okolju. Je tako rekoč digitalni ekvivalent podpisa papirnega dokumenta.

Medtem ko elektronski podpis dokazuje soglasje podpisnika dokumenta, je digitalni podpis dokaz pristnosti samega dokumenta. To pomeni, da je kombinacija dokumenta in podpisa tehnično zasnovana in šifrirana tako, da je pogodba varna pred ponarejanjem. Pogoji se torej združijo ali delujejo skupaj tako, da digitalna pogodba postane preverljiva in pravno izvršljiva.

Prednosti platforme za digitalni (evropski) podpis

Visoko varen oblak, pripravljen za uporabo

sproof sign je spletna rešitev za digitalno podpisovanje pogodb, ki deluje na vseh mobilnih napravah (namizni računalnik, pametni telefon, tablični računalnik).Sedež podjetja sproof sign je v Avstriji, vsi podatki pa so varnostno kopirani izključno v podatkovnih centrih v EU. Zagotavljamo skladnost z uredbo GDPR na vseh ravneh, tako pri nas kot pri naših podizvajalcih. Strankam ta jamstva ponujamo v naročeni pogodbi o obdelavi podatkov (DPA), ki temelji na standardnih pogodbenih klavzulah EU in zato zagotavlja tudi najvišjo raven pravne varnosti.

Vmesniki in obstoječi sistemi

• sproof sign je mogoče brez težav vključiti v obstoječe sisteme
  
• neposredno se prijavite v običajna orodja, kot so MS Teams, Word, Google Drive itd. (seznam vsehintegracij)
  
• Enotna prijava
  
• Enostaven API za prilagojene primere uporabe (dokumentacija API)

Shranjevanje dokumentov in nadzor napredka

Pomembne pogodbe so shranjene na osrednji lokaciji na pregleden, zelo varen in šifriran način. Kljub temu lahko do dokumentov dostopate kadar koli in s katere koli lokacije. Poleg tega si je mogoče kadar koli ogledati potek postopkov podpisovanja in po potrebi poslati opomnike.

Kvalificirano (QES) in napredno (FES) elektronsko podpisovanje, vključno z identifikacijo

sproof sign podpira vse vrste elektronskih podpisov (enostavni, napredni in kvalificirani) v skladu z uredbo eIDAS in številnimi drugimi standardi podpisovanja, ki se uporabljajo po vsem svetu (npr. skladnost s predpisi FDA). Podpisujete lahko znotraj svoje organizacije ter z zunanjimi partnerji, dobavitelji ali strankami.

Paketno podpisovanje: podpisujte pogodbe hkrati

S paketnim podpisovanjem lahko v enem samem postopku digitalno in zakonito podpišete nešteto dokumentov. To je velik prihranek časa.

Mapa z dokumenti: istočasno pošljite pogodbe

Več dokumentov digitalno spnite in jih skupaj pošljite v podpis. To vam in prejemniku prihrani veliko časa.

Blagovna znamka podjetja, žigi podjetja in slogi podpisov

Ne glede na to, ali ste velika ekipa ali en sam uporabnik. V sproof sign lahko shranite logotip svojega podjetja kot žig podjetja. Ustvarite lahko tudi različne sloge podpisa za različne namene.

eID Hub: pridobivanje podpisov po vsej Evropi

Kvalificirani podpis je pravno enakovreden lastnoročnemu podpisu po vsej Evropi.
sproof sign s svojim edinstvenim vmesnikom omogoča podpisovanje pogodb z različnimi ponudniki kvalificiranega podpisa. To je izjemna prednost pri naročanju in izdajanju pravno veljavnih podpisov.
Kliknite tukaj za pregled vseh integriranih ponudnikov storitev zaupanja →

Preverite podpise in prenesite poročila o preskusih

Veljavnost uporabljenih elektronskih podpisov lahko preverite neposredno v programu sproof sign z enim klikom miške. Prenesete lahko tudi poročilo o preizkusu za vsako izvedbo podpisa in preverite, kdo je podpisal s katerim potrdilom in kdaj.

Vodenje ekipe in pravila o zamenjavi

sproof sign omogoča preprosto upravljanje uporabnikov in pravic za uporabnike znotraj načrta. Poleg tega je mogoče centralno upravljati kvoto podpisov in izvajati različne pomembne nastavitve za celoten načrt.

Podpora in akademija

sproof sign je znan po hitri in prilagodljivi podpori. Akademija sproof sign je brezplačen portal za usposabljanje, ki vam in vašim zaposlenim omogoča hiter začetek dela.

Pregledna cena brez skritih stroškov

Naš cilj je biti najboljši ponudnik pri iskanju ustreznega ponudnika podpisov. Pri tem poudarjamo poštenost in preglednost. Dve vrednoti, ki zaznamujeta našo korporativno kulturo. Ti vrednoti določata tudi ceno naše rešitve v segmentu podjetij.