SEPA-mandaattien digitaalinen allekirjoittaminen

Tärkeimmät tosiasiat lyhyesti

• Oikeusvarmuus: Digitaaliset SEPA-mandaatit ovat täysin oikeudellisesti päteviä eIDAS-asetuksen mukaisesti (FES tai QES).
  
• Ei enää kirjoittamista: digitaalinen tiedonsiirto lukukelvottomien skannausten manuaalisen syöttämisen sijaan.
  
• Nopeus: keräys ja allekirjoittaminen vie alle 2 minuuttia sproof Fastlaneella.
  
• Hybridivoima: sproof Fastlane kuroo umpeen kuilun paperin ja digitaalisen välille – yksinkertaisesti skannaamalla fyysisten asiakirjojen QR-koodin.
  
• Parhaat käytännöt: Lue , miten energia- ja infrastruktuuripalvelujen tarjoaja Salzburg AG on optimoinut asiakaspalvelunsa digitaalisen muutoksen avulla.

Miksi perinteiset SEPA-prosessit hidastavat liiketoimintaasi

Suoraveloituslupien kerääminen manuaalisesti on valtava ajanhukka ja jäänne analogisesta maailmasta. Perinteinen prosessi – tulostaminen, lähettäminen postitse, allekirjoittaminen käsin, skannaaminen ja palauttaminen sähköpostitse – on työläs asiakkaillesi ja aiheuttaa myös valtavia yleiskustannuksia hallinnollesi:

• Tiedonsiirron virhelähde: IBAN-tilinumero, nimi ja valtakirjan viite on siirrettävä manuaalisesti (usein lukukelvottomista) skannauksista toiminnanohjaus- tai kirjanpitojärjestelmään. Tämä on virhealtista ja kallista.
  
  
• Korkea peruutusaste: Jokainen mediakatkos – kuten tulostimeen tai postilaatikkoon meneminen – on este, joka saa asiakkaat keskeyttämään prosessin.
  
  
• Byrokraattinen ruuhkautuminen: lukukelvoton käsiala johtaa aikaa vieviin korjaussilmukoihin ja viivästyttää maksuprosessia, mikä rasittaa suoraan maksuvalmiuttasi ja sitoo arvokkaita hallinnollisia resursseja, jotka voitaisiin käyttää tuottavampiin tehtäviin.

Digitaaliset SEPA-mandaatit nykyaikaisia maksuprosesseja varten

Siirtyminen osittain tai kokonaan digitaaliseen prosessiin tarjoaa paljon enemmän etuja kuin pelkkä paperin poistaminen. Myönteiset vaikutukset ulottuvat koko arvoketjuun.

Myönteiset vaikutukset optimoivat koko hallintosi:

• Huomattavasti lyhyemmät käsittelyajat: Toimeksiannot saadaan valmiiksi muutamassa minuutissa päivien sijaan.

• Virheiden vähentäminen tarkistetun tietojen syöttämisen avulla: Kun asiakkaat syöttävät tietonsa digitaalisesti ennalta määritettyihin lomakekenttiin, kirjoitusvirheitä ei synny. Validoinnin avulla varmistetaan, että järjestelmään tulevat vain täydelliset ja oikein muotoillut toimeksiannot.

• Korkeampi loppuunsaattamisaste (muuntokurssi): Mitä yksinkertaisempi allekirjoitusprosessi on, sitä pienempi on peruutusaste.

• Merkittävä kustannussäästö: säästät postitus-, tulostus- ja arkistointikustannuksissa sekä arvokkaassa työajassa, joka kuluu manuaaliseen tietojen syöttämiseen.

• Keskitetty ja tilintarkastuksen kestävä hallinta: Kaikki toimeksiannot arkistoidaan digitaalisesti, ne ovat välittömästi löydettävissä ja ne dokumentoidaan lainmukaisesti saumattoman kirjausketjun ansiosta.

• Nykyaikainen asiakaskokemus: Tarjoat asiakkaillesi nykyaikaista, käyttäjäystävällistä palvelua ilman mediajatkuvuutta.

Erityisen joustava: tätä digitaalista prosessia voidaan käyttää myös hybridimuodossa.

Miten SEPA-suoraveloitusvaltuutus myönnetään digitaalisesti?

Jos käytät digitaalisen allekirjoituksen ratkaisua, kuten sproofia, voit automatisoida koko valtuutuksen antamisen mallin avulla ja tarjota asiakkaillesi hybridiratkaisun.

Kun luot SEPA-suoraveloitusvaltuutuksen, asiakirjassa on oltava tietyt pakolliset tiedot. Näitä ovat:

• Velallisen nimi ( tilinomistaja:in)
• Osoite osoite Velallinen
• Vel allisen IBAN-tilinumero
• Maksunsaajan ( velkojan) nimi
• Luotonantajan tunnistenumero ( Creditor ID)
• Toimeksiannon viite ( toimeksiannon yksilöivä tunniste)
• Valtuutuksen tyyppi ( kertaluonteinen suoraveloitus tai toistuva suoraveloitus).
• Viittaus korvausoikeuteen ( esim. “Voin 8 viikon kuluessa…”).
• Toimeksiannon päivämäärä
• Allekirjoitus sen, joka velallinen

Ilman näitä tietoja pankit eivät välttämättä käsittele valtuutusta.

sproof Fastlane mahdollistaa näiden prosessien saumattoman integroinnin yrityskuvaan. Allekirjoituksen jälkeen tiedot siirretään suoraan digitaalisesti, jolloin manuaalinen kirjoittaminen on täysin tarpeetonta.

Periaate on yksinkertainen:

1. Valmistaudu: Valmistelet sopimuksen tai lomakkeen sproof sign -ohjelmassa ja sijoitat QR-koodin asiakirjaan.
   
2. Lähetys: Asiakirja lähetetään asiakkaillesi tavanomaista postipalvelua käyttäen.
   
3. Allekirjoita digitaalisesti: Asiakas skannaa QR-koodin älypuhelimellaan. Allekirjoitusprosessi käynnistyy välittömästi – ilman rekisteröitymistä tai kirjautumista.
   
4. Viimeistele: Vain muutamalla napsautuksella sopimus on laillisesti allekirjoitettu ja palautettu turvallisesti yrityksellesi.

Oikeusperusta: Onko se pätevä?

Kyllä, digitaaliseen SEPA-suoraveloitusvaltuutukseen sovelletaan EU:n eIDAS-asetusta. Vaikka tekstimuoto riittää moniin toimeksiantoihin, pankit vaativat usein kirjallista muotoa riskien minimoimiseksi. Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES) vastaa 100-prosenttisesti käsinkirjoitettua allekirjoitusta, ja sen todistusarvo tuomioistuimessa on paras mahdollinen. Käytännössä kehittynyt sähköinen allekirjoitus (Advanced Electronic Signature, AES) on vakiinnuttanut asemansa tehokkaana välikappaleena tavanomaisissa maksutapahtumissa. Oikeusvarmuus ja nopeus eivät sulje toisiaan pois.

Paras käytäntö: Salzburg AG

Salzburg AG: Digitale Souveränität und mehr als 250.000 Blatt Papier weniger durch den Wechsel zu sproof

Aiheeseen liittyvät usein kysytyt kysymykset

1. Mikä on SEPA-suoraveloitusvaltuutus?
   SEPA-suoraveloitusvaltuutus on asiakkaan yritykselle antama oikeudellinen valtuutus periä erääntyneitä määriä suoraan asiakkaan pankkitililtä. Se toimii myös ohjeena pankille suorittaa maksu.
   
2. Onko sähköinen SEPA-mandaatti oikeudellisesti pätevä?
   Kyllä, sähköinen SEPA-mandaatti on oikeudellisesti täysin tehokas, kunhan se on eIDAS-standardien mukainen. Digitaalisten allekirjoitusten (FES tai QES) ja väärentämisen estävän varmennusprotokollan ansiosta allekirjoittajan henkilöllisyys on vielä helpompi todistaa kuin paperilla. Pankit hyväksyvät nämä e-mandaatit yleisesti, koska ne täyttävät Euroopan maksuneuvoston vaatimukset.
   
3. Hyväksyvätkö pankit digitaalisia toimeksiantoja?
   Kyllä, edellyttäen, että allekirjoitusstandardi (FES tai QES) todistaa allekirjoittajan aitouden kiistatta.
   
4. Onko asiakkaan luotava sproof-tili allekirjoitusta varten?
   Ei. Asiakkaasi voivat allekirjoittaa valtuutuksen suoraan saamansa linkin kautta tai skannaamalla QR-koodin. Rekisteröitymistä tai tilin luomista sproofiin ei vaadita, mikä pitää peruutusasteen erittäin alhaisena.
   
5. Mitä asiakirjalle tapahtuu sen allekirjoittamisen jälkeen?
   Heti kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet, sekä sinä että asiakkaasi saatte automaattisesti allekirjoitetun asiakirjan PDF-tiedostona sähköpostitse. Tiedot voidaan myös siirtää suoraan johtavaan järjestelmääsi (esim. ERP- tai kirjanpitojärjestelmään) rajapinnan kautta.
   
6. Onko digitaalinen valtuutus arkistoitu tarkastussuojatusti?
   Kyllä, jokainen sproofin kautta allekirjoitettu asiakirja sisältää väärentämisen estävän kirjausketjun. Yhdessä digitaalisen varmenteen kanssa tämä täyttää kaikki tarkastussuojatun arkistoinnin vaatimukset ja tarjoaa saumattoman todisteluketjun.
   
7. Voivatko myös yritysasiakkaat (B2B) allekirjoittaa?
   Kyllä, ehdottomasti. sproof Fastlane sopii erinomaisesti B2B-prosesseihin. Jopa yritysten valtuutetut edustajat tai valtuutetut allekirjoittajat voivat allekirjoittaa SEPA-liiketoimintamandaatteja digitaalisesti oikeudellisesti turvallisella tavalla – haluttaessa myös hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella (QES), joka vastaa oikeudellisesti käsinkirjoitettua allekirjoitusta.

Muita käyttötapauksia: Sijoita Fastlane sinne, missä käyttötapauksesi sitä edellyttävät →