Aeg on käes! On aeg kohandada äriprotsesse, et need töötaksid tõhusamalt ja turvalisemalt. Ärimaailmas aitavad seda saavutada üha paranevad digitaalsed tööprotsessid. Üha rohkem on platvorme ja lahendusi, mis pakuvad abinõu absoluutselt standardsete protsesside jaoks kuni niššide erirakendusteni välja. Üks neist standardprotsessidest, mida saab tänu digitaalsetele lahendustele oluliselt parandada, on allkirjade kogumine.

Selles artiklis selgitame, mis on digitaalne “allkirja töövoog” ja kuidas teid, teie ettevõtet või võrgustikku saab aidata, kui toetute selle kasutusviisi puhul sisulisele digiteerimisele.

Analoog versus digitaalne: Kuidas koguda allkirju?

Loomulikult on olemas ka “vana kooli” variant: allkirjastamine pliiatsiga paberil. Eraldi vaadatuna ei maksa ka see palju – eriti kui olete ise allakirjutajaks – ja tundub mõnikord “šikkam” või isegi ametlikum. Eriti kombineerituna füüsilise kohtumisega. Käsitsi kirjutatud allkiri on niikuinii õiguslikult kehtiv.

Teine pilk paljastab “rottide saba”: väga keeruline, töömahukas ja ressursimahukas protsess (trükkimine, skaneerimine, tembeldamine, saatmine, tagasisaatmise ootamine jne). See tähendab ka järgmist: meediakatkestused, mis lahjendavad tõenduslikku väärtust, aeganõudev arhiveerimine ja lõpuks on allkirjastamisvalmis ja tagastatava lepingu saamine või ootamine väga aeganõudev.

Nüüdseks tuntud alternatiiv: digitaal- või elektrooniline allkiri
Tehniliselt on tegemist krüptograafilise meetodiga, mis põhineb asümmeetrilistel krüpteerimisalgoritmidel. See võimaldab kontrollida dokumendi autentsust ja allakirjutaja isikut.

Tehniliselt keerukas ja väga turvaline taustal on esiplaanil hõlpsasti kasutatav kasutajaliides. Lõpuks on õiguslikult kehtiv digitaalne allkirjastamine sama lihtne kui veebiülekande tegemine.

Põhimõtteliselt on erinevaid viise, kuidas digitaalselt allkirjastada: lihtne, edasijõudnud ja kvalifitseeritud. Hoolimata digitaalallkirjade pealiskaudselt identsest välimusest lõppdokumendil, on iga digitaalallkirjatüübi staatus ja siduvus erinev.”

Dr. Fabian Knirsch (tegevjuht ja kaasasutaja, sproof GmbH)

Lihtsa elektroonilise allkirja või pealkirja puhul ei ole võimalik tuvastada manipuleerimist.

Lühidalt öeldes saab õiguspäraseks liigitada ainult sellist allkirja, mida on võimalik kontrollida avalikult heakskiidetud kontrolliteenuse abil. Sellised platvormid nagu sproof sign on spetsialiseerunud nii kõrgeima standardi kohaste allkirjade loomisele kui ka mis tahes dokumendi integreeritud kontrollimisele.

Piirideta, lihtne, digitaalne. Allkirjade saamine e-allkirjaplatvormi abil (ettevõtte kontekstis).

Allkirjaplatvormid võimaldavad enam või vähem kaardistada digitaalallkirjastamise protsesse, mida nimetatakse ka allkirja töövoogudeks. See on eriti oluline allkirjade saamisel. sproof sign on 100% spetsialiseerunud allkirjade väljastamisele ja saamisele ning veenab nimetatud töövoogudega.

Kuid mis on töövoog dokumentide allkirjastamise kontekstis?

Üldiselt peetakse töövoogu konkreetse eesmärgi või tulemuse saavutamiseks vajalike tööetappide struktureeritud järjestuseks. Üksikud tööetapid, nende järjekord, vastutus ja sõltuvused määratakse kindlaks, et tööd tõhusalt ja tulemuslikult teha.

Sama kehtib ka allkirjade kogumise kohta. Hea e-allkirja tööriist võimaldab kaardistada kõik mõeldavad heakskiitmisprotsessid, et säästa aega ja personaliressursse. Kogu see toimub garanteeritud vastavusega ettevõtete kõrgeimatele turva- ja nõuetele vastavuse standarditele.

Töökorralduse võimsus: Välise digitaalallkirja saamine vaid 5 sammuga

Ärikontaktide lisamine

Loomulikult! Kui ma tahan dokumendi allkirjastamiseks välja anda, on esimene samm teada kontaktandmeid. Enamasti menetletakse allkirjastamise taotlusi e-posti aadressi kaudu, sest e-posti aadress on juba hea alus teise isiku autentimiseks. Täiustatud elektrooniliste allkirjade (FES) puhul on isikusamasuse tõendamine otseselt seotud isikliku e-posti aadressiga. Selle kohaselt annab teine isik digitaalallkirja välja sama e-posti aadressiga, mida kasutati allkirja taotlemisel.

Üks e-allkirjaplatvormi eelis on lihtne kontaktandmete haldamine kohe allkirja taotluse alguses. Reeglina pakutakse sageli kasutatavaid kontakte automaatselt välja kogumisprotsesside ajal ja kõik kontaktandmed sisestatakse automaatselt lihtsustatud kontaktide haldamise süsteemi, kus neid saab vaadata ja muuta.

Allkirjastandardi määratlemine

Nagu juba üksikasjalikult kirjeldatud, on allkirja standard oluline taotletava allkirja soovitud tõendusväärtuse seisukohast. Oluline on teada, et allkirjastamisstandardi võib määrata allkirjastava vaste jaoks, kuid seda ei pea tegema. Kui leping on näiteks suure formaalse tähtsusega, võib nõuda kvalifitseeritud elektroonilist allkirja või tehniliselt välistada muud liiki allkirju. Kui teisel isikul ei ole võimalust kvalifitseeritud allkirja anda, juhatab e-allkirja tööriist teid automaatselt identifitseerimisprotsessi läbi

Määrake järjestused ja rollid

On mitmeid kasutusjuhtumeid, kus soovite vältida, et mitu kontakti saaks dokumendi allkirjastamiseks korraga. Üks kasutusjuhtum võib olla, et juhtkond peaks allkirjastama pärast kahe teise osakonna esindajaid ja lõpuks saab sekretariaat dokumendi vaatamiseks või lõplikuks allalaadimiseks.

Määrake allkirja positsioon

Üks iga allkirjaplatvormi olulisemaid funktsioone on “Allkirjade kohaomanike määramine”. Saate täpselt määrata, millisel poolel, kes kus peab allkirjastama. Sproof sign’i abil saab reguleerida ka allkirjakaardi suurust.

Määrake allkirjastamise tähtaeg ja saatke meeldetuletusi

Tööprotsessi viimases etapis võimaldab enamik terviklikke allkirja lahendusi määrata tähtaja, kirjutada sõbraliku (konkreetsele isikule suunatud) kutseteksti ja, mis kõige tähtsam, tuletada saajale automaatselt meelde seda tähtaega. Seega suureneb oluliselt vastuallkirjastatud dokumendi õigeaegse kättesaamise edukuse määr. Rääkimata sellest, et selline töövoog vähendab niikuinii märkimisväärselt “otsustuseni kuluvat aega”.

(Valikuline:) Kontrollida saadud allkirju otse sproof sign’is.

Nagu mainitud, on oluline luua arusaam, et kvalifitseeritud ja täiustatud elektrooniline allkiri tagab kõrgeima turvalisuse taseme, sest selle kehtivust saab väga lihtsalt kontrollida. Otseselt integreeritud kontrollimehhanism – nagu see on olemas sproof signis – võimaldab olulistes heakskiitmisprotsessides täielikku jälgitavust ja turvalisust.

Digitaalne allkiri kutsutava seisukohalt

Kutsuja jaoks on oluline, et kõik allkirjad tagastataks õigeaegselt. Allkirjaplatvormile sisenemise madal künnis on ülioluline. sproof sign on seda protsessi lihtsustanud:

• Nagu kirjeldatud, saadab kutsuja dokumendi allkirjastamiseks e-kirjaga.
  
• Kutsutud isik saab e-kirja, klõpsab lingile ja saab dokumendi otse allkirjastada ilma registreerimata (!).
  
• Kui on vaja kvalifitseeritud allkirja ja kutsutaval ei ole veel olemasolevat QES-tunnistust (kvalifitseeritud allkirja andmise võimet), läbib kutsutav otse registreerimisjärgse tuvastamisprotsessi.
  
• Kutsutava jaoks ei ole kunagi (!) kulusid.
  
• Kui olete juba sproof sign kasutaja, saate muidugi dokumendi salvestada või soovi korral edastada selle teisele allkirjastamiseks, panna selle virna, delegeerida allkirjastamistaotlusi jne.

Tahate alustada? Registreeru nüüd tasuta ja saada oma esimene allkiri

Seda leiad ainult sproof sign. Oleme püüdnud anda oma kasutajatele võimalikult lihtsa alguse digitaalallkirjade maailmas. Tasuta erakontoga saate kohe alustada platvormi kasutamist ja teha ise oma esimesed digitaalallkirjad või saada neid takistusteta kogu Euroopas.