Τα πιο σημαντικά γεγονότα εν συντομία

• Μια πλατφόρμα υπογραφών είναι μια κεντρική, μη ελεγχόμενη λύση για την ηλεκτρονική υπογραφή, διαχείριση και έλεγχο των εγγράφων.
  
• Οι σύγχρονες πλατφόρμες υποστηρίζουν πολλαπλά επίπεδα υπογραφής eIDAS και επιτρέπουν αυτοματοποιημένες διαδικασίες υπογραφής και έγκρισης.
  
• Η προέλευση του παρόχου καθορίζει τον νομικό έλεγχο των δεδομένων σας: Οι ευρωπαϊκές πλατφόρμες υπόκεινται αποκλειστικά στον ΓΚΠΔ και αποφεύγουν τους κινδύνους από τους νόμους των ΗΠΑ, όπως ο νόμος CLOUD Act.

Τι είναι η πλατφόρμα υπογραφής;

Μια πλατφόρμα υπογραφών είναι ένα κεντρικό, αδιάβλητο λογισμικό που ελέγχει ολόκληρη τη διαδικασία που σχετίζεται με τις ηλεκτρονικές υπογραφές:

• Δημιουργία & μεταφόρτωση εγγράφων
• Καθορισμός ροών εργασίας υπογραφής
• Προσδιορισμός των ενδιαφερομένων μερών
• Παροχή υπογραφών
• Διαδρομές ελέγχου εγγράφων
• Αρχειοθέτηση σύμφωνα με τη νομοθεσία

Τι διακρίνει μια πλατφόρμα από ένα εργαλείο υπογραφής;

Οι ψηφιακές υπογραφές είναι πλέον στάνταρ. Αλλά πώς υπογράφεται καθορίζει τη νομική εγκυρότητα, την ασφάλεια και την αποτελεσματικότητα.

Ένα εργαλείο υπογραφής συνήθως ψηφιοποιεί μόνο τη χειρόγραφη υπογραφή. Μια πλατφόρμα υπογραφής, από την άλλη πλευρά, ελέγχει ολόκληρη τη διαδικασία υπογραφής και διασφαλίζει τη συμμόρφωση.

Κριτήριο	Εργαλείο υπογραφής	Επαγγελματική πλατφόρμα υπογραφών
Σκοπός	Γρήγορη ψηφιακή υπογραφή μεμονωμένων εγγράφων	Έλεγχος ολόκληρων διαδικασιών υπογραφής με ασφάλεια και αποτελεσματικότητα
Εύρος λειτουργιών	Βασική λειτουργία υπογραφής – συνήθως μόνο EES	Ροές εργασίας, επαλήθευση ταυτότητας, αρχειοθέτηση, διαδρομή ελέγχου, αυτοματοποίηση, όλα τα πρότυπα υπογραφής eIDAS (EES, FES, QES)
Πεδίο εφαρμογής του συστήματος	Αυτόνομη εφαρμογή ή μικρή πρόσθετη μονάδα	Κεντρική εταιρική πλατφόρμα με ενσωμάτωση στο CRM/ERP/HR
Παράδειγμα χρήσης	“Εισαγωγή υπογραφής” σε ένα έγγραφο	Αποστολή εγγράφων, καθορισμός ρόλων υπογραφής, παρακολούθηση της κατάστασης, νομικά συμβατή αρχειοθέτηση
Συμμόρφωση	Διαφορές ανάλογα με τον πάροχο- συνήθως μόνο απλό νομικό αποτέλεσμα	Νομική κυριαρχία της ΕΕ, συμμόρφωση με eIDAS & GDPR, έλεγχος GoBD
Κλιμάκωση	Κατάλληλο για περιστασιακές υπογραφές	Αξιόπιστο ακόμη και σε μεγάλες ποσότητες και πολύπλοκες διεργασίες
Ομάδα-στόχος	Ένας χρήστης, απλές απαιτήσεις	Εταιρείες, αρχές, ρυθμιζόμενες βιομηχανίες

Ο στρατηγικός πυρήνας: συμμόρφωση και συμμόρφωση με το eIDAS

Για τις ευρωπαϊκές εταιρείες, οι νομικές βάσεις eIDAS και GoBD (συγκρίσιμα πρότυπα στη Γερμανία και την Αυστρία) αποτελούν τα πιο σκληρά σημεία αναφοράς. Προκειμένου οι ψηφιακές υπογραφές να χρησιμοποιούνται με νομικά συμβατό τρόπο, οι πλατφόρμες υπογραφών πρέπει να πληρούν αξιόπιστα αυτές τις κανονιστικές απαιτήσεις:

1. Η τριάδα του eIDAS: EES, FES και QES

Ο κανονισμός eIDAS της ΕΕ ορίζει τρία επίπεδαυπογραφής . Μια πλατφόρμα υπογραφής πρέπει να είναι σε θέση να παρέχει καθένα από αυτά τα επίπεδα για την αντίστοιχη περίπτωση χρήσης.

*Τα παραδείγματα ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με τη χώρα και τις εσωτερικές κατευθυντήριες γραμμές και, ως εκ τούτου, θα πρέπει να χρησιμεύουν μόνο ως βοήθημα για την κατανόηση! Συμβουλευτείτε έναν νομικό σύμβουλο ή το τμήμα πωλήσεών μας για τη συγκεκριμένη περίπτωσή σας.

! Η QES είναι η μόνη μορφή υπογραφής που είναι νομικά ισοδύναμη με τη χειρόγραφη υπογραφή. Δεν προσφέρουν όλες οι πλατφόρμες QES – οι εταιρείες θα πρέπει να το ελέγξουν αυτό πριν κάνουν την επιλογή τους, προκειμένου να αποφύγουν διαταραχές των μέσων ενημέρωσης στη μετέπειτα διαδικασία.

2. ασφάλεια ελέγχου μέσω της διαδρομής ελέγχου

Ένα υπογεγραμμένο έγγραφο είναι νομικά έγκυρο μόνο εφόσον η όλη διαδικασία είναι πλήρως ανιχνεύσιμη. Μια πλατφόρμα υπογραφών συμβατή με το eIDAS, όπως η sproof sign, δημιουργεί αυτόματα μια διαδρομή ελέγχου – ένα απαραβίαστο αρχείο καταγραφής που τεκμηριώνει τον χρόνο, τα εμπλεκόμενα μέρη, την απόδειξη της ταυτότητας που χρησιμοποιήθηκε και το πρότυπο υπογραφής. Αυτό είναι το κλειδί για την ασφάλεια του ελέγχου και τη συμμόρφωση με το GoBD.

Γιατί έχει σημασία αν μια πλατφόρμα υπογραφής προέρχεται από την ΕΕ ή τις ΗΠΑ;

Οι διαδικασίες ψηφιακής υπογραφής δεν αφορούν μόνο την ευκολία – αφορούν την αξιοπιστία:

• Ποιος προστατεύει τα δεδομένα μου;
• Ποιοι νόμοι ισχύουν για τα αποθηκευμένα έγγραφα;
• Ποιος είναι εξουσιοδοτημένος να έχει πρόσβαση σε αυτό;
  

Ο ΓΚΠΔ ισχύει στην Ευρώπη: Τα προσωπικά δεδομένα μπορούν να διαβιβαστούν μόνο με νομική βάση.

Στις ΗΠΑ ισχύει επίσης ο νόμος CLOUD Act: οι αμερικανικές αρχές μπορούν να υποχρεώσουν τις εταιρείες να παραδώσουν δεδομένα,

• ανεξάρτητα από το πού αποθηκεύονται
• ακόμη και αν βρίσκονται στην ΕΕ

Αυτό οδηγεί σε σύγκρουση δικαιωμάτων:

ΕΕ / DSGVO	ΗΠΑ / CLOUD Act
Αυστηρή προστασία των προσωπικών δεδομένων	Πρόσβαση των αρχών υπό ορισμένες νομικές προϋποθέσεις
Στόχος: Προστασία της ιδιωτικής ζωής και κυριαρχία των δεδομένων	Στόχος: εθνική ασφάλεια και έρευνες
Πρόσβαση μόνο με σαφή νομική βάση και εντός καθορισμένων όρων πλαισίου	Οι πάροχοι υπηρεσιών που υπάγονται στη δικαιοδοσία των ΗΠΑ ενδέχεται να υποχρεούνται να παραδώσουν δεδομένα κατόπιν δικαστικής εντολής – ανεξάρτητα από το αν τα δεδομένα αποθηκεύονται στις ΗΠΑ ή στην ΕΕ.

Η πλατφόρμα sproof sign: έξυπνες ροές εργασίας που κάνουν την ομάδα σας πιο γρήγορη

Το μεγαλύτερο κέρδος αποδοτικότητας έγκειται στην αυτοματοποίηση πολύπλοκων διαδικασιών έγκρισης και υπογραφής. Μια σύγχρονη πλατφόρμα, όπως η sproof sign, επιτρέπει τον ορισμό ροών εργασίας υπογραφής (π.χ. διαδοχικές, παράλληλες, με βήματα υπό όρους) που προωθούν αυτόματα τα έγγραφα στους σωστούς ανθρώπους (με το σωστό επίπεδο υπογραφής).

Βασιστείτε σήμερα στην ευρωπαϊκή συμμόρφωση και τη μέγιστη αυτοματοποίηση. Αφήστε μας να σας δείξουμε σε μια επίδειξη χωρίς καμία δέσμευση πώς το sproof sign ως κεντρική πλατφόρμα επιταχύνει τις διαδικασίες σας και ελαχιστοποιεί τους νομικούς κινδύνους σας. Κάντε κράτηση για ένα demo τώρα και συζητήστε τη στρατηγική σας για την ηλεκτρονική υπογραφή →