Sellises rangelt reguleeritud keskkonnas nagu maksed, on seadustele vastavad ja tõhusad protsessid üliolulised. Austria makseteenuse pakkuja hobex AG näitab, kuidas digiteerimist ja nõuetele vastavust saab edukalt ühendada – digitaalallkirja lahenduse sproof sign abil. Integreerides täiustatud elektroonilise allkirja sujuvalt olemasolevasse lepinguhaldussüsteemi, suutis hobex mitte ainult tõsta protsessi kvaliteeti, vaid ka säästa väärtuslikke ressursse. Vestlusest hobexi andmekaitseeksperdi dr Martina Gsölsiga selgub, kui olulised on Euroopa andmekaitsestandardid, tehniline paindlikkus ja kasutajasõbralikkus, kui valitakse ettevõttes digitaalallkirjade jaoks integreeritud lahendus.

Organisatsiooni nimi:
hobex AG

Ettevõtte profiil:
hobex AG on Austria sularahata maksesüsteemide täisteenuse pakkuja, mille peakontor asub Salzburgis ja teised asukohad Saksamaal, Sloveenias ja Itaalias. Ettevõte pakub krediit- ja deebetkaartide vastuvõtmiseks ning e-kaubanduse maksete jaoks kohandatud lahendusi. hobex asutati 1991. aastal ja on sellest ajast alates tegutsenud turul, keskendudes uuendustele ja klienditeenindusele.

Miks sproof sign:
“Me peame suutma igal ajal tõestada, et meie protsessid toimivad õiguslikult laitmatult ja vastavad kehtivatele nõuetele. Digitaalsed, jälgitavad ja auditeeritavad protsessid on seetõttu olulised, eriti lepingute sõlmimisel. Selline lahendus nagu sproof sign aitab meil neid kõrgeid standardeid täita.

Mida tähistab hobex kui ettevõte?

hobex on juhtiv makseteenuste pakkuja DACH piirkonnas, olles lisaks esindatud Sloveenias ja Itaalias. Meie põhitegevus on toetada erinevate tööstusharude – eelkõige jaekaubanduse, gastronoomia ja turismi – ettevõtteid sularahata maksete turvalisel ja tõhusal töötlemisel.

Me võimaldame kaardimakseid nii müügikohas kui ka e-kaubanduses ning teenindame umbes 44 000 klienti. Peame suurt rõhku suurepärasele klienditeenindusele, suurele paindlikkusele ja individuaalsele toetusele. Selle nõudluse rahuldamiseks on meie digitaalse infrastruktuuri keskseks komponendiks kaasaegsed ja võimsad vahendid, nagu sproof sign digitaalallkirjade jaoks.

Millist rolli mängivad teie igapäevases tegevuses ja digitaalallkirja andmise protsessis andmekaitse, vastavus ja reguleerimine?

Makseteenuse pakkujana allub hobex Austria finantsturuameti (FMA) järelevalvele. See tähendab, et meie suhtes kehtivad sarnased regulatiivsed nõuded nagu traditsiooniliste pankade suhtes – see kehtib eelkõige andmekaitse nõuete, IT-turvalisuse ja põhjalike vastavusprotsesside järgimise kohta.

Me peame suutma igal ajal tõestada, et meie protsessid toimivad õiguslikult laitmatult ja vastavad kehtivatele nõuetele. Digitaalsed, jälgitavad ja auditeeritavad protsessid on seetõttu olulised, eriti lepingute sõlmimisel. Selline lahendus nagu sproof sign aitab meil neid kõrgeid standardeid täita.

Millistel konkreetsetel kasutusjuhtudel te praegu digitaalallkirja kasutate?

Oleme täielikult integreerinud sproof sign’i meie digitaalsesse lepingute haldamisse. Niipea, kui leping on lõplikult vormistatud, saab vastutav lepinguomanik alustada allkirjastamise protsessi otse. Osalejad kutsutakse automaatselt, hetkeseis on alati nähtav – ja pärast allkirjastamist voolab dokument automaatselt tagasi süsteemi. Kõik see toimib API-liidese kaudu, mis on sujuvalt integreeritud meie olemasolevasse IT-maastikku. See muudab protsessi järjepidevaks, tõhusaks ja läbipaistvaks.

Kuidas kulges tõestusmärkide kasutuselevõtt teie olemasolevasse IT-süsteemi maastikku?

Tehniline integratsioon oli sujuv ja see viidi ellu lühikese aja jooksul. Tahaksin eriti rõhutada käegakatsutavat lisaväärtust: Allkirjastamise protsess on tänu sproof signile muutunud palju lihtsamaks, kiiremaks ja turvalisemaks. Meie jaoks oli ülioluline, et me ei mõtleks digiteerimisest isoleeritult, vaid integreeriksime selle olemasolevatesse töövoogudesse – just seda võimaldab sproof oma API-põhise lahendusega.

Meie jaoks pakub täiustatud elektrooniline allkiri ideaalset kombinatsiooni turvalisusest, kasutajasõbralikkusest ja õiguslikust tõhususest. Seda on lihtne sisse seada, lihtne kasutada ja see on väga hästi vastu võetud ka välispartnerite poolt.

Dr. Martina Gsöls

Kuidas võeti elektrooniline allkiri ettevõttesiseselt kasutusele ja võeti vastu? Kas võeti mingeid koolitusmeetmeid?

sproof sign võeti kasutusele otse osana meie uue lepinguhaldussüsteemi kasutuselevõtust. Selle tulemusena oli see osa suuremast muutuste protsessist, mille käigus toimus sihipärane koolitus. Aktsepteerimine oli algusest peale suur, eriti nende kolleegide seas, kes töötavad regulaarselt lepingutega. Nad hindavad kasutamise lihtsust, protsessi läbipaistvust ja märgatavat ajasäästu. Digitaalallkirjalahendust kasutatakse aktiivselt ja seda hinnatakse väga positiivselt.

Miks valisite teadlikult Euroopa elektroonilise allkirja tarkvara pakkuja?

Enamik meie klientidest ja partnerettevõtetest asub Euroopas, keskendudes Austriale, Saksamaale ja Itaaliale. Seetõttu peame väga oluliseks, et andmekaitse ja IT-infrastruktuuri valdkonnas tugineksime Euroopa teenusepakkujatele.

Me eelistame pilvelahendusi, mille hosting toimub ELis ja mis vastavad selgelt GDPRi nõuetele. sproof vastab nendele nõuetele 100% ja ettevõte ise asub Austrias – see sobib suurepäraselt meie enda kuvandiga kui piirkondlikult ankurdatud, kuid rahvusvaheliselt aktiivse ettevõttega.

Kui on olemas Euroopa lahendus, mis on tehniliselt veenev ja samal ajal jagab meie väärtusi andmekaitse osas, on see meie jaoks esimene valik.

Miks te kasutate hobexi täiustatud elektroonilist allkirja?

Meie jaoks pakub täiustatud elektrooniline allkiri ideaalset kombinatsiooni turvalisusest, kasutajasõbralikkusest ja õiguslikust tõhususest. Seda on lihtne sisse seada, lihtne kasutada ja see on väga hästi vastu võetud ka välispartnerite poolt.

B2B-keskkonna lepingute puhul vastab see kõigile nõuetele – nii õigusliku kehtivuse kui ka vastavuse osas. See on otsustav tegur, eriti sellise reguleeritud makseteenuse pakkuja jaoks nagu meie.

Miks valisite sproof signi elektroonilise allkirja API-integratsiooni?

Meie jaoks on esiplaanil meie äriprotsesside läbiv digitaliseerimine. See tähendab: ei mingeid meediakatkestusi, ei mingeid süsteemimuudatusi, ei mingeid dokumentide käsitsi edasi-tagasi kopeerimisi.

Tänu API-integratsioonile töötab kogu allkirjastamise protsess otse meie lepingute haldamisel. Alustan allkirjastamist, avaneb sproof-aken, allkirjastan – ja niipea, kui protsess on lõppenud, mängitakse dokument automaatselt tagasi. Nii tagame, et meie protsessid ei ole mitte ainult digitaalsed, vaid ka tõhusad ja kasutajasõbralikud.

Kuidas toimis koostöö allkirjastamistarkvara tehnilise integreerimise osas?

Rakendamine toimus tihedas koostöös meie lepinguhalduri ja sproofi meeskonna vahel. Koostöö oli kogu aeg professionaalne ja lahendustele orienteeritud. Isegi individuaalsete nõuete või toetustaotluste puhul oli sproof alati kiiresti kättesaadav ja väga abivalmis.

Meie seisukohast oli see igati edukas projekt – nii tehniliselt kui ka organisatsiooniliselt.