Tülikad lepinguprotsessid kuuluvad minevikku – kuid kuidas on võimalik lepinguid lihtsalt ja turvaliselt internetis allkirjastada? Selles artiklis saate teada, kuidas allkirjastada lepinguid internetis ehk kuidas saada allkirju veebis. Mis on oluline, millised on kvaliteedikriteeriumid? Aga “spoiler” ette: Lihtne ja turvaline võivad toimida, kuid ei pea töötama koos.

Elektrooniline allkiri on tulnud selleks, et jääda

See on suhtumise küsimus. Dokumendi allkirjastamisel on teatav esteetiline komponent. Te pitserite otsuse millegi väga isikliku – teie enda käsitsi kirjutatud allkirjaga. Seda allkirja harjutatakse ja täiustatakse sageli aastate jooksul ning enamasti jääb see muutumatuks kogu äritegevuse jooksul. Sageli on dokumendi analoogne allkirjastamine seotud kohtumisega, seal on mitu lepingupoolt ja sageli on sellel midagi seltskondlikku. Kohtutakse, surutakse kätt, allkirjastatakse dokument ja seejärel säilitatakse see enam-vähem turvalises arhiivis. Enamasti on inimesed rahul ja lähevad jälle oma teed.

Mündi teine pool on ilmne. Sõltumata sellest, kas soovite kaardistada sisemisi või väliseid allkirjastamisprotsesse. See nõuab väga suuri ressursse, mida saab digitaalallkirja abil raisata.
Otsustamisprotsesside digitaliseerimine on jõudnud juba isegi väga “väljakujunenud” tööstusharudes ja ärivaldkondades. Erakondlikus kontekstis on lepingute elektrooniline allkirjastamine niikuinii juba mõnda aega levinud ja seda toetavad paljudes Euroopa riikides riiklikud e-identiteedi pakkujad.

Uuringu kohaselt pärineb allkirjalahenduste integreerimine ettevõtte konteksti väga sageli üksikutest häältest ettevõttes, kes on juba ammu tutvunud elektroonilise allkirja eelistega erasfääris. Paljud valitsuse veebipõhised teenused võimaldavad kodanikel allkirjastada lepinguid digitaalselt. Lõppkokkuvõttes tähendab see, et ka ettevõtjad soovivad nende veebipõhiste allkirjastuslahenduste eeliseid lepingute töötlemiseks oma ettevõtetes.

Kuidas toimib digitaalallkiri?

Internetis on üha rohkem uusi, sageli väikeseid ja tasuta tasuta allkirja tööriistu, mis on ringluses ja mille registreerimine ja kasutamine on sageli väga madala läve all. See toimib nagu suuremad tööriistad: Te olete salvestanud digitaalse dokumendi lokaalselt, laadite selle üles veebilehitseja tööriista ja allkirjastate selle. Mõne vahendi puhul saab dokumendi ka alla laadida, et seda hiljem edasi saata. Teisest küljest on olemas keerulised allkirjastusplatvormid, mis on sageli integreeritud terviklikku dokumendihaldussüsteemi või CRM- või ERP-süsteemi. See teeb võimalikuks ka palju keerukama kolmanda osapoole allkirja või kaugallkirja. See tähendab, et ma saan ka ise allkirjastatud dokumendi allkirjastamiseks vabastada, määratleda keerulisi allkirjastamisjärjekordi ja töövooge jne.

Eriti professionaalses keskkonnas muutuvad üha populaarsemaks lahendused, mis on spetsialiseerunud just PDF-dokumentide põhjalikule allkirjastamisele ning võimaldavad kõrgeimaid turvastandardeid ja eelkõige väga lihtsat kasutajajuhtimist. PDF-dokumentide digitaalset allkirjastamist veebibrauseri kaudu saab põhimõtteliselt jagada kolmeks oluliseks komponendiks.

Lepingute haldamine

Nagu mainitud, on siinkohal lõhe suur. Minimaalne kriteerium veebivahendile on võimalus dokumente üles laadida (enamikus rakendustes konverteeritakse failid automaatselt levinud PDF-vormingusse) ja pärast allkirjastamist uuesti alla laadida või võimalikult turvaliselt salvestada. Põhjalikud tööriistad võimaldavad ka kõigi oluliste dokumentide arukat haldamist ja ülevaadet ühes keskses kohas.

Dokumentide digitaalallkiri

Kõikide veebipõhiste allkirjastamisvahendite põhielement on digitaalallkirja rakendamine lepingudokumendile. Kehtiva digitaalallkirja rakendamine PDF-dokumendile on tehniline protsess, mida tuleb selgelt eristada lihtsalt käsitsi kirjutatud allkirja kujutise lisamisest ilma täiendavate tehniliste meetmeteta!

Kehtiv digitaalallkiri võimaldab eelkõige tuvastada dokumendi hilisemad muudatused. See ei ole nii lihtsa pildi sisestamise puhul.

Tehniliselt on digitaalallkirja puhul dokumendi sisu kindlalt seotud lisatud allkirjaga. Sellisel juhul on allkirja visuaalne välimus dokumendil eelkõige informatiivne ega ole (tehnilise) kehtivuse seisukohalt oluline. sproof sign toetab näiteks allkirja või käsitsi kirjutatud allkirja kujutise lisamist ekraanile, kuid loob ka täieliku digitaalallkirja taustal.

Digitaalallkirjade teine etapp on kvalifitseeritud digitaalallkirjad. Sellistel juhtudel kontrollib allakirjutajat usaldusteenuse pakkuja. Need on organisatsioonid, kes viivad läbi isiku või organisatsiooni ulatusliku isikusamasuse kontrolli ja seovad isikusamasuse digitaalallkirja andmise käigus allkirjaga. See tähendab, et kvalifitseeritud digitaalallkirjadel on eriline õiguslik staatus, mis on samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga.

Allkirjade haldamine ja töövood

Allkirjaplatvormide täielik potentsiaal ilmneb, kui tegemist on turvaliste ja nõuetele vastavate allkirja taotluste saatmisega teistele. Näiteks võimaldab sproof sign delegeerida erinevaid ülesandeid (nt dokumentide allkirjastamine, dokumentide vaatamine, dokumentide edastamine) erinevatele inimestele. Suhtlemine toimub ühelt poolt veebirakenduse sees ja teiselt poolt ka e-posti teel toimuva teabevahetuse kaudu. Seega ei saa midagi kaduma minna. Automatiseeritud delegeerimine lihtsustab ka allkirjastamisprotsesside haldamist ning tähtaegadest ja tähtaegadest kinnipidamist. Lisaks on võimalik määratleda esindajaid, määrata tööväliseid sõnumeid, määrata allkirjastamise järjestusi ja määratleda standard, mille järgi allkirjastatakse.

Esmalt kvaliteet. – Veebipõhiste allkirjastamisvahendite kvaliteedikriteeriumid

Digitaalallkirja eelised on väga mitmekesised. Siin on loetelu täiustatud e-allkirja vahendite peamistest kvaliteedifunktsioonidest:

Pilvede kättesaadavus ja turvalisus

Veebilepingud on kättesaadavad igal ajal ja igal pool, kui teil on juurdepääs internetile. 24/7 kättesaadavus on turvaliste pilvelahenduste suur eelis. Siiski tuleb väga hoolikalt jälgida, et tuginetakse turvalisele ja kindlale salvestuskeskkonnale, mis on kaitstud volitamata juurdepääsu, kadumise ja väärkasutuse eest. Pilverakenduste puhul on eriti oluline tagada, et vahend oleks 100% ulatuses Euroopa serverites.

Digitaalallkirjade siduvus

Lisaks tuleks tähelepanu pöörata sellele, kuidas saab või peab tõestama oma identiteeti. Lihtne elektrooniline allkiri (EES) ei paku mingit õiguskaitset ja seda ei tohiks kunagi kasutada allkirjade andmiseks ettevõtte kontekstis. Kõrgeima turvalisuse taseme saavutamiseks tuleks kasutada kvalifitseeritud elektroonilist allkirja (QES), mis on Euroopas eIDASi määruse kohaselt kõige suurem meede. Tegelikult on allkirja pakkuja valik eriti oluline ja teatud põhiteadmised kolme erineva allkirjastamisstandardi kohta on vajalikud, et oma ettevõttes kasutamisjuhtumeid parimal võimalikul viisil kaardistada.

Kontrollida lisatud elektroonilisi allkirju

Veel üks suurepärane asi on see, et e-allkirjad on alati ja igal ajal kontrollitavad. Teave allkirjastamise iga sammu kohta – algusest lõpuni -, sealhulgas lisatud allkirjad ja allakirjutanute unikaalne identiteet on pdf-dokumendis igaveseks ajaks lahutamatult olemas. Põhjalikud e-allkirja lahendused (näiteks sproof sign) võimaldavad kontrollimist otse platvormil.

Koostöö

Allkirjastamine on meeskonna asi. Allkirjastage ettevõttesiseselt või hankige kinnitused välistelt sidusrühmadelt. Oluline on võimalus hallata oma meeskonda väga lihtsalt administraatorikonto abil. Uute kasutajate lisamine peaks olema väga lihtne ja kättesaadavate allkirjaüksuste hulka peab olema väga lihtne suurendada.

Vastavus

Ettevõtted on kohustatud järgima kehtivaid seadusi ja määrusi, eelkõige seoses dokumentide ja andmete turvalise ja õiguspärase säilitamisega Euroopa territooriumil. Mõned vahendid (nt sproof sign) tuginevad väga kõrgele PDF/A dokumendistandardile.

Tulemus

On aeg alla kirjutada. Veebipõhised e-allkirja teenused on huvitav ja kasulik viis äritegevuse lihtsustamiseks ning aja ja vaeva kokkuhoiuks. Ärikontekstis on oluline, et see vastaks kõigile asjakohastele nõuetele vastaval kasutusjuhul.